简要介绍SAP软件在企业中的基本运作方式和运作目的

冯梅徐（江苏工程职业技术学院审计处）

■ 财务会计（FI）模块

财务会计模块是以收集交易数据为基础，为帮助公司迅速准备资产负债表、损益表、现金流量表报告的标准组合而设计的。在财务会计（FI）模块中，负责输入相关资料以及输入数据信息的工作人员主要为会计工作人员。他们可以在订单系统及会计系统中输入销售数据，在输入的同时需要考虑许多方面，包括主数据、客户账户、供应商账户等，特别是有关总账分录过帐的过程。SAP系统中包含或者获得的信息，在公司的各类财务报表中的作用至关重要。在资产负债表方面，来自SAP系统的信息可用于显示企业的资产、负债和权益。这些信息对于提供有关企业的财务状况不可或缺。从另一个角度来看，SAP系统所显示的信息也可以用于资产损益表的报告。来自SAP系统的企业损益表常用于显示了该企业在给定时期的收入和支出。通过收入和支出，企业可以使用SAP系统中所收录的相关信息，得出实体在规定时期内的运营净收入。这有助于提供全面的观察以及有关公司是否满足其利润率的特定需求的能力。同时，SAP系统还提供了与现金流量表相关的信息，可以了解一个实体的现金状况是非常有用的，尤其是在确定该公司是否有足够的资金流动性，以帮助履行日常资金往来，包括流动负债。

■ 控制（CO）模块

控制模块起到为实体企业收集事务数据的作用，其目的是帮助随时找到内部报告的基本数据、信息资料。这种内部报告在做出是否支持有关企业的财务决定时是至关重要的。从控制模块获得的报告通常仅供组织内部使用，包括成本中心、利润中心和预算分析。从这个角度来看，负责在SAP系统中输入该模块相关资料以及相关信息和数据以进行控制的人员包括执行官、高级管理团队、部门经理、控制员和成本会计师。首先，SAP系统有助于记录和理解组织内部的控制流程，即整合财务会计事务和管理会计事务更加高效方便。通过SAP建立的框架和财务基础信息，查阅主要和次要的成本要素后，可用于企业内部的具体决策。SAP系统还可提供用于向客户分发产品或提供服务的信息。一旦确定并收集了客户的所有详细信息，经销商就更容易被找到，并且在不同的需求下向客户分配特定的商品和服务。在这种情况下，分配和管理被认为是对所涉业务的运营非常重要的环节之一。通常来讲，在企业准备做决策时，定义和确定实体要采取的方向以及要实现的目标和任务是非常重要的，由于SAP系统能够提供来自各个部门的信息，相关实体企业更容易通过具体的信息来执行或制定有用的内部控制体系。

■ 管理（MM）模块

材料管理模块通常围绕采购部门和集团展开。虽然采购部门需要为工厂进行采购活动，但采购组是指负责特定采购活动的买方或买方组。通常，由销售人员和仓库经理负责将数据输入到物料管理模块中。对于销售人员来说，订单数据输入到中央数据库，而仓库经理负责从订单调整销售数据以便于处理发货。上述人员输入的数据具体方面包括供应商主数据、物料主数据、采购信息、条件主数据和输出主数据等等。从SAP材料管理模块中获得的信息用途非常广泛，包括采购申请、供应商选择、采购订单、供应商通知、供应商装运、货物收据、发票收据和向供应商付款等。对于采购申请，从SAP系统可获得所需要得内部文件，这些文件将指示采购部门在一定时间段内提出对某些特定商品或服务的申请。SAP系统能够自动生成MRP、生产订单、维修订单和销售订单，这些都有助于采购申请。一旦提出采购申请，SAP系统中的信息也可用于从供应商处获取信息并验证这些信息的真实性。供应商提供的信息通常非常重要，尤其是在报价方面。在采购的基础上对供应商进行评估的流程是不可缺少的，同时也使相关企业能够通过各种评分以及通常适用于企业的标准来监控供应商关系。在根据从SAP系统获得的有关供应商采购能力的信息，对供应商进行评估后，企业可以继续在其他供应商中选择最优的供应商，并安排订购采买。SAP系统中的信息还可用于通知供应商采购订单是否发送，因此供应商可以安排装运所需的货物或服务。这类信息对收货和付款也能够提供一定的作用。在收到货物之后，企业将在SAP系统中进行记录，这将确认实际发送的货物，是否与订单相符，以及他们应为已装运或提供的货物或服务支付的总金额。

■ 销售和分销（SD）模块

销售和分销模块主要是负责一个企业仓库中的存货记录，以及如何将这些库存出售并分配给客户。与系统中其他模块的一样，销售和分销模式是系统中独立的环节。在这个模块中，通常由销售人员和仓库经理负责输入数据。销售人员接受订单后并将此类数据输入销售系统，再由仓库管理人员从订单向分销系统中输入销售数据。另一方面，会计也会从订单到开具发票这一系列环节中调整销售数据。这里的主要目的是记录与库存及其销售过程相关的所有信息。从SAP系统获得的信息可满足于销售和分销相关的各种需求。通常来说，销售支持是销售和分销的主要组成部分之一。

通过来自SAP系统的信息，企业在销售、分销和营销组织产品时使用销售支持能够使销售变得更加容易和简单。

SAP系统所提供的信息在查询客户方面也很有用。查询操作通常保存在系统中，这将有助于创建报价，以解决客户对公司的产品和服务的任何顾虑。基于对库存的查询和评估，企业能够为客户制定报价，尤其是在订购商品或服务之后。在报价之后，公司可以使用SAP系统来开发销售订单，开发销售订单时使用的一些文件和活动包括与公司的客户联系、现有协议和向客户提供的报价。SAP系统会自动生成电子化的销售订单，然后发送给客户。销售订单通常包含处理客户请求所需的各种有用信息，这些信息包括交货时间表、装运点、信用额度检查、定价和可用性检查。

■ 系统信息的外部使用

在外部，利益相关者，如法律部门、银行、审计师、股东、保险、税务机关、媒体和财务分析师通常需要此类信息，这最终会促进实体企业的顺利运行。首先是关于企业外信息使用的第一个例子是税务机关。从一个企业记录的财务信息中，税务机关将能够评估和说明该公司应缴纳的税额。第二个例子是财务分析和潜在投资者。从各种财务报表中获得的财务信息用于分析实体企业的业绩。SAP系统对企业绩效的分析非常有用，尤其是当实体表现良好时。根据财务分析师的观点来分析企业的现况，也向投资者提供了关于公司前景和生存能力的充分信息。在这种情况下，可能会帮助投资者做出明智的投资决策。第三个例子是银行和其他贷款人。银行或贷款机构通常需要财务信息以及实体的信用评级信息，以便向公司提供信贷。一般来说企业都需要负债形式的信贷，以便能够满足企业现有资产无法满足的其他特定需求。然而，获得此类信贷服务或贷款需要较高的信用评级或价值。

以上对SAP系统进行了评估和讨论，并将其应用于企业的财务和会计目的。本文阐述了SAP系统是实体企业用来记录财务和会计事务的软件。许多模块在SAP系统中都是不可缺少的，这些模块包括财务会计、控制、物料管理以及销售和分销模块。从讨论中可以看出，在不同的使用模块中，均由不同的工作人员负责在SAP系统中输入数据和信息。同时还对银行或外部机构贷款的概念、使用情况和银行外部信息进行了讨论。在许多企业中SAP系统已经成为会计框架内必不可少的软件。