科研机构后勤管理存在的问题及对策研究

刘高远

（山东大学 科学技术研究院，山东 济南）

近年来，随着我国市场经济体制改革的不断深入，高等院校和科研院所经历了蓬勃的发展，科研机构的后勤管理工作也逐渐系统与科学化。后勤工作的顺利进行是保障科研机构正常运行的重要条件，后勤工作人员为科研人员的研究和教学工作提供必要的服务与物质基础，对科研机构整体的学术水平和研究效率具有重大影响。所以，本研究从后勤工作的特点和现状进行分析，针对科研机构后勤管理存在的问题提出对策性建议，有效提升科研机构后勤部门工作的效率和水平。

一 后勤工作的职能

任何单位中，主要业务的正常开展都需要一定的物质和信息基础，而后勤部门的工作则是为整个单位提供必需的物质和信息，创造良好的工作环境。在科研机构中，这种关系变得更加明显，后勤工作开展的效率和水平有时会对科研成果产生巨大影响。与其他单位相比，后勤的大部分职能是相似的，但是由于工作内容的不同，科研单位的后勤职能又有所差异，其职能主要分为以下几种。

（一） 服务职能

在科研机构或者高校当中，后勤的主要职能依然是为单位的主要业务开展提供基础性服务。温馨整洁的工作环境是保证工作效率的基础，所以后勤的首要工作就是负责机构的卫生清理工作，保持干净高效的科研教学工作环境[1]。其次，科研机构的基础设施如桌椅板凳，电脑电话、网络线路等都是科研工作当中的辅助工具，这些硬件的正常使用情况直接影响到科研工作的效率，所以后勤工作同样承担机构内部的检修工作。此外，后勤工作人员的服务态度，也会直接影响到科研人员的工作心情和对单位的归属感。

（二） 安全职能

在科研机构中，后勤部门同时肩负着保障科研单位安全的职责。与其他单位中后勤部门的安全职能相比，科研机构后勤部门的安全职能主要分为三个方面：保证机构内部全体人员的生命安全、保证科研机构财产安全和保障科研机构科研隐私安全。保障机构内部人员的生命安全有两个方面，一个是科研机构工作过程中防止非法人员对本机构人员进行伤害，另一个就是对单位内消防安全等设备进行定期的安全检查，保证基础设施的正常运行。科研机构中往往会存在比较贵重的设备等，后勤部门应密切关注外来人员，警惕单位财产的流失。与其他单位不同，科研工作的保密性对于工作人员的工作内容来说是十分重要的，所以后勤部门还要与安全部门加强合作，配合部分保密性工作的开展[2]。

（三） 形象职能

一般来说，科研机构的外在形象主要来自于科研团队的科研水平和科研成果，其次也来自于科研单位设备与硬件设施的先进水平。与硬件设施相对应的就是机构的软件，包括行政能力和管理水平。后勤部门对科研机构形象的影响表现在后勤工作人员的素质、对科研机构环境的清扫、食堂环境及饭菜的质量等等，这些不仅仅体现后勤服务职能的水平，更体现着科研机构的外在形象，间接影响着科研机构对人才和投资的吸引。

（四） 教育职能

不同于其他单位，科研机构的后勤工作还涉及到教育职能。后勤管理部门作为为科研院所从事科研与教学工作提供服务与支持的部门，在管理上，同样遵循科研机构培养人才的宗旨。在科研机构中，后勤部门不仅为高校师生提供良好的学习工作环境，还潜移默化地对学生进行着人格教育，这是科研机构后勤部门与其他单位后勤部门区别最大的地方。

（五） 保障职能

实验器材、实验环境是科研工作必不可少的物质保障，而后勤部门是这些物资条件的直接提供者，充分的物资保障是科研工作顺利开展的前提。如果科研条件没有得到充分的保障，则科研人员的思维和心情就会受到负面影响，不仅会影响到科研人员的灵感，还会降低项目的进展速度[3]。因此，在科研机构中，后勤部门提供物质基础的保障职能是必不可少的，会对整个科研项目进展和成果的优劣间接产生影响。此外，后勤部门工作人员的工作态度是科研机构整体人文环境的重要组成部分。

二 后勤工作的特点

（一） 协调性

后勤工作是为科研工作者提供服务与方便的，要做好服务工作，就需要后勤工作人员耐心、热情，与科研人员进行良好地沟通，这样才能更好地得到科研人员的理解与支持。在使用机构内部基础设施时，科研人员应当自觉遵守社会公德，爱护机构内部的设备，如做到节约用水用电、及时报修等。只有科研人员与后勤人员互相尊重劳动成果，才能共同推进科研机构的发展。

（二） 时效性

由于工作内容，后勤工作经常会遇到某些突发性的事件，比如管道破裂、灯泡损坏、电脑维修等等，这些工作具有不确定性，且对工作效率要求较高，一旦收到消息需要尽快进行维修，以保障科研人员工作的正常进行。所以后勤工作需要很强的时间观念，工作必须科学、及时。

（三） 琐碎性

在科研机构内部，后勤工作的覆盖面较广，可以说工作内容全面而繁杂。同时，工作项目全面的另一面就是工作具有琐碎性。从草坪绿化卫生到设施的维护维修，从原料采购到垃圾的处理，从水电安全到车辆的使用，所有科研人员享受的便利背后，都是后勤人员需要做的工作。无数细枝末节汇总起来，就是研究机构的管理水平形象，所以后勤的每一件小事都不能忽视。

三 后勤管理工作存在的主要问题

（一） 后勤人员综合业务素质有待提高

从研究机构统计数据来看，后勤工作人员普遍年龄较大，学历较低，招聘的也往往不是专业技术人才，综合业务能力和素质较低。这些后勤工作人员往往是工作在第一线的老员工，他们大多在工作岗位上工作了几十年，锻炼出一技之长，熟悉自己业务范围内的工作任务，但是他们普遍文化水平有待提高，很难适应现在科研机构快速发展的模式。因此，在统计意义上，现在科研单位的后勤工作人员在管理水平、文化素质等方面还是比较薄弱的。

（二） 后勤人员工资待遇有待提高

科研机构的主要工作是进行科研和教学任务，因此随着国家和社会对科研工作的逐渐重视，科研单位对管理部门和科研部门工作人员的工资待遇进行了调整，科研人员的薪酬占科研单位资金的比例越来越大。相比之下，科研机构对后勤工作人员的关注则很低，忽视了后勤人员待遇的同步提升。后勤人员工资待遇长期滞后于科研机构的发展水平，使得后勤部门的工作人员失去对工作的积极性和对工作单位的归属感，丧失工作热情，工作质量明显下降。这种工作状态长此以往下去，低水平的后勤服务工作必将会对科研单位的其他工作产生影响，如在承担学术会议时降低科研机构整体风貌，不利于单位的竞争力发展[4]。

（三） 后勤人员服务意识有待提高

由于后勤工作内容的原因，部分后勤工作人员和后勤管理者会认为在科研单位中“低人一等”，因此对工作单位的归属感没有其他部门工作人员强烈，所以对工作也采取被动接受的方式开展，领导让做什么就做什么，没有交代的工作就不做。比如在工作单位内见到基础设施的损坏，如果没有人报修，则采取无视的态度。此外，上文提到后勤工作具有时效性，然而依然存在某些后勤人员接到报修电话后，能拖就拖，而不是及时检修，这种消极的服务意识给科研机构的其他部门带来很多不便。

（四） 后勤人员精简程度有待提高

我国大部分科研机构都是非营利性单位，因此受计划经济时期“大而全”思想的影响很大，后勤部门招聘的人员设计方向广泛。同时现在各科研单位依靠家属关系入职的人员，部分由于学历限制只能任职后勤部门，造成后勤部门人员过剩，工作效率整体低下。后勤人员规模过大会造成科研单位的经济负担加重，占用机构内部资金，减缓科研机构的发展脚步；同时后勤人员过多，使得人均工资与福利提升较小，不利于后勤人员的工作积极性[5]。

四 后勤管理应遵循的主要原则

（一） 坚持以支持科学研究为本

科研机构后勤部门管理工作的开展，必须紧紧围绕科研项目进行。科研机构后勤部门的管理模式所涉及的制定工作目标、配置管理人员、定位工作职能等方面，都是为了科研项目的顺利进行而制定的。同时，为科研人员提供健康的生活、工作条件也是后勤部门职责所在。

（二） 坚持服务导向

科研机构后勤管理模式从后勤管理目标的确定，到后勤管理理念的形成，都需要服务导向贯穿后勤管理工作的始终，如此才可以保证科研机构后勤管理目标的达成，为科研人员搭建更加贴心、高效的服务平台，使得后勤部门成为更加完善的服务整体。

（三） 坚持高效精简的管理机制

科研机构后勤部门的工作主旨是为科研人员提供“一站式”的后勤标准化服务，因此科研机构的后勤组织结构应当采取尽量扁平化的模式，最大限度地缩减管理层级，拓展管理幅度，使得信息传递更加顺畅，工作进展更加高效。

五 提高后勤管理水平的建议

（一） 提高对后勤部门的重视程度

科研机构对高层次人才的引进十分重视，因为科学带头人可以带领单位快速发展。相比之下，后勤部门的管理则比较薄弱，要想提升后勤部门的工作水平，首先就是加强科研机构各层级对后勤部门的重视[6]。一要加强对后勤部门管理人员招聘、选拔和提高的重视，只有具备丰富的管理经验的人，才能够担任后勤部门的整体管理工作，并有能力将后勤工作开展的井井有条。二是要将后勤部门管理人员的工资待遇与业绩考核联系起来，建立奖惩机制，只有将福利待遇与工作水平挂钩，管理人员才有更大的积极性投入工作。三是单位内各部门要给予后勤工作人员充分的尊重，尊重后勤人员的劳动成果，让他们了解到其工作是科研工作顺利开展的保证。四是要重视后勤部门内部人员之间的团结与凝聚力，重视后勤工作人员与其他部门工作人员的和谐关系，和谐的工作氛围对各部门人员工作的积极性都是必不可少的[7]。

明确科研机构后勤管理工作的管理理念，首先，在工作运行过程中施行精细化管理，充分结合科研机构的文化背景，从基础性后勤部门管理工作切入，从整体上分析科研机构后勤管理工作的特点，并据此进行分段式精细化后勤管理工作。遵循从上往下的顺序推行管理模式，提升管理工作的自觉性。同时，引导和培养后勤管理人员形成服务广大科研人员、提升精细化管理水平的意识。加大精细化管理的宣传力度，使精细化管理理念深入后勤管理人员的心中，督促后勤工作人员认真工作，积极服务。

（二） 加强后勤队伍建设

加强后勤队伍建设，要坚持“以人为本”的指导思想，充分激发和调动工作人员的主动性、积极性与创造性，提高集体效能。队伍建设致力于个人与集体的互相促进，协同发展。加强后勤队伍建设的原则就是注重个人的能力与责任，同时培养团队的合作能力与集体意识，培养后勤职工爱岗敬业和主人公意识。加强后勤队伍建设，一要建立人力资源管理长效机制，严格把控用人关，将单位内有管理经验的人调入后勤队伍，或者根据岗位需求面向社会招聘人才，做到后勤工作有传承。二要实现对后勤队伍管理中有关怀，关怀中促管理，从而实现优化后勤队伍，提高后勤队伍工作效能的目的。同时，临时工或者外聘兼职是后勤队伍建设的有益补充，由于后勤工作的琐碎性和实效性，要求后勤职工比较全面，但是某些工作任务量很小且具有偶发性，全职的工作人员会造成资源浪费，所以聘用临时工或者其他单位的兼职，可以在保障工作任务的同时，减少运营成本。

飞速发展的现代社会对后勤单位提出了更高的要求，科研单位中的后勤部门更是如此。如今的后勤单位不仅要求后勤工作人员拥有自己职责以内的职业技能，还需要拥有创新意识和开拓勇气。因此，科研机构不仅要关注后勤单位的建设，还要关注后勤队伍的潜力培养，让他们不仅仅安于完成工作，还要有为单位创新开拓的勇气和积极性。这样，才能培养出一支能力强、思维新的新型后勤队伍[8]。

（三） 提升后勤人员的综合素质

提升后勤部门工作人员的综合素质主要通过思想教育和业务培训两个方面进行。首先对于思想教育，要提前对工作人员进行必要的了解，包括心理状况、工作态度等，然后针对调查结果，有针对性地进行思想教育，提升其工作态度与服务水平。思想教育还包括职业道德教育，由于科研机构的特殊性，部分工作需要一定的保密性，同时部分科研设备十分贵重，因此后勤工作人员的认真程度直接关系到科研机构的利益。因此，科研机构的后勤人员不仅仅是为科研人员提供服务，更是一种合作式关系，其工作是十分有价值的。此外，后勤人员应当具备优质的业务能力和服务技能，所以定期的业务培训也是必要的。

在后勤管理工作中，要不断督促后勤工作人员建立认真严谨的工作作风，提升科研机构后勤管理队伍的凝聚力和团结协作意识。同时，后勤管理人员也要不断提升自身的执行力，研究工作任务的分配与开展情况，综合考量工作人员的压力承受能力，根据工作质量与进展随时调整工作安排，从而不断提升科研机构后勤管理工作的效率与质量。

（四） 完善规章制度

后勤管理工作是一种事务性比较强的工作，具有不断重复的特点，所以工作人员经常会产生一种将工作“完成”而非“完美”的心态，这会使得工作人员无法平心静气地完成工作，从而处理问题无法考虑全面。同时由于后勤工作的琐碎性特征，防止工作中出现纰漏，所以制定和完善规章制度显得尤为重要。后勤管理人员应当根据科研机构的实际情况，制订原料设备采购、仓库出入登记、水电安全使用、轮班轮休等各项规章制度，明确岗位职责，规范业务流程，控制工作环节可能出现的风险。加强监督机制，确保后勤资金规范使用，确保后勤工作规范化。同时，随着改革的不断深入，后勤的规章制度也不能一成不变，而要随着工作需要不断完善发展。如将单位公车承包给驾驶员，包括工资、维修、用油等，可以大大提高驾驶员的服务热情，同时又可以压低用车成本，达到单位与职工收入双赢的目的。

除了完善管理的规章制度，也要完善后勤内部的激励机制。为后勤工作的开展提供便利的工作环境和条件，加强科研机构和后勤部门内部的交流与沟通，确保在日常的后勤工作中，实现工作任务的量化，提升后勤管理人员的执行力。同时，在推进后勤精细化管理的过程中，要结合科研机构具体情况，建立科学的内部激励机制，切实实现奖惩分明。对工作成绩突出或者做出特别贡献的工作人员，应当通过一定的物质奖励、精神鼓励和职位晋升进行嘉奖，以激发后勤部门工作人员的工作积极性和创造性。

（五） 创新后勤管理平台

随着物联网和5G技术的逐渐普及，后勤管理也应创新思路，推动科研机构后勤管理信息化。以往后勤与物业等工作人员与科研人员和学生的信息交流主要在线下进行，效率低下，也无法将消息第一时间通知到每个人。互联网具备实时便捷的特点，在信息的发送、收集和反馈方面具有很大的优势。在互联网高速发展的时代下，后勤工作也应该紧跟时代潮流，充分利用新媒体技术和互联网技术建立后勤管理平台，例如后勤管理部门创建专门的微信公众号进行服务信息的及时推送、设施检修的报送和相关需求的调查、失物招领与意见反馈等工作。随着后勤管理信息化水平不断提升，可以建立后勤管理的数据库，后续工作利用后勤工作不断积累的数据进行大数据分析，为后勤各项工作进行分析与预测，并为工作方法的改进提供依据，进而提升后勤工作的效率与认可度。

六 结语

综上所述，科研机构的后勤工作与机构的科研水平和整体风貌息息相关，随着科研院所学术水平的发展，科研机构后勤管理发展速度也在不断加快。同时，科研机构当中后勤职能的充分发挥，也为科研环境的优化提供必不可少的保障，从而吸引更多高层次人才的加入，以促进科研机构的持续发展。因此科研机构应当加强对后勤工作的重视，提升后勤人员的综合素质，加强后勤队伍建设，完善后勤工作的规章制度，充分运用互联网和新媒体技术，提升后勤工作整体水平。