浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用

闫素丽

摘 要：随着档案信息的迅速增长，档案量和档案价值逐渐增加，资源的利用程度反应出一个国家和地区的实力。而档案作为一种历史记录形式，在未来的发展中具有不可估量的价值。因此，档案主管部门应大力开展传统载体档案的数字化工作，完善档案信息管理体系，实现档案数字信息资源的合理开发利用，加快档案的数字化步伐。部分网站建设公司通过互联网技术以网站的形式共享档案信息资源，极大的方便了档案的查询和管理，具有极其重要的现实意义。本文将分析档案数字化建设与档案资源服务的意义和现状，进而探讨其应对策略。

关键词：档案;数字化;服务

众所周知，檔案作为一种信息的载体，是国家信息资源的重要组成部分，并在社会中发挥着资源价值。然而，在社会的不断发展中，档案信息资源也在迅速增长，传统的档案管理方法在档案的收集、保存和利用等方面的力量薄弱。尤其对于国家单位来说，正是由于单位本身具有组织庞大、下属单位多、层次复杂、下属单位分散等特点，传统的档案管理降低了相关部门的工作效率。针对目前存在的一系列问题，档案数字化建设作为一种新事物，与传统管理相比，在优化档案管理、资源利用率等方面发挥其优势，并推动着档案数字化的进程。

1 档案数字化建设与档案资源服务的意义

1.1 优化档案管理模式，培养高技术能力人才

随着信息数字化在社会各个领域的发展，档案资料已从原来的纯纸质资料向多元化方向发展，节省了存储空间，缓解了仓库的压力。纸质档案进行数字化处理，大大提高检索速度，使得档案的调动和使用不再局限。从而，在转变档案数字化的过程中，对工作人员的要求逐渐提高，因此需要相关单位及时的更新信息化的专业知识，使工作人员能够迅速掌握电子档案管理技能。档案数字化建设在一定程度上解决人才短缺问题，并且在培训中提高了工作人员的服务能力，使得档案数字建设团队进一步优化。

1.2 推进现代管理技术，提高工作效率

档案信息在各个方面积累了丰富而大量的知识，这就给档案的整理和编辑工作带来了极大的困难。无论是公共服务机构还是社会公众对档案信息的需求越来越强烈，都要求提高其工作效率，客观上要求档案馆加快信息化进程，充分发挥档案信息更广泛的社会服务价值。而档案数字化在保证文档完整的前提上，还可以做好档案的归档工作，使文件不积压，使档案管理人员从繁重的档案工作中有空闲时间，为档案特色服务的发展创造条件。

2 档案数字化建设与档案资源的服务的现状

2.1 档案管理缺乏完整的体系

在数字化方案的实施过程中，部分部门档案员都是兼职的，相关人员档案意识不强，对档案工作重视不够，对资料的收集、整理和归档不重视，数字化不能做到完整、准确、规范，质量得不到保证。在实际工作中，在数据归档方面并没有调查记录，或者没有发布清单，这影响了档案组卷建设的规范化，导致档案使用价值降低。然而，这些问题的根源在于文件信息化建设过程中的技术规范和数据质量控制没有明确，脱离实际要求，降低了文档管理数字化的工作效率。

2.2 档案馆存储容量不足，数字化规模小

目前，我国档案馆的数量随着社会发展的加快而增加，档案馆的存储容量无法进一步接收大量的档案信息。档案馆的档案收集和保存工作对于本单位在日常管理和业务经营过程中形成的档案资料来说，存在数量有限、载体单一的问题。因此，只有当数字化扫描仪才能更好的完成档案的信息收集，数字化成档有较少人力和物力资源，影响了档案数字化建设进程。

2.3 资金缺乏，设备落后

近年来，在档案数字化方面取得了一些成绩，但随着收藏量的增加，全国档案数字化的压力仍然很大。由于缺乏资金，很难扩大规模或加快进程，档案馆属于非营利性部门，档案管理往往不是重点工作单位，需要投入大量资金购买软硬件设备进行档案数字化建设。然而，部分单位无法购买档案管理软件，无法完成目录检索，更谈不上整体数字化，其中在很大程度上影响了城市档案信息化建设进程。

2.4 档案管理人员综合素质低

档案信息化建设不仅需要数字信息化的技术人才，更需要精通业务的专业人才。但从事档案管理的工作人员的专业技能有待提高，对档案管理的方法缺少深入研究和创新，从而影响了相关档案的收集、整理和使用。同时，部门档案工作者认为自己的工作只是保管好档案，忽略了档案资源的服务和利用工作，影响了档案数字化的系统推进工作。许多因素导致现阶段档案信息从业人员的专业技能和思维方式与档案信息建设的要求不相适应，严重制约了档案信息的发展步伐，也影响了档案资源的合理利用与服务。

3 档案数字化建设与档案资源的服务利用的应对策略

3.1 建立一整套档案信息管理服务体系

档案信息化建设是一项长期而系统的综合性工程，需要在科学规划和实际需要的基础上逐步展开。各单位要明确建立考核制度，对工作人员进行定期考核评价，调动档案管理人员的工作积极性。各单位将把档案信息化建设纳入大数据产业发展总体规划，明确相关标准和规范，出台配套合理的政策和制度，积极引导档案事业从上到下健康有序发展水平。

另外，电子文件是非常重要的数字文件来源，各单位要结合实际，综合考虑得失，注重档案工作的特殊性，切实制定发展规划并分步实施，严格拒绝盲目、功利、碎片化的思想，避免重复劳动资源。相关单位要将安全保密填放在数字档案建设工作中的重要地位，确保档案信息的安全。

3.2 加强数字化档案人才建设

专业档案人员是档案信息化建设不可或缺的一部分，专业工作设备也是档案数字化建设过程中不可缺少的后备力量。因此，该单位应积极争取上级支持，进一步扩大档案的存储容量，更新一批集约化的书架、电脑、打印机、扫描仪等档案必备设施和设备，提高档案服务现代化水平。档案管理部门要建立专职人员长期培训机制，每年对在岗人员进行学习培训，注意将档案中的法律、法规和管理业务一起学习，从档案法规入手做好员工培训，进而落实好工作内容。

相关单位在争取组织和人事部门支持的同时，应主要考虑引进信息系统开发与维护和数据库操作与管理等人才，将人才引进条件作为一套固定、科学的工作内容设置体系，并采取合理的激励措施，为其提供广阔的阶段和良性的成长空间，满足档案资源数字建设的需要。

3.3 加强数字档案信息建设

除了硬件实现外，数字资源档案馆的需要建立专题信息库，关键是档案的数字化处理和编目数据库的建设。目前，一些地区已建立了土地利用总体规划、基本农田、土地整治、地名地址、城市地籍等信息库，并得到了很好的成效值得学习。另外，在部分网站上传和开放档案信息，向社会各界提供档案信息查询，展示地方经济建设成果、法制管理成果，合理开发利用档案资源。

4 结束语

信息技术的飞速发展为档案管理创新提供了最好的平台，国内外多家单位已提前依托网络力量，分别开展了内部文档管理、信息记录等档案数字化建设过程。根据目前形式来看，档案数字化是社会发展的必然趋势，各地区应积极响应，加快档案数字化建设步伐，落实好档案资源的服务和利用工作。

参考文献

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