网络办公下档案工作的开展研究

单冰辙

摘 要：本文从做好调查研究、发现问题;针对矛盾，做出部署;围绕重点、精心组织;发现短板、突破瓶颈四个方面论述了网络办公下档案工作应对举措。

关键词：档案工作;应对;网络办公

习近平总书记指出：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”2020年初，复工复产有序开展，档案工作者也更加勇于担当、主动作为，积极提供档案信息资源为生产服务。

笔者所在的以勘测设计为主营业务的企业，把如下方面作为档案工作的切入点，在网络办公下国家档案局、各级地方部门的部署，围绕本单位的重点目标，统筹落实，做好档案管理和利用的相关工作，取得了卓有成效的成绩。

1 主动出击、做好调研

在特殊时期，档案工作为配合居家办公、远程办公的开展，档案人员通过网络、电话、微信、邮件等通讯方式，对单位内部各部门，各项目现场、业主单位开展调研，一线复工复产中对档案工作的新需求，从而有针对性的制定解决方案。经过调查发现急需解决的问题，主要集中于：

1）员工居家办公，档案信息网上查询、浏览、下载业务量激增，档案工作人员应接不暇。

2）本单位的产品发放工作职能由档案室负责办理，即把设计人员完成的图纸、文件加盖刻制有单位各项资质的印章后，打包邮寄到各个项目现场，在特殊期间此项工作受到很大影响，不能保证产品及时印制、发送、取件。

3）檔案现场办公存在人员聚集的风险，由于档案办公区域有限，前来办理归档、借阅、浏览、复制等的业务的需求者很难保持安全距离。

4）实体档案利用困难，一些业务如招投标工作，需要提供荣誉实物档案原件、合同原件等;车辆年检、报废等手续的办理也需要从档案室提取设备档案原件，由于实行的弹性工作时间和百分之五十工作人员到岗的现状给这些实物档案的利用造成了一定的影响。

5）产品不能及时归档。档案工作者可以从单位的生产管理系统里提取产品的电子版本，但是纸质版本需要生产人员预立卷后向档案部门归档。

2 针对问题，做出部署

针对上述问题，档案工作人员快速反应、积极应对。

在产品发行职能方面，档案工作人员坚持每天提前与相关设计部门、出版部门、EMS快递收件人员沟通联系，了解出版产品的数量及发行的特殊需求，确保每天印制的产品及时加盖印章，装箱邮寄。通过调研发现，有的设代现场如文登项目，每周只有一天可以提取快递，发行人员把此项目所有的产品集中于一天邮寄。丰宁项目部将产品集中自带，为了避免几十箱产品到项目现场不易清点的弊端，发行人员细致认真的在每箱产品的外包装上标识清楚批次、箱数、产品数量等信息。为了避免更多的人员接触，一些自营产品和原由项目部自行邮寄的产品、收发室负责邮寄的其他资料，档案室也主动承担过来，统一与EMS工作人员交接。2020年第一季度共发行产品图纸62168张，报告2450册，其他文件千余份。

关键时期应尽可能减少人员流动和档案的实体流动，档案管理人员充分利用电子档案管理系统的优势和特点，开展档案的远程归档及利用。对于不能进行及时归档的纸质产品，先在信息系统中采集电子版本归档登记，待条件允许时，再提请相关人员补充归档纸质文件。在档案利用方面，倡导远程查档。档案人员将远程查询的步骤、方式发布在院秘书群里，要求传达至每一名员工。对于员工提出的远程浏览、查询需求，及时给与电子版本的提供.在此期间负责档案归档及利用的档案工作人员人均处理网上咨询2千余次，为居家办公提供了方便。

在档案人力资源配置方面，由于部分员工离开本市，面对激增的业务量和特殊的办公要求，档案人员尽量克服困难。采用A、B角色轮流制上岗，上岗期间严格按照要求做好各项相关安全防护工作，确保业务的正常办理，档案工作职能的正常履行。

3 围绕重点、精心组织

在此期间，恰逢单位职称评定这项重点工作急需开展，参加各级职称评定的人员大约有百余人，每一位都需要上档案室查档、复制。为了避免大量人员集中办理归档、查询、调档、借阅、利用档案的现象，档案人员有序组织有需求的相关人员进行网上预约办理，采用定时、定点分散办公的方法，既保证了人员的安全，又完成业务的办理，确保职称评定工作的顺利开展。

除此以外，在部门领导的部署和档案室全体员工的共同努力下，档案工作职能中的其他业务如科技文献的管理;图书期刊、标准规范的采购、发放;档案办公区域及档案库房的安全管理、消杀防菌处理;借出、归还档案的紫外线消毒工作;待销产品的处理;涉密产品的申购业务;综合管理体系的文件修订工作均有条不紊地顺利进行。

4 发现短板、突破瓶颈

在网络办公的特殊情况下，档案工作者经历了挑战也发现了档案工作的新机遇，对于突破档案管理的瓶颈有了新的思路。下一步要把工作重点集中于打通电子档案管理系统的堵点，使档案办公系统与单位生产管理系统无缝连接。针对复工复产期间，档案信息检索和文件材料归档业务的激增，在线人数、业务复杂程度高于平时的状况，联合信息中心工作人员做好电子档案管理系统的超前运维，确保档案系统有效利用。并充分利用电子档案管理系统的主动推送功能，向档案利用者推送最新的档案信息。针对档案利用的重点，将频繁使用的档案信息形成专题档案数据库，编辑成档案编研材料，供利用者查询，以提高档案信息资源检索的速度和精准度。

近年来，随着本单位档案信息化、数字化取得长足的进展，存量档案数字化、增量档案电子化普及率逐年提高。档案资料的远程归档和档案信息资源的查询利用成为可能。这只是档案信息化、数字化高效的初步展示，其更大的作用将在以后的工作中逐步彰显。

参考文献

[1]赵昀.网络信息化在档案管理中的作用分析[J].中外企业家，2016（21）：197，199.