新形势下事业单位档案管理的问题和对策

杨召

摘要： 时代的不断发展使得事业单位档案管理工作相较以往也有了较大变化与较高要求，但从当下的档案管理实际情况来看依然存在着较多问题，极大的影响了工作效率。因此，作为档案管理人员应结合工作实际，准确定位存在的管理问题，将提高人员素质、完善工作制度以及提高工作信息水平作为基本的目标，为新形势下的事业单位档案管理事业的未来可持续发展奠定基础。

关键词： 新形势;事业单位;档案管理;问题与对策

【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1674-3733（2020）15-0293-01

事业单位简单来说就是以国有资产为主要建设成本的非盈利组织，包含了科技、医疗以及文化等，最为明显的特点就是通常会有馆、协会以及所等字样。由于事业单位的运营特殊性，使得其囊括了大量的文化资料，包含文字、影像等。而其对应的档案管理的主要工作就是对这些资料进行整理与保管，以满足单位或个人的查阅以及数据分析等需求。随着时代的发展变化，档案的数据量也随之有了较大提升，此时作为事业单位也必须要跟随时代发展对所应用的管理手段进行革新，促进档案管理质量与效率的进一步提升。

1新形势下事业单位档案管理工作过程中所存在的主要问题

1.1档案管理工作得不到领导的足够重视

多数事业单位领导认为档案管理本质上属于辅助工作的一种，由于其通常不是单位的主营业务，因此想要通过加大投入或研发精力做出成绩较为困难，且所获成果与所投入的成本并不匹配[1]。在领导们看来档案管理工作也就是简单的数据分类与储存，只需要保证最基本的资料完整性即可。在这种情况下，使得事业单位中的档案管理部门逐渐边缘化，无论是其管理效率还是质量在短时间内均得不到有效提升。

1.2人员技能水平不足

当前的大部分事业单位档案管理人员不仅年龄偏大，且学历不高，尤其是对于提升工作效率帮助极大的新式信息管理技术，例如先进的办公软件，现有工作人员对之了解较少，工作能力低下。而部分档案信息由于其特殊性使得其必须以计算机为载体，在面对这些新的设备与办公技术时工作人员难免会有力不从心的表现。再加上事业单位档案管理人员岗位并不固定，有些人甚至兼有多职，工作精力不足的情况下必然会使工作效果受到较大的影响。

1.3档案管理制度仍处于不完善状态

各项制度的完善性决定了事业单位的管理水平与工作效率，其更与内部服务水平与管理效果的提升有着密切联系。多数事业单位的改革均是从其多项工作制度的角度出发，通过完善工作细节促使工作效率的进一步提升[2]。但从档案管理工作制度的实际情况来看，多数单位并没有一套完整且合理的档案管理制度，在没有工作约束与操作限制的情况下，想要有序推进档案管理工作进度显然较为困难，致使其整体的工作水平受到了极大的影响。

1.4档案信息化程度仍较低

经济的发展与技术的更新使得产业信息化已经成为了各行各业的整体发展趋势，通过将先进的信息技术与设备融入到日常工作中，其工作效率相较以往有了极大的提升。以财务管理软件为例，在大大降低工作人员劳动强度的同时也有效避免了工作疏漏。但部分事业单位所应用的档案管理手段仍然较为传统，甚至部分工作依然停留在手動录入信息与纸质档案保存方面。

2新形势下档案管理的主要对策

2.1档案管理工作由分管领导直接负责

事业单位的各个部门均有对应的分管领导，但往往大多数的档案管理部门由于得不到领导重视使得其并没有对应的分管领导，甚至出现了多方领导共同管理的情况，极容易出现命令冲突影响到实际的工作效率。为促进档案管理质量的有效提升，需要针对档案管理工作单独设置一个部门并派专门对接的分管领导用以对日常事务进行全面管理[3]。只有从根本上提高领导对档案管理工作的重视程度，才能确保档案管理工作效率与质量符合新形势下的档案管理要求。

2.2将培训作为提高档案管理人员工作素质的关键因素

作为档案管理人员除了需要具备基本的管理能力还需要符合时代的发展要求，尽量多的接收先进的信息及时知识，灵活运用信息设备从而提高工作效率，例如在档案信息的分类与搜集过程中就可以应用与之对应的办公软件，用以简化其分类与汇总流程。另外，想要提高工作人员综合素质，引进档案管理人才极为重要，在招聘环节就要设置与之对应的管理关卡，针对管理人员做对应的理论与实践等方面的考核。同时，要强化对现有档案管理人员的工作培训，可以考虑举办与档案管理工作相关的一些主体活动或是组织学习其他单位档案管理流程等。

2.3完善档案管理制度

一个单位的管理制度是否完善决定了现代化组织是否能够充分展示出其工作效果，作为事业单位不仅需要关注工作人员的日常工作效率，还需要提高对档案管理制度的重视程度。为从根本上提高工作人员的工作积极性，除了需要根据其日常表现构建职称评审制度以外，还需要有对应的奖惩措施以从根本上提高其工作主观能动性[4]。另外在制定档案管理制度时，还需要重点强调信息保密制度，提高工作人员的安全意识，定期对档案管理软件进行更新与病毒消杀。事业单位的档案管理系统一般需要设置专业的应对黑客攻击的防火墙，提高其应用的安全等级。

2.4档案信息水平的全面提升

先进的网络信息技术的融入使得档案管理方向相较以往有了极大的改变，作为事业单位其档案管理工作也需要以满足时代发展要求为根本目标，制定对应的工作效率与质量提升方案。想要实现工作流程与数据的全面信息化，物质基础极为重要，可以考虑采购一批专门对数据进行转化的设备，例如一体化扫描仪与专业信息储存设备等，以实现纸质档案信息的快速转化与备份，从而达到提高档案安全性的目的。另外，还需要构建档案信息管理网络平台，在方便对其进行分类管理的同时也能够通过设定不同的权限用以提高服务效率。事业单位还可以考虑推出档案服务APP，更方便听取群众意见为完善自身做好铺垫，同时打破工作的时间与空间限制，提高工作质量。

3结语

综上所述，事业单位应在当前的信息时代下提高对档案管理工作的重视，摸索出一套能够满足当下服务要求的工作方法，从而完成档案管理工作的转型与升级，为从根本上提高工作质量与效率奠定坚实的基础。

参考文献

[1]张姝倩.事业单位档案管理创新思路探究[J].黑河学刊，2019，02：175-176.

[2]李雪莹.事业单位档案管理信息化建设探析[J].中国管理信息化，2019，2212：167-168.

[3]徐晓慧.提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究[J].智库时代，2019，34：294-295.