试论信息化时代医院档案管理工作的方法及策略

刘菲

摘要：日新月异的信息技术已经成为医院档案管理走向科学、高效、优质的助推器。同时，信息化管理也从多方面对医院档案管理人员提出了新的要求。本文从现阶段档案信息化管理存在的问题、医院档案信息化管理方法及策略、现阶段档案信息化管理的要求几方面，特别对医院档案搜集整理信息化、加工处理信息化、保管储存信息化、开发利用信息化四种档案信息化管理的方法作了浅要探究。

关键词：信息化时代;医院档案管理;方法;策略

医院档案管理是医院管理系统不可或缺的一部分。日新月异的信息技术已经成为医院档案管理走向科学、高效、优质的助推器。同时，信息化管理也从多方面对医院档案管理人员提出了新的要求。基于此，提高医院档案管理人员的综合能力，完善档案管理信息化建设，推动医院管理工作不断迈上健康发展的新台阶，已成为当今医院档案管理的重要课题之一。本文以当今医院档案管理工作的方法及策略为切入点，作了如下几方面探究。

一、现阶段档案信息化管理存在的问题

目前，医院档案管理工作中普遍存在多部门管理的局面，各科室分别管理属于自己业务范畴的档案，因为对档案信息化管理认识不足，没有构建完善的档案收集整理体系，内容、范围、目标、责任不明确，监管考核不到位。其次，在收集保管中，没有运用数据、网络技术对档案进行保管，平时只注重纸质档案的管理，忽视档案数字化管理，出现资料收集不到位，数据汇总不到位，信息应用不到位。再次，档案管理人员的整体素质有待提高，这其中受到领导重视程度、自身不断提高理论水平与专业技术与否、接受新知识新技能的能力高低等诸多因素的影响。因此增强档案信息化管理的意识，提高档案管理人员素质，掌握科学的档案信息化管理方法，进一步提高档案信息化管理的质量和效率势在必行。

二、医院档案信息化管理的方法及策略

（一）医院档案搜集整理信息化

医院档案的搜集整理是实施档案管理的起点，也是发挥信息技术优势的开始。在没有采用信息化之前，档案管理人员要通过手工操作并耗时大量的时间来完成档案收集和整理的一系列工作，而利用信息技术使医院档案管理彻底打破了传统的人工整理的局限。利用互联网、数字化来完成相关资料的收集、传送、接收、汇总，更加高效、准确。在医院组织的各部门中有资料需求、档案资料更改的问题时，也能在最快的时间联系医院档案室，档案室要有专门的档案管理人员负责材料的搜集、整理入档，为医院系统中的各个单位提供优质的服务。与此同时，为避免档案信息量少、管理水平低的情况出现，在医院档案管理的过程中，有效应用信息技术，可以使用计算机完成档案的分类、编号、数据保存等，建立医院档案资料库、数据库、材料目录库。应用信息化的管理手段，使醫院档案管理不再像传统的管理方式那样繁琐、重复，而是更加省时、省力、高效。

（二）医院档案加工处理信息化

医院档案加工处理信息化应遵循三个先后阶段的工作程序：第一阶段，对医院档案资料作电子录入，根据资料内容作分门别类的录入，电子录入使档案查询、更改、检索等更加快捷、准确;第二阶段，对档案材料作电子化加工。信息化技术的应用可以使资料更加丰富、更加形象，处理必要的文字资料、图片资料，还可以以视频、录音。照片等作数字化处理后，作存档。信息技术背景下的形象化的存档方式，更适合应用于有存档价值的重要活动、科研项目等，为医院积累丰富宝贵的信息资源;第三，对档案数据信息做出统计分析。一是对档案资料中所关注到的数据信息，如，财务收支数据、人员变动、各科室病例、药品需求数量等作出统计分析，为医院的PDCA管理模式提供有力的数据支撑，为医院下一段的工作计划提供数据的参考，二是档案信息作出详细的加工处理，使相关材料的信息更加有条理性、更加完善，更充分地发挥出档案的参考价值。

（三）医院档案保管储存信息化

首先，运动信息化手段使医院档案保管储存的形式更加丰富，比如，电脑、网络硬盘、移动硬盘等电子储存介质的使用，显示了节省时间、扩展空间的优势，还可以保存文字、音频、视频等形式的资料。其次，信息化的医院档案保管储存更加准确高效，应用计算机进行资料的编辑、编码储存，将文字图片信息转化成有声的音频或视频信息，可以提高档案资料的质量。其次，信息化的保管储存更科学，计算机储存功能强大，档案管理人员可以将整个医院的全部业务资料同时进行存储。

（四）医院档案开发利用信息化

现在许多医院的档案管理从总体上来讲存在比较分散和凌乱的情况，这是由于医院的特殊性质和组织结构造就的。医院档案有人事档案、会计档案、病历档案、文书档案等多种形式，而各部门由于工作方式及管理方式的不同，容易造成档案收集和整理的标准不一，信息利用不畅通。所以首先，要多渠道开发档案信息资源。围绕医院各个部门、科室的实际需要通过多种方式开发资源，将信息资料与档案室原有资料有机结合起来，开发编著新的档案资料。优化档案资料库的质量，对于被搁置的档案信息作出更充分的开发，在对基础材料进行分析的基础上，创建新的档案资料报告。第三，做好沟通反馈，档案管理人员要与相关人员做好交流，了解他们检索信息资源的情况，存在的问题等，有针对性地作出改进。第三，医院档案资源信息共享，档案管理人员可以全面掌握档案资料信息的发布，及时将各种形式的档案在网上发布，实现信息共享。

三、现阶段档案信息化管理的要求

要使医院档案信息化管理工作顺利进行，首先要更新观念，提高对档案信息化管理的意识，因为档案管理信息化要求管理档案人员的思想能与时俱进，在这个过程中档案工作人员要紧紧围绕档案管理信息化建设这条主线，不断创新进取，实现档案管理的被动式服务向主动式服务跨越。其次，建立规范的管理机制，制定有序严谨的工作流程、工作标准，使不同科室的档案收集、整理标准统一，并建立考核机制，明晰相关责任，保障档案信息化建设的有效推进。最后，要建立一支敢打敢拼的档案管理人员队伍，档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息建设成功与否的根本，他们决定着档案信息化建设的发展进度和质量，这也使档案管理人员的政治素质、专业素质、知识素质的培养就显得尤为重要。一方面档案工作是一项政治性、机密性很强的工作，因此要求档案人员必须有坚定的政治立场和高度的组织性、纪律性。另一方面要建立终身学习制度，不断扩展档管人员的知识层面，提高专业技能层次，要有默默奉献的敬业精神，锐意进取的钻研精神和甘为无名英雄的崇高境界。再一方面要加大各单位档案部门间、区域间系统合作的工作力度，推动档案创新工作的开展。

四、结语

综上所述，信息化时代是一个充满着机遇与挑战的时代，信息技术在医院档案管理中的应用价值，是无可比拟的。它使封闭、单一的医院档案管理模式走向开放、多元。为了顺应医疗改革的深化，医院档案管理必须打破传统管理模式的桎梏，创新工作思路，充分发挥和拓展信息技术的潜能，建立起高效、完整、科学的信息管理体系。我们医院档案管理者要紧跟信息化时代的发展步伐，提升信息技术应用的综合能力，从而推动医院档案管理的健康发展。

【参考文献】

[1]李丽.文书档案管理信息的电子化应用分析[J].电子世界，2019（07）：170-171.

[2]夏敏琦，张少晨.质量改进方式在推动医院文书档案规范管理中的应用效果[J].中国社区医师，2019，35（10）：189+191.

[3]贾方琦.信息化时代医院文书档案管理工作的方法及策略[J].中国市场，2018（10）：113+121.