企业文书档案实行现代化信息管理的措施探究

汪艳霞

摘 要：随着我国社会的进步与科技的发展，信息技术已经被广泛的应用于各个领域。目前，传统型的企业文书档案管理体系已经不能满足企业的发展需求，企业文书的档案管理系统迎来重要的改革时期，现代化的企业档案文书管理在逐渐地被推广使用。但是在实际应用过程中，部分企业对此缺乏足够的重视程度，企业内部缺少行之有效的管理方案及工作人员劳动量大、效率低等诸多问题亟待解决。本文将对现阶段我国企业文书档案的现代化管理做出简要探讨，分析其面对的问题并提出具体解决措施。

关键词：企业;文书档案;信息管理;措施

引 文

文书档案作为一个企业档案管理的主要内容之一，其关乎着企业能否保持健康发展。企业通过对系列文书档案的搜集整理及调看查阅实现对企业各重要数据的充分利用。随着企业的规模不断被扩大，文书数据的不断增多，传统的文档在员工的管理中存在着混乱。为切实提高企业文书档案管理工作的工作效果及质量，引入现代化信息管理技术势在必行。虽促进着企业的发展，但也暴露出诸多问题。

一、企业文书档案现代化信息管理内容

与传统的文书管理不同，档案现代化信息管理旨在于将内容实现数字化处理，将传统文书档案的内容以数字化的处理方式进行整理、收集及保存等，进而实现对文书档案的有效管理。

（一）数字化

在科技迅速发展的今天，若想对文书档案实现现代化信息管理，数字化是其基础。工作人员通过对数字化设备的熟练使用，将传统的纸质文件进行扫描备份。以传统的档案管理为基础，扫描备份文件来查询信息有助于提高企业的整体工作效率。目前部分较先进的公司已经将运用电子文书变成常态化，公司任何部门可在想要查询信息的第一时间获取到电子文书档案，快速便捷[1]。

（二）网络化

员工熟练应用网络技术，将现代化档案管理技术通过电子文档的形式进行综合分类管理，打破传统管理中长期存在的空间限制因素。與此同时，通过网络，企业文书档案可在公司内外进行便捷化的传输，其实时性得到强化。

（三）安全化

网络安全已成为所有互联网用户最为关注的问题，对于企业而言，必须保证信息管理的安全，避免出现企业内部核心机密外泄，造成企业在未来的发展中存在困难。

二、对企业文书档案进行现代化信息管理的分析

利用现代化的信息技术对传统的文书档案管理工作进行全面升级后，实现后续的数字化，大幅度提升管理的效率以及质量。在数字化及网络化技术的应用下，企业文书下达时间迅速，不再拘泥于空间的限制。此外，大大降低工作人员的工作强度，将档案进行电子化，减少了存贮档案的空间的同时，提升了查阅效率。与此同时，通过数据库的形式对纸质档案备份管理，在纸质问价丢失损坏后，可依据电子文件进行复原，并避免了数据永久性的丢失。虽然其有诸多的优点，在在实际应用的过程中，还存在着一系列问题，若不妥善处理，将对企业未来的发展产生严重影响[2]。

（一）档案管理安全要求高

黑客技术的日益发展，造成目前所谓的互联安全均是相对而言的，基于此原因，企业身处网络化的今天，其档案管理存在着极高的安全风险。同行业激烈的商业竞争，不排除部分企业为了谋取利益，采取恶劣的竞争手段威胁企业的文书档案管理。此外，虽然电子文件先对于纸质文件方便，但问价也易于被进行篡改，安全风险不容忽视。

（二）档案管理人员要求较高

传统的文书管理只要以纸质为主，未涉及过多的计算机技术，因此对人员的专业素质要求较低。然而对档案进行信息化管理首先需要员工具有一定的计算机基础，能够较好的运用计算机进行工作。此外，由于电子文件易发生更改，为比避免数据出现变更、泄露、丢失等问题的出现，企业在任用人员时需考验员工对公司的忠诚度，选择正确的人上岗。

三、企业文书档案实行现代化信息管理的应对措施

（一）对信息化系统进行内外网隔离

现阶段企业文书档案的管理普遍存在电在问价保密性差、外泄事故时常发生这一问题，为有效避免此类问题再次发生，可进行内外网隔离。企业在信息网络的内部网及外部网中设置隔离，保护企业网络的安全。企业首先在路由器上设置物理隔离，此层隔离可将已被屏蔽掉的IP地址进行过滤，随后选择可靠、安全性高的地址进入到信息化网络。其次第二层隔离为设置防火墙，防火墙实时监测系统是否遭遇网络攻击、对数据进行过滤、对访问进行各项管理等[3]。两层防护将有效的提升档案管理过程中的潜在安全隐患。

（二）提高管理人员的综合素质

对企业文书档案管理工作实现信息化管理需要工作人员强大的个人能力，企业为确保员工可平稳的实现工作的过渡，需加强对档案管理人员综合素质的培养。首先，企业领导需从改善企业硬件设施着手，在资金方面加大对硬件的投入及建设力度，升级硬件设施，满足现代化办公需要，为管理人员能营造出氛围良好的办公环境。企业只有对硬件进行大力的投入，购进先进设备，让员工有机会了解先进设备的使用，在不断练习后熟练的掌握，才能提高员工的专业技能。其次，组织管理人员进行学习，学习方式主要应以员工自学为主，企业培训为辅。企业可结合实际情况建立学习奖励制度，促使员工共形成时刻学习进步的思想，强化终身学习的理念。可定期组织考核，将员工的考核成绩例如员工的业绩考核之中，与员工的升迁、薪水等进行直接联系。一系列措施的根本目的即在于督促员工强化自身专业素质，紧跟时代发展步伐。最后，企业领导应集中商议如何如何加强企业内部各个部门间的相互在合作，通过进行部门间的交流了解各个部门的真实需求。运用现代化信息手段，加强档案管理人员获取信息的渠道，逐步提高员工自身素质，更好的服务于企业。

结束语

将信息化管理手段及管理理念科学合理的应用于文书档案管理工作之中，使企业文书档案管理工作更加标准规范化。企事业单位若想将各类文件信息进行充分的运用，必须重视我呢书与档案的管理。总而言之，虽然目前企业我呢书档案的信息化管理在实际的应用中存在着问题，但其必将成为历史的发展趋势。企业若想在行业内长期的存在立足，必须顺应时代的潮流，合理运用信息化技术，服务于企业，力争实现文书档案管理工作质的飞跃。

参考文献

[1] 董志敏.基于大数据背景中企业文书档案的信息化管理及利用分析[J].绿色环保建材，2017，02：13.

[2] 王居华.对铁路企业文书档案利用工作高效性的探讨[J].办公室业务，2018，08：133.

[3] 赵娜.煤矿企业文书档案管理的建设思路分析[J].内蒙古煤炭经济，2018，10：86+101.