高校档案管理信息化建设分析

杨培决

摘 要：科技时代下，传统的工作模式渐渐被计算机的自动化、高效化工作方法所取代，档案管理的信息化建设不断加快。高校档案管理工作目前也正朝着信息化的方向发展，工作效率大大提升。本文简述了档案管理信息化的必要性，提出了几点高校档案管理信息化建设的有效措施。

关键词：高校;档案管理;信息化建设

高校在不断发展和扩招的过程中，档案管理的工作量和工作难度也在不断增加，对高效的工作模式产生了更大的需求，唯有利用信息技术和计算机设施才能满足这一需求。加强档案管理信息化建设对提高档案管理效率，提升档案资料利用率都具有重要意义。

一、高校档案管理信息化的必要性

档案管理信息化就是利用计算机和信息技术对档案资料进行整理、保存、利用，促进档案信息共享。制作和收集纸质的档案资料有很大的工作量，并且这样的资料很容易由于保存不当而丢失、损毁，在需要查找资料时检索难度大，耗费的人力和时间都较多。伴随高校的发展，学生数量增多，档案量增加，档案管理的难度也不断提升。而利用信息技术，将纸质资料转化为电子资料，能够实现瞬间的复制、传输和检索，查找资料的速度提升，也不必占用大量的室内空间去存放资料。如此一来，进一步增强了档案管理的服务能力，也减少了工作量和工作压力。但是信息化的档案管理以技术、设备和专业化人才为前提，必须做好建设工作。

二、高校档案管理信息化建设的有效措施

（一）档案管理系统建设

想要利用信息技术代替传统方法开展档案管理工作，高校必须开发出可利用的档案管理系统。如今有许多专门开发和销售这类软件的企业，系统的功能十分完善，高校可以投入一些资金选择适应本校档案管理需求的系统和软件。当然，也可以在本校教师的共同努力下打造一个属于本校的档案信息管理系统。一个成熟的软件系统应该包括信息整理、分类、检索、统计、储存、编研等功能，能够满足档案管理工作的所有需求。这一切都需要建立在一个基础上，那就是形成规模化的数据，数据量越大，越能体现出检索功能的价值。为了提高档案管理信息化系统的服务水平，应该利用网络技术开发一些特色化的服务，比如打造网络档案室等。为了使数据库规范化，还需要制定统一化的标准，如使用的软件和硬件质量标准，档案信息录入标准，传输标准等。

档案信息管理系统的信息输入和输出是完全不同的，需要分别加强建设。目前，为了体现出档案的连续性和输入的先后顺序，都对档案进行了编目立卷，但是不足的是，还不能对档案按照门类的不同进行统一，只能大范围检索。因此在檔案信息化管理系统的建设中，应该大力开发这一功能，将档案信息进行专题整合，在需要时，能够在某个专题的子系统中更具针对性的查找和浏览资料。这样一来，很多有价值却被遗忘的档案信息都会涌现出来，为检索者提供更多的参考，更进一步的提高档案的利用率。

（二）人才建设

对信息化档案管理系统的建设、维护和使用都需要一支更高素质的工作队伍，因此可以说，高校档案管理信息化程度直接取决于人才建设的成果。高校需要对档案管理队伍进行持续性的培训，提升其信息化档案管理能力。培训应从以下几个方面入手。首先是信息素养，它包括对信息技术知识和技术的掌握与运用，对信息的敏锐洞察力，运用信息技术解决实际问题的能力，遵守信息技术使用规范，在工作中不断创新的意识。其次是知识素养。运用信息化系统管理档案，要求公作者具备足够完善的知识结构，对统计学、情报学、传播学等方面的知识有所了解，能够在工作中不断总结新的经验，并随着系统的完善以及信息技术的更新而在工作中运用新的方法。最后是服务素养，要求档案管理者具备主动服务意识，自主研发新的系统功能，为提高档案管理水平付出不懈的努力。高校应主要从这三个方面对档案管理人才进行培训。

（三）机制建设

高效档案管理信息化还需要以完善的机制为前提，带动工作顺利开展。目前高效档案管理工作的一个明显问题就是各部门之间的工作相分离，缺少衔接，为开展统一化的档案管理带来了阻碍。为了弥补这一不足，必须重新建立管理机制，各部门合作，明确责任和义务，做到谁经办，谁负责。针对负责档案建立的部门和岗位，要尤其制定严格的工作机制，从源头抓好档案管理工作，就能够使信息化档案管理工作趋于规范化。

（四）网站建设

当今时代是一个信息大爆炸的时代，各路信息综合，为各行各业所用，高校档案管理也需要摆脱过去的封闭，走向开放化。应该建立起专门的网站用于展示本校信息，同时也利用网络这个平台与其他高校相联系，整合信息，共享资源，彻底改变当前档案信息分割化的局面。档案管理的最终目的在于对档案信息进行利用，只有将更多的档案信息展示出来，才能体现出档案的价值。建设网站还能够便于学生搜集和查阅信息，为广大师生服务。

三、结语

高校档案管理信息化是互联网发展的必然结果，也是提高档案管理水平的必要举措。实现档案管理信息化，代替传统的工作模式，需要首先打造出信息化系统，培养高素质人才，建立完善的机制体制，伴随以上建设工作的不断完善，档案管理工作才能不断取得新的突破，充分发挥档案的价值。

参考文献：

[1]金永红.高校档案管理信息化建设探析[J].科技展望，2017，027（003）：214.

[2]任平.高校人事档案管理信息化建设[J].兰台世界，2017，000（006）：P.45-47.

[3]陈莉.试析高校档案管理信息化建设[J].消费导刊，2019，000（011）：34.