加快社会养老保险档案管理信息化建设的措施

田莉

摘  要：社会养老保险在社会福利保障中占据重要位置，随着信息化技术的不断发展，在进行社会养老保险档案管理时，可以借助信息化技术建立专门的信息化档案管理平台，利用该平台来为工作人员减轻工作负担，而且信息化档案管理平台的成熟性和完善性都比较高。基于档案管理信息化建设的重要性，本文对当前社会养老保险档案管理工作中存在的问题进行了详细分析，并提出了对社会养老保险档案管理进行信息化建设的相关措施，以供相关人员参考。

关键词：社会养老保险;信息化;档案管理

引言

社会养老保险的不断推行，让社会养老保险的档案数量越来越多，进而增加了档案管理难度，将信息化技术应用在社会养老保险档案管理工作中可以有效解决档案管理中存在的各种问题，提高档案管理效率。社会养老保险档案管理涉及很多层次，而且对专业性有着很高要求，如果只是进行书面记录显然已经不能满足日益发展的社会养老保险要求，实现社会养老保险档案管理信息化，既可以让工作人员的工作效率得到提升，还能作为进行社会养老保险相关决策的依据。

一、当前社会养老保险档案管理信息化建设中的若干问题

（一）对档案管理工作的重要性认识不足

当前的档案管理工作大部分还是采用传统的人工管理模式，再加上有些管理人员对档案管理工作的重要性认识不足，没有深入了解档案管理的重要意义，因此导致档案管理工作不能发挥出应有效用。借助计算机进行的档案管理和传统人工的档案管理模式有着很大差异，出于对陌生管理方法的抗拒心理，有些管理人员就会阻碍档案管理应用信息化技术。

（二）信息化建设中存在很多问题

档案的本质就是原始记录，同时这也是档案的根本属性。对档案管理进行信息化建设，让档案起草、修改和印发等程序都能在计算机上完成，档案资料由原来的纸质文件变为了电子档案，虽然电子档案可以为档案复制和修改提供便利，但是由于不再具有原始记录本质，很多人对电子档案是否可以作为呈堂证供提出了异议。

（三）缺乏档案管理人才

档案管理工作离不开人才的支持，管理人才是确保档案管理工作可以顺利进行的关键。然而现在懂得档案知识和信息化技术的人才十分缺乏，再加上没有专门培养档案管理人才的规划，因此十分缺少进行系统开发和维护的技术人才。

（四）电子档案存在被窃取和伪造的危险

电子档案具有的容易修改和复制的缺点，让电子档案很容易在保存和传输中出现被不法分子窃取和伪造的问题，尤其是那些高度机密档案的窃取和伪造情况更是严重。而且，档案信息化对计算机软硬件有着很高要求，对载体寿命也有着一定要求。

二、加快社会养老保险人事档案管理的信息化建设措施

（一）改变档案管理模式

传统的档案大多都是纸质的，通过人工来对档案进行收集、鉴别、编制和统计。档案管理是一项工作量非常巨大的工作，而且涉及很多步骤。由于档案管理人员精力不足，因此不能有效提取已经被封存的档案资料信息，也不能对这些档案信息进行加工处理，致使这些已经被封存的档案资料只能当做闲置和废弃物品。现代管理技术和计算机网络技术的不断发展，为社会养老保险档案管理实现信息化创造了条件，而且给档案管理工作带来了新的挑战。档案管理信息化建设的重点就是将传统的实体档案管理向数字化记录管理进行转化，通过将不同的档案转化为数字信息，可以实现档案信息资源的统一管理，让档案信息资源的价值得到充分发挥和提升。

（二）将档案管理实现数字化

信息资源数字化是进行档案管理信息化建设的基础保障，同时，还是保护档案原件的重要措施。档案数字化需要借助先进的信息技术来处理各种不同的物质载体，促使这些物质载体形式发生改变，最终变为数字化形式，为了给档案管理提供便利，还需要建立专门的数据库。档案管理信息化并不是要取消传统的档案管理，而是要让两者之间形成互补和共存关系。在进行档案管理信息化建设时，应坚持规范化和标准化原则，同时这也是判断档案管理是否具备现代性的重要标准。此外，还要按照国家标准管理要求对社会养老保险档案管理进行信息化建设，并結合其具有的发展特点和实际需求对档案管理工作进行改进，让档案内部管理能够满足相关标准管理要求。为了让数据库目录具备较高的实际操作性，需要根据国家标准规范要求来设计数据库文件目录。

（三）实现档案管理信息化建设

让信息在良好信息基础设施保障下实现最大利用和促使信息得到最大限度公开就是进行信息化建设的主要目标，该目标对档案管理信息化建设具有十分重要的社会意义。档案管理信息化建设需要经过漫长的过程，在这个过程中档案管理应用程度会不断发生变化，信息技术水平也会越来越高，基于此，应不断调整信息化建设阶段性目标。在进行档案管理信息化建设中，相关人员应从长远出发，并充分考虑当前现状，对档案馆信息化建设中存在的各种问题进行及时解决、

（四）加大信息技术人才培养力度

档案管理人员的综合素质会对档案管理信息化建设产生重要影响。档案管理人员在连接档案信息资源和用户之间充当着纽带和桥梁作用，档案网络化和信息化建设都需要高素质人才的支持。因此，管理人员应积极掌握更多更先进的管理知识，将自己掌握的管理知识应用在电子档案分类和归档工作中。同时，为了满足档案管理信息化建设需求，还要让档案管理人员学习档案信息化知识和计算机操作技能，提高他们的业务水准和知识结构，为档案管理信息化建设提供人才保障。档案管理人员如果不能熟练的对档案信息现代化进行管理，也就不能适应档案管理信息化建设的不断发展，而且在进行档案网络化和信息化建设时，工作效率较低，服务质量较差。基于此，既要给档案管理部门配置专业的计算机人才，还要积极组织管理人员进行信息技术培训，让他们掌握更多的电子文化管理知识，从而可以对电子文件进行归档和管理。

结语

总而言之，对社会养老保险档案管理进行信息化建设是顺应信息时代发展的表现，也是社会发展的要求。因此，相关部门应改变传统的人工档案管理模式，将人工管理模式转化为先进的数字化形式，通过加大计算机人才引进力度和管理人员培训力度，让档案管理快速的向信息化方向发展，为社会养老保险实现信息化创造条件。

参考文献

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[2] 章朝云.养老保险档案电子信息化建设的具体方式与实践意义研究[J].中国管理信息化，2019，22（14）：178-179.