浅谈事业单位档案信息化管理的相关问题思考

赵思雅

摘 要：当前，越来越多的领域开始转变了自身的工作思想以及工作模式，将信息化技术与原本的工作体系进行有效整合，进一步提高了整体的工作效率。对于事业单位来说，档案真实的记录着单位的各项业务，是核心性工作之一，对于单位的发展起到了至关重要的影响。同时，事业单位的档案管理工作相对较为复杂，并且任务量极大，在这一环节引入信息化管理模式，不仅能够缓解工作人员的工作压力，同时也能够对档案信息形成有效的保护，推动事业单位健康发展。

关键词：事业单位;档案管理;信息化管理

当前，信息技术已然发展成为大众生活工作中无法脱离的一部分，为了能够更好的适应现代社会的发展需求以及工作需求，将信息化管理模式与事业单位档案管理工作进行整合，已逐渐成为事业单位发展的必然趋势。在信息技术的辅助下，档案管理工作能够更加的详细，更加的稳定，档案信息也能够达到有效的共享，得到全面的保护，进一步提升事业单位整体的工作效能。

一、事业单位档案管理中存在的问题

综合来说，当前大部分事业单位中，档案管理工作都没有达到良好的状态，其中还存在较多的问题。

第一，制度不完善、设施不齐全。很多事业单位并没有构建完整的档案管理制度，也没有设定档案管理工作的准则以及规范，导致档案管理的立卷工作、收集工作、录入工作以及整理工作中存在极多缺陷，直接影响了档案管理的有效性;另外，一些单位的设备和设施不符合保管要求，没有空调、温湿度计、防盗设备，利用木质档案柜，这样的环境不利于提升档案的安全性和存放环境条件，甚至出现档案损毁的问题。

第二，整理不规范，利用难度大。部分单位档案管理人员身兼数职或者变动频繁，档案专业知識欠缺，导致档案收集不及时、不系统。在档案整理方面针对10年、30年和永久的保管期限档案，缺乏针对性管理方法。在保存档案时，还会习惯性的应用纸质档案，纸质档案在客观环境中经常会遇到较多的安全隐患。例如潮湿、虫蛀以及火灾，档案的安全性得不到保障。并且，在存放档案时也没有按照相关的存放标准来执行，档案存放的不合理给档案的利用和查询带来了较大的困难。

第三，档案信息化程度不高。虽然有一部分事业单位能够引入信息化管理理念，也能够应用信息技术管理档案，但由于工作人员意识不足且能力不高，在编入和查阅电子档案时并没有真正发挥出该种管理模式的价值。

二、事业单位档案信息化管理的措施

（一）加强领导，合理规划

单位推进档案管理信息化任务的过程中，必须加强领导，真正的把档案管理与信息化技术整合到一起，落实信息化管理工作。一方面，领导可以主动的对档案管理信息化任务进行宣传、推广，无论是在单位决策还是在单位发展中，都可以应用信息化的档案管理方式，将其看作是内部的一项重要内容[1]。同时加大投入，增强档案管理，培养专业人才，无论是软件还是硬件，都需要做到完善状态。另一方面，定期开展档案管理信息化的调查研究活动，对相关工作的总体规划、细致目标以及阶段性任务，明确档案管理的各个流程及内容，顺利推进相关工作的开展。

（二）完善制度，规范监管

制度是保证工作顺利开展、稳定开展的重要因素。单位在发展期间，必须要达到管理完善的状态，规序性的拟定监管方式，以此为档案管理信息化工作提供稳定的保障。

首先，结合自身的实际发展情况，以及档案法中的相关管理条例，对档案信息化管理的制度进行基本构建，形成稳定结构。然后，可以结合具体的工作内容，对信息化档案管理的考核方式以及管理方式进行灵活设计，严格落实“严格治党”的工作原则，保证档案管理工作的安全以及健康推进。

其次，提高监督力度以及制约力度，利用行之有效的管理方案，对档案信息化管理工作形成全面的约束。单位应该主动对档案中所存在的隐患以及问题进行排查分析，加强工作的安全性，打造全面完整的信息化管理体系。

再者，加强档案管理学习任务，并设定相关的学习制度。结合档案法以及相关法律条例，组织工作人员进一步学习与档案管理信息化相关的内容，深化自身的认识以及意识。

最后，加强评估体系的完善性以及完整性，定期组织内部人员开展档案管理工作考核任务。针对于考核不达标的工作人员，事业单位可对其实施一定的处罚，借此增强工作人员的工作认识，保障工作质量[2]。

（三）转变观念，优育人才

虽然，在档案管理信息化工作中，信息技术以及信息设备起到了至关重要的作用，但专业人才也是该项工作中不可或缺的一部分。所以在档案管理信息化工作中，也应注重转变自身的工作观念，加强人才的培育。

其一，领导应主动的了解信息化管理理念，认识到该模式的重要性，能够在单位树立管理的认识，营造工作氛围，为档案管理信息化奠定一定的基本保障。

其二，加强人才的培养以及人才的引进。比如可以通过招考或抽调专业人才，也可以组织人员参加专业的培训活动。除此之外，单位还可以安排相关工作的人员到档案局进行短期的跟班学习，增强档案人员的综合水平。

三、结论

综上所述，对于单位来说，档案管理是一项系统性较强的工作，其中会涉及到较多的信息，也会涉及到很多环节，档案管理工作是否能够顺利推进，是会决定单位能否持续发展的重要条件。档案管理者可以积极引入信息化管理模式，加强领导，合理规划，对信息化管理的制度、观念及设备进行进一步的完善、转变以及优化，打造全面的信息化档案管理环境，真正发挥出档案管理工作的价值。

参考文献

[1]吴灼之.事业单位档案信息化管理策略探讨[J].中国管理信息化，2019，22（04）：166-167.

[2]崔晓玲.事业单位档案信息化建设有关问题的思考[J].办公室业务，2018（05）：34-35.