提升人社系统档案管理质量与标准化水平的策略探讨

徐光德

摘要：人社系统的各项工作开展，是以档案管理为基本依据的，所以要想保证人社系统的社会治理与服务质量，就必须要首先重视并切实做好档案管理工作，提升人社系统档案管理质量与标准化水平。本文基于作者自身的实际工作经验与学习认识，首先介绍了提升人社系统档案管理质量与标准化水平的必要性，然后分析了当前人社系统档案管理存在的问题与不足，最后主要就如何提升人社系统档案管理质量与标准化水平，提出了部分探讨性建议，以期能为相关的工作实践提供参考。

关键词：人社系统;档案管理;质量;标准化水平

在当前全新的社会治理、服务及建设背景下，我们应当将人社系统的档案管理工作作为一项关键课题，积极加强研究、探讨与实践，一方面要深入、客观认识到提升人社系统档案管理质量与标准化水平的必要性，和当前人社系统档案管理存在的问题与不足，另一方面更要采取科学、合理的工作策略，切实提高档案管理的质量与标准化水平，这样才能更好的促进人社系统各项社会治理及服务工作开展，推动社会的建设、发展。

一、提升人社系统档案管理质量与标准化水平的必要性

人社系统即人力资源和社会保障部门，这是我国社会治理与服务体系当中最为重要的单位之一，其紧紧关系着社会人才的培养、规划、就业，以及社会保障制度的推进和落实等各项关键性社会工作，对社会的建设发展，以及群众的民生水平，均具有直接的影响。从实践的角度来看，人社系统各项社会治理、社会服务工作的开展，均是以档案管理为基本依据的，如社会人才的教育、培训及职业技能资料档案，个人的工作履历、劳动关系及社会保障、社会福利资料档案等等，不一而足。简而言之，人社系统的所有工作内容，都是在围绕这些资料档案在运转。

当前，随着社会人口数量的增多，以及社会各个方面管理工作的日趋严格，人社系统档案管理工作需要处理的档案信息数量也越来越多，而且信息内容越来越琐碎、越来越复杂，这就容易在档案的收集、整理、编撰和保管、开发、利用中，出现各种疏漏，如档案信息不规范、不完整、不明确，甚至是完全缺失等等。这就会给人社系统社会治理、社会服务工作的开展，带来非常大的阻碍，最重要的是会给群众带来诸多的麻烦和不便，严重的话甚至会影响到社会的公平性[1]。为此，我们便需要采取更加科学、合理的工作策略，切实提高人社系统档案管理的质量与标准化水平，保证档案信息的规范、完整和明确，更好的发挥出档案管理的作用价值，促进人社系统各项社会治理及服务工作开展，对社会的建设、发展起到有力的推动作用。

二、当前人社系统档案管理存在的问题与不足

（一）档案管理中的立卷归档标准有待完善

如上所述，人社系统各项社会治理及社会服务工作的开展，均是围绕档案管理的，因此档案管理的质量，也就间接决定着人社系统的工作质量、工作成效。这里需要考虑到的一个问题是，档案的信息内容是否符合实际工作的需要，是否存在冗余等情况，如果收集保存了无用、重复的档案信息，是完全没有任何价值的，而且反而会增加档案管理的工作量，并对其他的相关工作造成干扰[2]。在现目前的人社系统档案管理工作中，便或多或少存在着上诉情况，这主要是因为立卷归档标准还不够完善所导致的，这给后期的诸多工作带来了负面的影响。

（二）档案管理中的各环节制度不健全

人社系统档案管理工作涉及到了一系列的流程、环节，如从档案信息的收集、整理、编撰到保管、开发、利用等等，其中任何一个环节都会影响到档案管理工作的质量与标准化水平，尤其是在档案信息量越来越大，信息内容越来越琐碎的情况下，各环节的工作稍有不慎就会出现疏漏，引发一系列的问题出现，而且在当时难以发觉，给后期的利用带来巨大难题。可当前人社系统档案管理各环节制度，还存在着不够健全的问题，对于一些具体的工作细节没有给出明确的规范、指导和约束，导致档案管理的随意性较大，质量和标准化水平明显降低。

（三）档案管理中的信息化技术标准不统一

信息化技术在现目前的人社系统档案管理中，已经得到了广泛的应用，这一成果是值得认可和肯定的，因为在信息化技术的帮助下，人社系统档案管理的效率大大提升，人的劳动力投入也明显降低，减轻了人的工作压力，而且其能够帮助我们自动进行一些档案管理的错误检测与修整，提高了档案管理的质量。不过人社系统档案是需要在整个社会中得到共享和应用的，因此其需要考虑到与其他单位的系统兼容性，这样才能将档案的价值最大化的发挥出来，为群众减省不必要的麻烦和不便[3]。但当前人社系统与相关单位的档案管理信息化技术标准还并不统一，阻碍了档案的共享和应用。

（四）档案管理中的人员素质能力需强化

不论是档案管理工作的质量，还是档案管理工作的标准化，其最核心的影响因素，始终在于工作人员。而现目前人社系统档案管理中，相关工作人员的素质能力还较低，不足以胜任质量与标准要求越来越高的档案管理重任，因而降低了档案管理的质量与标准化水平。

三、提升人社系统档案管理质量与标准化水平的策略

（一）对档案管理的立卷归档标准做出进一步完善

为了提高人社系统档案管理的质量与标准化水平，我们首先是需要根据当下人力资源及社会保障工作的实际需求，进一步完善立卷归档标准。如有效明确立卷归档的重点，针对各种文件、资源进行全面的区分，诸如各种文件资料本身在内容、形式等方面类似，必然需要针对相关问题实施系统的研究，避免档案管理存在重复、信息冗余的现象;其次，全面掌控立卷归档对应的时效性，必须要完成现行文件任务之后，才能够开展归档立卷操作，保障整个档案管理流程的规范性;最后，因为檔案材料完整与否会对档案最终的价值产生巨大的影响，同时案卷对应的立卷方法、装订质量同样至关重要，必须要严格按照规范的流程标准来协调立卷方法、案卷装订质量，确保立卷归档的质量和标准化水平[4]。

（二）健全档案管理中的各环节工作制度

全面、明确、细致的工作制度，是保证档案管理工作质量与标准化水平的前提条件，因为只有以制度作为指导、约束和依据，各个环节档案管理工作的开展，才可能得到规范，进而保证档案管理的质量与标准化水平。如在档案的收集、整理和编撰环节，必须要根据立卷归档标准，进一步明确档案信息的内容范围，以及内容编写、编撰的规范和格式要求，不能存在任何的随意性，一定要有模板作為参照和依据。这样才能使得档案的信息内容具有高度的完整性、可读性、可用性。再者就是在保管和调阅环节，一定要以《档案管理法》等法律、政策为基本依据，结合系统工作的现实情况，对相关权限给出明确的划分和要求，严格禁止档案的随意调阅，做好应有的保密工作。

（三）对档案管理中的信息化技术标准做出统一

为了促进人社系统档案的共享、利用，最大化的发挥出档案管理的作用价值，为群众提供便利。当前我们还应当对人社系统及相关单位的信息化技术标准做出统一，以《全国档案信息化建设实施纲要》为基本依据，结合单位自身的实际情况，制定符合自身发展的档案信息化建设制度，明确档案信息化建设的各项标准，注明档案工作人员的工作职责，明确信息化建设工作流程，确定与其相匹配的奖励惩罚和监督机制，使档案信息化建设的制度建设趋于完善，才能更好地保障其标准化管理。对于档案管理的信息化技术标准如档案的存储格式、传输格式等等，都需要保持统一，这样才能防止“异构问题”的出现，确保电子档案信息的规范性，使其能够得到更高效的传输、应用和管理。再者，在档案信息化管理的急性、安全性制度方面，我们也需要做出统一。电子档案依赖信息技术生成，因此必须采用先进的信息安全技术对电子档案全过程加强监控，为电子档案管理筑牢安全屏障。如可在档案管理系统内增设管理监视子系统，对电子档案的存取过程进行全程监管。在保证计算机系统安全运行方面，可采取安全检测和监控监测、防火墙技术、访问控制技术等手段。在保证数据安全方面，可采取加密技术、数字签名技术、文件备份与灾难恢复技术、防病毒技术等手段。

（四）加强对档案管理人员的素质能力培养

最后，在制度和技术得到标准化规范的前提下，我们还需要进一步加强对档案管理人员的素质能力培养，一方面要提高档案管理人员的责任意识、质量意识、标准意识，端正他们工作的思想态度、职业道德，使其可以更加严谨的对待自身工作。另一方面则要强化工作人员的业务能力，除了档案管理专业知识、技能，还有信息化技术、大数据技术等，这样才能使其能够更好的胜任自身工作，保证自身工作的质量与标准化水平。

四、结语

对人社系统的档案管理工作，我们必须要引起高度的关注与重视，因为这间接决定着人社系统的工作质量、工作成效，影响着社会治理、社会服务及群众民生水平。为此，我们必须要不断的提升人社系统档案管理质量与标准化水平，以更好的促进人社系统各项社会治理及服务工作开展，推动社会的建设、发展。

参考文献：

[1]关鑫鑫.浅析人力资源和社会保障部门档案管理工作[J].农民致富之友，2019（15）：215-216.

[2]贾延红.关于人力资源和社会保障部门档案管理新方法的探讨[J].兰台内外，2019（02）：71-72.

[3]李艳斐.简述流动人员人事档案管理主体的职责分工[J].办公室业务，2018（13）：147-148.

[4]梅英华.人力资源和社会保障部门档案管理工作的实践与认识[J].农家参谋，2017（20）：261-262.