研究企业档案数字化建设的现状及对策

摘 要：信息技术的飞速发展在一定程度上大大降低了各种工作的成本，这在企业档案数字化中也是如此。目前，许多企业已经认识到加快企业档案数字化的重要性，但在数字化建设的过程中仍面临软硬件配备不足和档案数字化系统与档案管理不兼容等问题。因此，本文在全面分析当前企业档案数字化的前提下，提出了一些加强企业档案数字化的对策和建议，希望可以为同行档案数字化建设提供可借鉴的意义。

关键词：企业;档案;数字化;现状;对策

随着国有企业信息化建设的快速发展，作为国有企业信息化建设重要组成部分的档案信息化建设也提上了议事日程。档案数字化是国有企业档案信息化的内容之一，开展档案数字化建设是当前国有企业档案部门的重要任务之一。这是实现档案工作规范化的重要举措，也是档案部门提升服务能力、拓宽服务领域的重要途径之一。笔者多年从事国有企业档案管理工作，在实践中发现国有企业档案数字化面临一些不容忽视的具体问题。本文对存在的问题进行了分析和探讨，并提出了相应的对策。

1 企业档案数字化建设的概况

1.1 档案数字化的基本内容

数字化档案馆的建设是指利用计算机技术、扫描技术、光学字符识别技术、数字摄影技术、音视频技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，将各种纸张、照片、音像、电影等传统媒体档案资源转化为数字档案信息，以数字形式存储，以网络形式相互连接，由计算机系统管理，形成有序的档案信息库结构，以便及时、准确、便捷地提供与利用相关，实现资源共享，这也是档案信息化建设的基本内容。对任何企业来说，档案数字化都意味着建立一个电子的档案管理系统，其基础是建立一个与企业有关的档案数据库，主要依靠电子信息技术。将传统纸面记录保存在档案管理数据库系统中，并进行计算机处理、分类和归纳，以提高整个系统的安全系数，使公司能够在该系统中及时实现搜索、发现和访问记录的功能。

1.2 档案数字化建设对企业发展的重要性

在互联网和电子商务的推动下，我们已经进入了大数据时代。在数据挖掘和云计算等技术的推动下，智能终端也得到了广泛应用，但是不可避免的是带来了更激烈的市场竞争和更大的企业运营压力。企业资源利用效率是评价企业经营效率的重要指标，因此利用电子计算机的数字化管理能力可以直接发挥相应的作用。

企业档案管理的数据化建设有三个主要优势：一是可以最大限度地利用企业档案，减少企业档案信息的支出，用办公自动化代替纸质管理;第二，企业档案资源可以与行业和社会共享，可以快速实现远程访问和信息传输，从而降低行业档案管理成本。第三，可以提高企业档案建设管理的准确性。在数字文件管理中，不需要手动搜索文件数据，减少了可能出现的错误，提高了企业文件管理的准确性与有效性。

2 国有企业档案数字化建设面临的主要问题

越来越多的公司自发地参与了该公司档案的数字化工作，认识到这项工作的重要性和必要性，并努力改变目前的档案管理做法，但总体而言，企业档案的数字化仍然是一个重大挑战，很多管理人员在发展建设的过程中容易出现问题，笔者将几个主要问题总结如下：

2.1 对档案数字化建设重视不够

档案数字化管理建设一方面可以提高检索效率。与传统的搜索方法相比，数字化档案只需要几分钟甚至更少的时间来搜索原始文件的扫描副本。另一方面，数字化文件可以封闭保存，没有特殊情况将不再使用，有利于保护原件。然而，在国有企业中，档案管理工作没有得到足够的重视，档案数字化滞后，导致国有企业档案成为一个被忽视的部门。责任心强的档案管理人员会在工作的过程中默默无闻，责任心弱的档案管理人员将会导致档案的积累，使得很多档案信息很难再被找到的，更不用说档案的信息化和数字化了。因此从根本上说，档案数字化、建设质量和建设进度关系到国有企业的重视程度。

2.2 不充分的硬件和软件受到严格限制

随着信息化建设的快速发展，国有企业档案管理部门配备了计算机和扫描仪设备。然而，这些设备有使用寿命。由于缺乏资金和其他原因，设备更新缓慢。旧计算机与档案管理软件的要求不匹配，导致软件运行缓慢甚至无法运行。扫描仪很旧，导致扫描图像不清晰。有些甚至没有专门的档案管理软件或档案管理软件不能及时更新。没有良好的档案数字化所必需的硬件和软件设备，国有企业的档案数字化就无法进行或进展缓慢。

2.3 文件管理系统与OA办公系统不兼容

目前各软件公司生产多种文件管理软件和OA办公软件，国有企业也根据自己的需要自行购买文件管理软件和OA办公软件，但是很多出现文件管理系统和OA办公系统不兼容的现象，不能依靠OA办公系统进行在线输入和查询等，结果导致数据也难以转换和共享。如果OA办公系统和文件管理系统不兼容，那么收发文件存档，仅在OA办公系统内下载，然后在一个输入文件管理系统中生成的电子文件仅由一个相应的导入文件软件组成，这非常耗时且效率低下，无法实现档案数字化管理预期的效果。

2.4 文件管理器质量不高，设备不足

文件管理人员素质的高低将会直接决定了国有企业文件管理水平的高低。随着办公自动化的普及，对文件管理器提出了新的要求，文件管理器除了传统的手动整理文件外，还需要使用最新的方法管理文件。但是在国有企业中，文件管理人员的素质很高，为了节约编制，也有利用秘书兼任文件管理工作的地方。专职人员少，文件工作大部分停留在手动管理阶段，不利于文件数字化工作的进行，这样的做法会严重影响文件数字化信息的安全管理，严重的可能会导致部分企业的档案信息被泄露，一旦企业的机密信息被非法分子利用，或者使用部分企业员工信息参与非法活动，都会导致企业和员工的信息甚至财产安全受到威胁，更别说企业档案的数字化构成了。

2.5 缺乏有效的技术指导

文件数字化工作是属于技术内容、操作规格高的工作，并且这类技术正处于探索和尝试阶段。在国有企业的档案数字化工作中，文件管理人员由于缺乏对扫描技术、扫描过程、扫描方法、颜色模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等方面的掌握和技术指导，使企业在最终数字化档案的过程中面临很多技术性的难题，行业企业档案数字化建设的同时需要不断更新技術，在这个过程建设中需要不同的技术支持，但是，许多传统企业在实现数字建设企业档案时，没有相应的技术人员作为后盾，不仅使档案数字化工作无法开展，而且还会使企业面临着巨大的安全问题。

3 加快企业档案数字化建设的对策

国有企业档案数字化建设是一个漫长而困难的课题，它的建设过程不仅需要企业单方面的意识重视，而且还需要技术支持，由于涉及的建设问题比较多，所以针对这些问题，笔者总结了一些问题对应的对策，主要有：

3.1 加强档案数字化领导

国有企业档案数字化建设的最终目的是提高国有企业的效率，提高领导决策和管理水平，利用档案数字化管理平台吗，提升企业整体的信息管理效率。国有企业要把档案数字化建设纳入领导议事日程，把档案数字化建设纳入国有企业信息化建设，作为国有企业信息化建设的重要因素。明确负责存档数字部署的负责人和文件管理负责人的责任，并支持物力、人力、财力等。在领导的支持下，档案数字化工作进行得更加顺利。

3.2 划拨更多专项资金，并提供足够的硬件和软件设施

数字化建设企业档案管理，需要企业配备数字化档案建设硬件载体，提供硬件支持。一是不断提高档案数字化建设系统和数据库的数字化处理能力;第二是配备专业电脑。为顺利实现档案数字化，国有企业应将数字化工作所需经费纳入国有企业预算，加大档案数字化专项资金的投入，为档案配备充足的计算机、扫描仪、防磁柜、光盘、移动硬盘、加湿除湿机、档案管理软件等設备，并根据需要进行更新，以充分满足档案数字化的需要。并且档案部门应多与领导沟通协商，争取在建设档案数字化管理过程方面的软硬件支持，确保档案数字化的顺利进行。

3.3 构建用于文件管理系统和OA办公室系统无缝对接的统一管理平台

随着办公自动化的普及，电子文件数量激增，建立统一的管理平台，文件管理系统和OA办公室系统的无缝对接至关重要。国有企业要实现文件集成，从文件转移到文件不需要数据转换和迁移，文件工作效率也要高，因此要增加国有企业的资金投入，文件部门要加强与软件制作部门的沟通，OA办公室系统和文件管理系统满足文件管理要求，文件系统和OA办公室系统的无缝对接。

3.4 加强人才队伍建设

人才队伍建设是档案数字化工作顺利开展的前提，必须加强。首先，人员支持。档案数字化需要大量工作，必须由足够的人员完成。如果有外包能力，可以邀请专业组织来完成。如果没有外包能力，内部潜力可以挖掘。可以从其他部门借调一些人员来帮助完成这项工作。还指派了一名计算机专业人员负责网络和数据库管理以及相关的业务工作。二是档案管理人员应加强学习，根据档案发展的需要不断提高专业技能，学会利用计算机网络和多媒体技术存储、检索和开发档案信息，积极参加相关档案知识培训，独立学习档案数字化的各项规章制度，深入学习内容并应用于实际操作，确保档案数字化的有效开展。

企业档案数字化是为了提高效率和节约费用。然而，如果档案的安全得不到保障，将会给企业增加更多的困难。因此，安全施工应作为基本保证。首先，我们要在整个工作过程中提高安全施工意识，使每个环节都能在安全的前提下进行。其次，有必要为档案数字化建立安全屏障，并在数据库上安装防火墙，使盗用信息的人无法进入。最后，在实现企业和行业间的信息共享时，应注意信息安全。

3.5 加强与档案管理部门的联系

为了更好地实现企业档案数字化建设挑战目标，需要参考，有参考，有规制，因此要规范企业档案数字化建设基准的构建。另一方面，管理人员要研究促进企业档案数字化建设的管理方法、运行规范、实施过程，为企业提供参考，减少企业探索带来的损失。另一方面，企业可以发挥学习能力，在国内外其他行业、企业的档案数字化建设中总结和调整经验，用于本公司企业。请地方政府积极访问，研究数字建设经验，专家亲自来对档案数字建设进行工作指导，教授文件数字化方面的专业知识，及时掌握数字工作方法。访问其他成功机构的文件数字化，吸取其他人已经掌握的经验和教训，可以减少迂回，提高生产力。

4 总结语

数字化施工企业档案管理将使企业提供更加便捷、规范、大规模的档案信息。另外，随着大数据时代的到来，企业必须依靠计算机、信息技术等手段来实现企业档案的综合管理，从而最终实现企业档案信息化、资源利用和数字化建设的目标。档案数字化是一项长期而复杂的任务，不可能一蹴而就。因此，在建设过程中，必须结合本单位的实际情况，从工作大局出发，从档案利用和综合考虑的需要出发，科学、合理、务实地制定档案数字化的近期和远期规划，只有这样才能保证档案的完整性和长期保存质量。

参考文献

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[4]关华.对企业档案数字化建设的分析和思考[J].办公室业务，2018（8）：179-179.

作者简介

叶晔（1988-），女，汉，江苏，大学本科，助理档案管理师，宝钢工程技术集团有限公司，研究方向：档案管理。