英国资源合作储存项目研究及启示

2020-08-31方向明胡惠芳

新世纪图书馆 2020年7期

方向明胡惠芳

摘要馆藏空间压力加大与低利用率文献不断增长是我国图书馆面临的普遍难题，国外许多图书馆通过合作储存来解决这一难题。文章基于英国研究院发布的UKRR项目最终报告，通过文献调查法、网站调查法，对其存储范围、项目阶段、工作流程进行研究，通过研究发现其项目具有完善的机制、可持续性的服务、多样的合作对象，以及对资源的稀缺性十分重视等特点，并在经济、馆藏及空间上取得了巨大的项目效益。借鉴UKRR的实践经验，结合国内合作储存的现状，为我国图书馆合作储存低利用率文献提出发展建议。

关键词 UKRR项目合作储存低利用率文献馆藏空间

分类号 G253

DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2020.07.013

Abstract The increasing pressure of collection space and the continuous growth of low utilization rate literature are common problems faced by libraries in China. Many foreign libraries solve this problem through cooperative storage. Based on the final report of UKRR project issued by British research institute， this paper studies the storage scope， project stage and work flow of UKRR project by means of literature survey and website survey. It is found that UKRR project has the characteristics of perfect mechanism， sustainable service， diverse cooperation objects and great attention to resource scarcity， and it also achieves great benefits in economy， collection and space. Based on the practical experience of UKRR and the current situation of domestic cooperative storage， this paper puts forward some suggestions for the development of cooperative storage of low utilization literature in Chinese libraries.

Keywords UKRR project. Cooperative storage. Low utilization literature. Collection space.

储存图书馆是对多个图书馆剔除的低利用率文献进行重组，通过联合储存使这些文献发挥“余热”，达到资源共享的目的[1]。北京大学刘兹恒教授在《图书馆未来发展的十大趋势》中提到了图书仓储化管理[2]，他认为将低利用率文献上架是颇不经济的选择。尽管在许多图书馆数字资源的利用率比纸本资源更高，但纸本资源拥有数字资源无法比拟的文化价值和历史价值[3]，许多纸本文献会随着时间的推移而增值。国外学者David W. Lewis[4]认为学术图书馆在21世纪战略转向的一个重要内容是合作建立储存图书馆，释放馆藏空间以提供更好的学术服务。在图书馆空间日益紧缺、读者空间需求不断增长的大环境下，进行合作储存能有效缓解图书馆的空间压力，同时使低利用率但有潜在价值的纸本文献得到有效储存。本文通过介绍英国资源合作储存项目—UKRR[5]（United Kingdom Research Reserve，即英国研究存储），并分析其项目最终报告，总结其项目特点和成效，结合我国合作储存现状，以期为我国图书馆做好低利用率文献合作储存工作提供借鉴。

1 UKRR项目介绍

1.1 背景

21世纪初，英国许多高校图书馆面临着存储空间严重不足的问题，同时受到如学生数量的增加、用户行为的改变、技术的进步及用户的体验等内外部因素的挑战。UKRR项目于2007年启动，是由大英图书馆、英格兰高等教育资助委员会（即HEFCE，现为英国研究院）及英国高校图书馆联合发起的国家级科研合作储存项目[6]，旨在通过合作储存低利用率纸质期刊，处理多复本期刊，来实现纸本研究资源的长期保存，确保资源的有效利用，使用户能方便快捷的获取研究材料，保障研究人员的科研文献需求，同时释放馆藏空间，节省管理成本。自项目启动不久，UKRR就成为研究的焦点，Shorley[7]、Wright和 Crawford[8]、Sharp[9]、Boyle和Brown[10]及Yang[11]等学者从系统或机构层面分析和评估UKRR项目，并对其工作流程进行介绍。该项目于2019年3月结束，历时12年，2019年8月英国研究院发布了UKRR项目最终报告[12]。本文将通过分析报告及查阅相关研究资料，对该项目的存储范围、项目阶段及工作流程进行介绍。

1.2 项目概述

UKRR项目旨在储存低利用率但仍有研究價值的纸本文献，文献的载体形式包括纸质期刊、会议记录、年鉴和年度报告，文献内容含有研究报告、新发现、科学实验结果及其他对研究人员有用的资源。UKRR在第三阶段开始探讨专著的合作储存，专门拨出资金并成立国家专著指导小组展开相关工作，但由于专著的合作储存面临着诸多问题，故第三阶段并未开始专著的合作储存工作。

为了确保资源的完整性和获取可持续性，UKRR将一个复本固定保存在大英图书馆作为访问复本，同时在考虑安全性的情况下，将另外两个复本分别保存在两个不同成员馆作为研究资源的保存复本，对于同一种纸本期刊，只保存三个复本，既能确保低使用率期刊的持续获取，又能使图书馆释放的空间满足用户不断变化的需求。对于多余的复本，若持有图书馆同意，可将该期刊转移到英国或者其他国家的学术研究机构，也可将其捐赠给有关部门。

1.3 项目阶段

第一阶段：2007年至2009年，试点阶段。成员是以大英图书馆为中心的8所高校图书馆，包括伯明翰大学图书馆、卡迪夫大学图书馆、伦敦帝国理工学院图书馆、利物浦大学图书馆、南安普顿大学图书馆、圣安德鲁斯大学图书馆、纽卡斯尔大学图书馆、埃克塞特大学图书馆，通过在成员馆进行初步尝试以求建立完整的业务流程。此阶段共释放了11公里（以期刊的长度作为测量单位）的书架空间。

第二阶段：2009年至2017年，在第一阶段取得成功后，UKRR项目得到了英格兰高等教育资助委员会的资金支持，此阶段共有29所高校图书馆参加。第二阶段包括期刊信息稀缺性检查和大英图书馆书架检查，此阶段开发了LARCH（Linked Automated Register of Collaborative Holdings）系统，LARCH是用于提交数据的储存库，UKRR通过此系统消除重复的期刊书目数据。该系统是根据UKRR、英国图书馆和第二阶段成员图书馆之间商定的要求设计的，可以进一步优化以满足第三阶段不断变化的模式要求。此阶段共释放了70多公里的书架空间。

第三阶段：2017年至2019年，此阶段将所有成员馆分为典藏馆、主要典藏馆、贡献馆三种类型，该阶段UKRR模型发生了些许变化，由于此阶段典藏馆和主要典藏馆的集合不同于第二阶段成员馆的集合，用于稀缺性检查过程的系统略有更改;另外，为LARCH的Excel文件上传过程引入了Excel插件，该插件方便了从Excel本身直接上传文件，提高了系统对已完成模板文件单元格格式保存的稳健性。此阶段开展了一个独立的项目，探讨UKRR在多大程度上可以将储存范围扩展到专著，以便能够协同保留和消除更多重复的材料，重点是合作保存此类材料，包括共享存储、改进专著元数据及处理印刷和数字化格式之间的关系。

1.4 工作流程

UKRR的工作流程可以分为选择、提交、比较、决策这四大步骤。整个工作流程为一个周期，UKRR每年组织两个周期的活动，每次6个月完成。

选择：成员馆结合馆藏情况及用户需求对纸本期刊进行评估，选择出需要剔除的低利用率纸本期刊。

提交：成员馆需要根据UKRR提供的电子模板表格，填写馆藏细节内容，包括本地馆藏、书目具体信息及可释放的存储空间等，并保证提交资源的数据具有较高准确性和一致性，将填写完后的电子表格提交给UKRR相关人员。在这一过程中，为了提高工作效率，UKRR利用SUNCAT（the Serials Union Catalogue，即连载联合目录）来进行查重和查缺工作。

比较：这一环节由总部位于大英图书馆的UKRR小组及成员馆同时开展。大英图书馆按照本馆馆藏来审查提交的馆藏数据，确认提交的馆藏是否与本馆匹配，是否需要这些馆藏完善本馆馆藏。成员馆的主要任务是对照UKRR馆藏来审查核对所提交的馆藏资源是否具有重复性或者是稀缺性资源。

决策：通过稀缺性检查所获得的数据及大英图书馆给出的回复做出決策，如果资源具有稀缺性且大英图书馆需要其来填补馆藏空白，则大英图书馆保留;如果资源不具有稀缺性但大英图书馆需要其中一部分来填补馆藏，则由大英图书馆自行处理;如果资源不具有稀缺性且大英图书馆不需要，则由成员馆自行处理;如果资源不在UKRR存储范围，则撤回由成员馆处理。对于可以合作储存的资源UKRR会将相关清单反馈给成员馆，并明确这部分资源的存储位置，同时对联合目录进行更新。

2 UKRR项目特点

2.1 机制的完善性

UKRR建立了完善的管理机制、运行机制和服务机制，在管理机制方面，项目运行的第一阶段，由咨询委员会进行管理，商讨项目的相关事宜及解决项目过程中出现的问题;在项目运行的第二、三阶段，由董事会进行管理，其主要职责是为UKRR提供战略指导，确保既定目标的实现，同时满足英国高等教育机构的需求，此外还成立了常务理事会与协调委员会，处理日常事务和协调复本的储存。在运行机制方面，UKRR项目分三阶段完成，后两个阶段都是在前一个阶段的基础上进行完善和扩展，相关工作流程不断简化，流程步骤从116个减少到38个，管理团队人数更少，但效能却更高。在服务机制方面，用户提出文献请求后，对于电子版的期刊资源UKRR会立即以电子邮件的形式发送给用户;如果用户在大英图书馆申请纸质期刊的传递，UKRR会在当天或者第二天以最快的方式将纸质影印版邮寄给用户;如果用户在成员馆提出借阅，大英图书馆会在24小时之内对成员馆的文献传递请求给予答复，且成员馆会在这一时间内收到文献请求的具体进展情况。

2.2 服务的可持续性

UKRR项目结束后，其相关服务被转移到大英图书馆，并成立了咨询委员会，该委员会每年举行三次会议，讨论研究储存的战略方向，并就未来的发展提供指导。为了保持与用户期望大致相称的服务级别，大英图书馆在对底层系统架构进行彻底检查的基础上，对流程进行了重新设计并重构了服务平台，以确保UKRR相关服务在未来的可持续性。现在，可以通过大英图书馆的目录和国家书目知识库提供的JISC服务获得相关书目数据，JISC取代了由UKRR提供的SUNCAT服务，帮助图书馆协同管理馆藏，面向公众的部分称为“library hub discover、library hub catalogue和library hub compare”。为了保持最初为该项目创建的稳健流程，英国研究型图书馆联盟已制定了一项馆藏合作储存协议，以确保签署方和参与机构继续合作储存纸本文献。由此可见，UKRR的服务已从专门化向常态化转变。

2.3 合作对象的多样性

在项目的第一、二阶段，UKRR的合作对象是英国高等教育图书馆，而在第三阶段，合作对象不再局限于高等教育图书馆，一个非高等教育图书馆Rothamsted Research向UKRR提交材料，该机构是一个独立的农业科学研究所，它的图书馆已整理出自1843年以来的价值约2000万英镑的纸质期刊。该机构的负责人称“希望利用UKRR检查期刊的稀缺性，并将期刊用于更加广泛的研究领域”。在2017年底和2018年初举行的研讨会上，六个非高等教育机构表示有兴趣参与，包括公共图书馆、博物馆和画廊及其他研究机构。由于纸质期刊存储带来的压力在整个欧洲也同样存在，考虑到这一点，UKRR的工作人员与欧洲其他国家有关人员在2015年联合签订了欧洲纸本期刊合作倡议（European Print Initiatives Collaboration，EPICO），召集了在该领域工作的从业人员，以便在欧洲共同体之间分享战略和最佳做法。

2.4 重视资源的稀缺性

UKRR会对成员馆提交的材料进行稀缺性检查，稀缺性检查是为了确定UKRR成员提供的低利用率文献资源的稀缺程度，稀缺性资源常指独特或很少保存的内容，比如艺术期刊里首次出版的艺术作品、未被其他图书馆保存的期刊内容或高质量的插图等，如果材料存放在两个或两个以下的成员图书馆中，则被认为是稀缺的。稀缺性检查是基于SUNCAT系统和高等教育图书馆目录信息，从稀缺性检查中获得的数据为支持研究储备的关键决策提供了信息，即所提供的材料是否可以安全处理，或者是否应该继续保留。通过稀缺性检查可以确定该低利用率期刊是否在UKRR其他成员馆可用，以及如果可用，在哪个成员馆可用。UKRR十分重视成员馆提交的期刊文献的稀缺性检查，并制定了详细检查步骤，希望通过稀缺性检查挖掘出低利用率期刊的潜在价值，提高其利用率。

3 项目成效

3.1 经济效益

服务成本和效益是考察储存库经济性的一个重要方面[13]。合作储存可以节省管理文献的人力成本及建设单馆储存低利用率文献的成本，经过12年的发展，UKRR项目的成效远超最初预期，根据UKRR项目最终报告中的数据显示，投资回报率达到1：4，即UKRR每收到1英镑的资金，估计节省了4.04英镑，资本总节省估计为29 649 000英镑（约合2.689亿人民币，汇率为1英镑=9.0696人民币）。由于许多成员馆的馆藏空间有限，常需租用相关空间和设施用于低利用率纸质期刊的存储，昂贵的租金和房地产成本加重了图书馆的经费压力。UKRR项目的开展，使得成员馆不需要建设专门的储存库来存放低利用率纸质期刊，也不需要额外的人员去管理过刊，这使得成员馆有更多的资金用于发展图书馆事业和维持图书馆日常活动，不断改善图书馆的空间及服务。

3.2 馆藏效益

馆藏资源是图书馆赖以存在和提供服务的物质基础[14]。根据UKRR项目的最终报告显示，大英图书馆和UKRR成员馆确保了近3万本期刊的借阅和复本保存，填补了大英图书馆相关借阅藏书的空白，提高了国家图书馆的馆藏水平。UKRR对处理的资料进行详细分析后表明，有16 000多个书目是稀缺的，同时通过重复书目数据消除和相关书目数据关联，使得大英图书馆的目录中增加了近30万份期刊的数据，这些数据均可供研究人员查询与使用。UKRR项目使得低利用率纸质期刊得以保存和利用，同时使得成员馆将本馆不需要的期刊进行转移，成员馆无需担心过刊的保存及今后的使用，有利于成员馆优化馆藏资源及完善馆藏發展政策。

3.3 空间效益

在项目的三个阶段中，UKRR支持处理近13万份印刷期刊资料，使36个图书馆释放了近9.8万米的书架空间，释放的空间被用于其他学习和研究活动。比如圣安德鲁斯大学图书馆[15]通过UKRR项目将低利用率文献进行处理和转移保存，使得馆藏结构合理化，缓解了巨大的馆藏空间压力，在2018年夏季增加了70个学习座位。利兹大学[16]自2008年加入该计划以来，已向UKRR提交了近1000本纸质期刊，其中有490本被送到大英图书馆进行保存，释放了超过3公里的书架空间，UKRR的成员资格使得利兹大学确保了珍稀和有价值的期刊得以保留，同时为学生和研究人员拓展和改善了学习空间。UKRR使得成员馆能创建更多、更高质量的学习空间，满足读者不断变化的学习需求。

4 国内外低利用率文献合作储存的理论与实践现状

4.1 国外现状

国外图书馆在低利用率文献的合作储存方面做到了理论与实践的成功结合，已由早期萌芽阶段发展到模式成熟阶段，并正向区域化、全球化方向发展[17]。在理论方面，1980年德国学者Fuhlrott[18]发文指出，不管是对区域还是国家来说，合作储存都是解决图书拥挤最好的方法;芬兰库奥皮奥（Kuopio）的五次会议集中反映了低利用率文献存储的发展态势，汇集了国际上具有代表性的重要成果，这些成果为世界各国储存图书馆的建设发展奠定了基础[17]，在会议上Sanz[19]介绍了法国大学图书馆之间建立合作存储的现实需求，Sakrihei[20]介绍了挪威国家储存图书馆自动存储检索系统（ASRS）的应用情况;Genoni[21]通过调研对澳大利亚建立国家储存库的可行性进行评估，指出纸质文献的长期存储必须由国家储存库进行全面协调和部署。在实践方面，美国国家存储图书馆是世界上最早的国家性储存图书馆，由政府组织，统一部署工作[22];马萨诸塞州的五学院存储图书馆是馆际合作存储的典型代表，Bridegam[23]对其选址原因、资金管理、文献所有权的归属等细节内容进行了详细介绍。此外，澳大利亚CARM中心存储图书馆、芬兰国家储存图书馆、法国高等教育图书技术中心储存馆等都是各国合作储存的成功实践。本文所介绍的UKRR项目也是低利用率文献合作储存的成功示范，其健全的管理机制、运行机制、服务机制，围绕“选择、提交、比较、决策”这四大步骤展开严谨的文献审查程序，根据项目不同阶段开展的针对性工作，以及项目结束后仍向用户提供的可持续服务，都为我国今后低利用率文献合作储存的开展起到了良好借鉴作用。

4.2 国内现状

笔者通过中国知网进行文献调研发现，我国对于合作储存的相关研究成果十分丰硕，学者们提出运用长尾理论[24]、危机管理理论[25]、资源共享理论[26]及经济学的相关理论[13]对合作储存进行研究。王亚琴[27]、王冰[28]、赵伯兴[29]分别对我国构建国家储存图书馆、地区性储存图书馆、联盟合作储存图书馆的可行性进行了研究;郭晓红介绍了美国WEST[30]和EAST[31]学术资源合作存储项目，以此为我国合作储存建设提供借鉴;王凤翠[32]、蔡文彬[33]、王秀红等[34]分别对构建广西省、浙江省、沈阳市高校图书馆低利用率文献合作储存体系进行研究。对低利用率文献合作储存进行理论研究，有利于为合作储存实践的开展提供理论指导，但我国目前关于合作储存的相关实践仍较少，存在理论与实践严重脱节的现象，与国外相比仍有较大差距。从目前文献资料来看，国内还没有真正意义上的合作储存馆，虽然有不少高校建立了储存图书馆，比如清华大学图书馆远程书库、北京大学昌平储存图书馆和复旦大学图书馆储存书库，但各储存馆都是各自为政，重心都是解决各馆当前低利用率文献的保存问题，并没有进行合作储存。究其原因，笔者认为：尽管国外合作储存的成功实践案例很多，但由于国情及各图书馆的实际情况不一，合作储存模式的选择是一大难题。由于馆藏量是評价一个图书馆的重要指标，而过刊文献是馆藏的重要组成部分，以及文献所有权的归属涉及到各馆利益，图书馆不敢轻易将低利用率文献进行处理。我国不同类型图书馆归不同部门分管，使得各馆的资源难以进行统一调配，建设合作储存馆需要统一的部门对成员馆进行战略指导和规划布局。另外，低利用率文献进行合作储存后，该如何向用户提供服务，使文献的潜在价值被挖掘出来，也是合作储存馆需要思考的问题。

5 UKRR对我国低利用率文献合作储存的启示

5.1 选择合适储存模式，发挥联盟作用

UKRR是一项国家合作储存计划，采用集中式储存和分布式储存相结合的储存模式，即大英图书馆集中保存复本，其他成员馆分布式保存复本。由于中英两国国情的不一致，我国幅员辽阔，各区域的信息资源分布不均，很难开展国家合作储存计划，但我国可以借鉴其成功经验，根据我国国情建立一个以国家储存库为中心、区域储存库联动的覆盖全国的低利用率文献资源共建共享体系[35]，同时我国建立的各级图书馆联盟为合作储存的实施奠定了良好的基础，比如中国高等教育文献保障系统（CALIS）、国家科技图书文献中心（ NSTL）、中国数字图书馆联盟等全国性图书馆联盟，首都图书馆联盟、广东珠江三角洲数字图书馆联盟等区域性联盟，以及各高校图书馆联盟，在开展合作储存时应加强与这些联盟的合作，充分利用其联合编目与检索、馆际互借、文献传递、资源存储保障等功能[36]，其中CALIS建立的“全国中心—地区中心—高校图书馆”三级保障体系，为我国合作储存馆体系的建立与业务流程的规范起到了良好的示范作用。

5.2 规范文献所有权，保障成员馆利益

UKRR对于文献所有权进行了明确规定，成员馆提交需合作储存的过刊文献后，文献的所有权归储存库所有，在UKRR将复本保存到大英图书馆和另外两个成员馆时，所有权则转移到复本保存图书馆。在我国，由于馆藏量是《普通高等学校图书馆评估指标》中的一个重要指标，而过刊文献也是馆藏量的重要组成部分，因此在建设合作储存馆时文献所有权的归属问题是最关键的阻碍因素。同时文献所有权归属涉及成员馆多方利益，我国在建设合作储存馆前应根据相关政策规定及成员馆的实际情况对文献所有权进行协商，征求成员馆的意见，对文献所有权进行明确的规范，以确保储存工作的顺利开展。笔者认为在开展低利用率文献合作储存时，可以将该文献资源纳入提交馆的馆藏量，而文献所有权归储存馆所有，这样既不会影响成员馆的馆藏评估，保障了成员馆的利益，也有利于储存馆对资源进行管理，便于资源的共建共享。

5.3 设立统一管理部门，构建完整存储体系

合作储存是一项长远工程，需要设立统一的管理部门进行战略指导及全局规划，UKRR项目历时12年，其成功与有效的管理机构是分不开的，笔者认为我国在建设合作储存库时可以借鉴UKRR的管理模式，设立委员会负责战略指导、政策制定及监督项目运行等，设立各部门管理相关事务。委员会成员应具有多样性，包括成员馆负责人、学界代表、图书馆联盟（学会）代表等，在制定相关制度时注意协调各馆的利益，同时对各馆的权利和义务做出明确规定。同时为了确保合作储存顺利开展及稳定运行，应构建完整的存储体系，笔者认为应包括以下内容：一是存储地点的选择，由于郊区地价低廉、空间大，一般来说是较理想的选址;二是存储设备的选择，国外常选用哈佛模式设备和自动仓储系统设备，储存馆应根据实际需要选择合适设备;三是管理机制、运行机制、服务机制等的制定，包括人员招聘、资金来源、储存馆空间布局、业务流程、文献甄选标准等细节的说明;四是存储环境调控，要做好防水、防火等安全措施，提供适宜的文献存储环境，最大限度地延长文献的保存和使用寿命[37]。

5.4 开展多样化服务，满足用户需求

合作储存的目的就是保障文献信息资源的长期保存，满足用户的查阅及科研需求，为用户提供便捷的服务。我国合作储存馆的服务应包括文献检索和查询服务、文献传递服务、到馆借阅服务这三种主要的服务形式，在服务过程中要贴合用户需求，使用户能有效利用相关文献。（1）文献检索和查询服务，此项服务的开展是建立在检索平台上，因此储存馆要共同开发文献资源数据库，建设相关网站，提供联机检索目录，使用户可以检索和查询到需要的文献资源。（2）文献传递服务，在用户提交文献申请后，储存馆要及时回复请求，根据用户的需求发送电子邮件（数字化后的文献）或者邮寄纸质扫描版文献给用户。（3）到馆借阅服务，此项服务的开展主要是针对不可外借的珍贵文献而该文献恰好又是用户需要的，用户可在申请借阅后直接到储存馆的阅览室进行使用。储存馆需规范服务流程，完善服务制度，对借阅规则及应注意的相关事宜，通过网站门户提前告知用户，提高用户对储存馆服务的满意度。

6 结语

UKRR项目在经济、馆藏及空间方面都取得了巨大效益，成员馆通过该项目释放了大量的馆藏空间，使馆藏合理化，节省了管理成本，同时也使得用户在需要期刊文献时能方便快捷地获取所需资源。当前，我国在低利用率文献合作储存方面仍处于实践探索阶段，我国图书馆应该借鉴UKRR项目的成功经验，结合各地图书馆的实际情况，将理论成果融于实践，尽快建设符合我国国情的合作储存库，集中存储低利用率文献，进一步优化馆藏资源，规避馆藏同质化，注重特色建设，释放出更多馆藏空间，只有这样才能将更多的空间让给读者，同时节约不必要的管理成本，从而不断提升图书馆的服务内涵、服务能力和服务形象。

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