浅谈事业单位档案管理的现状及对策

吴春亮

摘要：随着社会经济和科学技术的快速发展，各领域的工作都发生了翻天覆地的变化。事业单位是我国特有的职能形式，主要负责市政公共事业、依靠财政拨款生存。要想实现与时共进，各事业单位就要转变思想进行工作变革。档案管理不仅是事业单位生存发展的纪录，更是后续工作开展的凭证和依据，其重要作用不言而喻。当前很多事业单位对档案管理不够重视，致使管理工作中存在多种问题亟待解决。本文以档案管理的重要作用为切入点、详细分析事业单位档案管理工作中存在的主要问题并提出若干解决策略，力求为事业单位档案管理工作的顺利开展增添助益。

关键词：事业单位;档案管理;主要问题;公共事业

档案管理是事业单位内部管理工作中的重要构成，是单位决策和参考的依据。事业单位档案管理工作具有工作量大、繁琐复杂的特点。要想充分发挥事业单位档案的价值，工作人员就要做好资料信息的采集、保存、管理等工作，不断提升档案价值。当前，网络已实现了全覆盖，信息技术早已应用于各行各业并取得了可喜的成果。为应对市场变化，事业单位也要积极转变档案管理工作，充分利用现代化信息技术，确保档案信息的准确性和安全性、保持档案管理质量的稳定。

一、档案管理的重要作用

事业单位档案管理工作是指单位内部档案管理部门对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。具体包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等内容，其重要作用体现为以下几点：一是决策参考。档案管理属事业单位行政管理工作范畴，是单位制定各项规章制度的主要参考依据。二是凭证功能。事业单位档案可分为人事档案和业务档案，详细真实地记录单位的日常活动，具有凭证功能。三是与事业单位文化密切相关。档案是事业单位文化的重要构成，它包含单位的发展历程，是事业单位精神文化与价值观的融合和体现。四是证据功能。档案信息具有真实性的特点，是单位业务活动的真实写照，有助于明晰责权，保障单位和职工的合法利益。五是教育资源。档案详细记录了企业的发展历程，在培训员工时，它可以被当作教材或参考资料，具有较强的说服力。

二、当前事业单位档案管理工作中存在的主要问题

（一）多数单位对档案管理不够重视

由于事业单位的特殊性质，很多领导干部都存在重业务轻管理的问题，尤其是职能边缘化的部门，领导档案管理意思薄弱，缺少正确的管理认知，不在意内部的管理，更不会给予档案管理人员相应的待遇，使得档案科室的工作人员责任心差，工作不积极，日常工作蒙混现象严重。当前，很多事业单位领导不了解档案管理工作的具体内容，无法体会档案管理工作的重要性。档案理念的匮乏使得档案管理水平无法提升，日常工作错漏百出，对事业单位的健康发展无法起到积极的促进作用。

（二）缺少专业档案管理人才

目前，多数事业单位没有设立单独的档案管理人员，多为兼职或临时借调。部分规模大、档案数量多的单位设立了专职人员，但通常年龄较大，没有经过专业学习，对专业知识掌握的较少，更没有参加过相关技能培训，各别档案管理老员工还不会操作计算机，大大拖累了信息化建设的脚步。简单来说，就是事业单位档案管理人员的能力无法满足现代化档案管理工作需求。

（三）缺乏档案管理制度

档案管理工作具有工作量大、细微繁琐、要求严格的特点，不建立完善的管理制度则无法实现预期的管理效果。按相关部门要求，多数事业单位都建立了档案管理制度，但照搬挪用现象严重，没有从单位自身特点出发，落实执行不到位，制约了制度效力的发挥。部分单位虽依照制度开展工作，但受限于制度设计存在的缺陷，使得各部门间无法顺畅沟通，影响了档案整理的及时性，拉低了档案管理的效率。

三、提升事业单位档案管理工作效率的相关策略

（一）摒弃传统的管理理念

管理理念的建立应从事业单位的领导队伍抓起。通过大力宣传和理论学习，提升单位管理层的档案管理工作认知，提高对档案管理工作的重视，并起到榜样和引导功能。管理观念的转变有助于提升事业单位人员对档案管理的重视，建立正确的档案认知，确保信息资料收集及时、准确。为提升档案管理效率，各事业单位要从自身实际情况出发，编制具有实际性和可行性的管理考核机制，制定明确的考核指标和工作标准，落实岗位责任、明清责权。实行领导责任制，组建专门的考核小组，分级评定管理工作，按工作完成情况给予奖励，充分激发员工的积极性。

（二）高度重视档案管理工作的保密性

档案资料记录的是事业单位运营期间的重要信息，很多内容涉及单位机密、需要保密管理。为确保档案管理的保密性，各单位要按照国家相关标准选择场所、建造办公室，以独立性好、安全性强为最佳。档案管理人员是档案工作的直接负责人，其素质高低直接影响保密工作的开展。因此，在选择档案室管理人员时，应以责任心、专业技能、管理经验为考察标准。其中，责任心是最主要的标准。值得强调的是，非工作人员严禁进入档案室。各事业单位要定期组织档案管理人员参加相关培训，提升专业技能，确保档案管理工作的保密性。

（三）开发档案信息资源

各事业单位要想充分开发档案管理信息资源，就要先从管理思想和管理方式入手，建立现代化管理理念，用科学技术指导具体工作。提升对档案信息资源的重视程度，优化工作质量，使其对事业单位的发展产生积极的促进作用。为提升工作人员的积极性，各单位可按实际情况采用多元化的档案信息汇编方式，拓宽档案信息的内容范围和收集渠道，为单位领导层决策提供真实有效的参考。各事业单位还应注意使用现代化技术，通过构建网络平台，帮助提升信息资源采集的效率，让档案服务工作更上一个层次。增加档案信息的公信力，创建健康的档案管理工作环境。

（四）全面提升档案管理人员的综合素质

当前社会是知识的社会、是信息技术的时代。在此背景下，作为事业单位的珍贵资源，档案的管理和保存更显重要，必须安排专业人员进行管理。某些事业单位成立的时间长、留存的档案资料多，如执法单位和业务单位，其档案管理工作对专业性和实践性要求较高。如果工作人员经验不足，会给案管理工作的顺利开展造成阻碍，制约碍档案资料价值的发挥。为实现档案价值最大化，各单位要同时加强管理人员的职业道德培训和专业技能培训，引导档案管理人员树立崇高的职业道德和责任感，提升信息化档案技能和文字编辑能力，为事业单位的良性运营奠定夯实的基础。

四、结束语

综上所述，档案是事业单位生存发展的基础，其重要性不言而喻。信息时代的到来给档案管理工作带来了巨大的挑战，各事业单位应积极应对，建立现代化档案管理认知、不断分析管理工作中存在的各种问题并及时制定各种应对措施，突破管理工作瓶颈、不断创新管理思维、充分利用信息技术优势助益档案价值发挥，为事业单位的健康发展保驾护航。

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