浅议企业规章制度建设管理过程中的合规管理

宣晨晨

摘 要：本文通过对企业规章制度的性质、法律效力、效用和规章制度建设中普遍存在的合规性问题的分析，从合规角度提出了企业规章制度建设过程中应当关注的相关建议。

关键词：规章制度;制度建设;合规管理

一、企业规章制度的性质、法律效力与效用

从性质上来说，规章制度是企业决策机构或管理层为加强内部控制、规范经营管理秩序、防范经营风险而依照一定程序制定、发布并要求其员工普遍遵守的内部规范性文件。从效力上来说，企业依据《劳动法》《劳动合同法》《安全生产法》等法律法规和民主程序制定并依法公示或告知的规章制度，是企业内部的法律性文件，对员工具有普遍的法律约束力。从效用上来说，拥有一套本企业适用、体系完备、流程清晰、职责明确、内容合法、制定与发布程序合规的规章制度，可以有效防止经营管理行为的任意性，保障企业运作规范有序，降低企业经营管理成本和经营风险。

二、企业规章制度建设过程中普遍存在的合规问题

合规是指企业及其员工的经营管理行为符合法律法规、监管规定、行业准则和企业章程、规章制度以及国际条约、规则等要求。企业规章制度建设作为一项经营管理行为，必须贯彻合规要求。目前企业规章制度建设过程中普遍存在以下合规问题。

（一）规章制度体系不合规

一是外部监管规定（如勞动合同法、安全生产法等）要求制定的规章制度缺失或规章制度内容缺失，导致规章制度覆盖面不合规;二是董事会（执行董事）和总经理对基本管理制度和具体规章的制定权限不清，导致各自制定的规章制度在管理幅度与深度上不合规。

（二）规章制度内容不合规

一是规章制度中规定的管理事项存在违反外部法律法规的情形（如对员工违纪行为动辄规定进行罚款、规定试用期不为员工缴纳社保等），导致该项规定对员工无法律效力;二是规章制度（特别是具体规章）对具体业务事项的管理流程、岗位职责、授权审批、责任追究机制等制度核心要素没有规定或规定不够明晰，导致规章制度难以执行、缺乏严肃性。

（三）制定与公示程序不合规

一是企业在制定、修改或决定有关直接涉及员工切身利益（如劳动报酬、劳动安全卫生、劳动纪律等方面）的规章制度时，未依法经员工代表大会或者全体员工讨论、提出方案和意见、与工会或者员工代表平等协商确定，导致该项规章制度因制定程序不合规而对员工无法律效力;二是企业未依照《劳动合同法》第四条的规定，将直接涉及员工切身利益的规章制度进行公示或者告知员工，导致该项规章制度因公示程序不合规而对员工无法律效力。

（四）更新或废止管理不合规

企业对规章制度的建设存在重制定、轻维护现象，有些过时的规章制度不能及时得到更新或废止，导致其作为企业管理工具的效用大打折扣。

三、企业规章制度建设管理过程中的合规管理对策

（1）做好规章制度体系构建的顶层设计。企业应当全面了解外部监管规定和企业内控需要（可参考企业内部控制基本规范及其配套应用指引），结合实际，搞好规章制度体系的顶层设计，做到全面覆盖、重点控制。

（2）理清基本管理制度与具体规章的层级关系。董事会（执行董事）法制定企业生产经营管理各方面（如资产管理、安全生产管理等）覆盖面广且管理要求属于纲领性的基本管理制度（可称“管理制度”），总经理制定生产经营管理某个方面的某项具体业务或具体环节（如资产管理方面的固定资产、存货、无形资产等）内部控制且管理要求属于操作性的具体规章（可称“管理办法”）。

（3）规章制度应当明确核心要素以利执行。企业制定规章制度特别是具体规章时，应当明确具体业务事项的管理流程、岗位职责、授权审批、责任追究机制（或制定专门的责任追究管理办法）等核心要素并附业务流程图。

（4）规章制度应当经过法律审核。企业制定规章制度，应当聘请法律顾问进行法律审核，并据此修改完善，以确保制度内容依法合规。

（5）规章制度制定程序必须合规。企业制定的各类涉及员工切身利益的规章制度，在董事会（执行董事）、总经理批准发布前，应当按照《劳动法》《劳动合同法》《安全生产法》等规定，履行员工（代表）大会讨论审议、与工会或者员工代表平等协商确定的民主决策程序。

（6）规章制度发布程序必须合规。企业的规章制度特别是涉及员工切身利益的规章制度在发布时，一定要公示或告知员工（使用OA系统的企业可将规章制度上传到OA系统，未使用OA系统的企业应在公示栏公告张贴或发放规章制度文本），确保所有员工知晓。

（7）妥善保管规章制度合规管理的相关证据。员工代表大会（员工大会）讨论并签字的会议决议、与工会或员工代表协商并签字的会议纪要、规章制度公示或告知劳动者的OA系统截图或员工签收单等，均需要作为重要证据进行收集并妥善留存。

（8）做好规章制度的维护管理。企业应当明确将“及时起草、更新或废止本部门职能管理范围内的规章制度”列入对各部门负责人考核评价负激励的项目，与绩效薪酬挂钩，增强其对规章制度维护管理的履职责任心。

四、结束语

规章制度是规范企业及其员工的经营管理行为、防范经营管理风险的工具。合规，则是企业规章制度生命力之源。企业必须站在合规的角度，确保建立一套契合本企业实际、体系完备、层次分明、职责明确、流程清晰、内容合法、制定与发布程序合规并动态维护的规章制度。

参考文献：

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[2]王克邱沛韩.劳动规章制度制定过程合法的重要性[J].大科技.2019年32期.

[3]谢炳城.未向员工公示的规章制度，不合法[J].人才资源开发.2020年9期.