文书档案中“交叉文档”归档的相关探讨

陈小燕

摘 要：所谓“交叉文档”，即指由两个或两个以上部门联合发出的文书档案，同时，文件内容亦涉及多个部门的工作职责。在实际的归档管理工作中，“交叉文档”现象的主要存在于会议纪要、表彰文件、政策性文件之中，一般而言，上述类型文书内容涉及部门众多，面对“交叉文档”管理问题，唯有需加强归档管理力度，积极探索应对策略，方可切实增进文书档案管理效率，鉴于此，笔者结合工作经验，分析论述了增进“交叉文档”归档效率的相关措施，仅供参考。

关键词：文书档案;交叉文档;归档管理;策略探析

文书档案是企事业单位、团体、机关及其他社会组织在行政性管理活动中形成的各类载体文件材料，且具有较高保存价值。文书档案不仅是企事业单位管理体系的核心组成部分，亦是档案管理部门人员的重要工作内容，任何形式、部门的管理工作皆与文书档案息息相关，因此，文书档案的“立卷”与“归档”工作尤为重要，特别是针对实践管理中存在的“交叉文档”现象，更需予以足够重视。

1 文书档案中存在“交叉文档”的情境

一般而言，工作项目需多部门配合完成，且所涉及的部门在两个以上，即可将其作为“交叉文档”实施专业化管理，在实际档案管理工作中，以下情境中极易存在文档交叉现象，需予以足够重视，加强归纳管理工作的条理性与规范性：

1.1 政策性文件

所谓政策性文件，即指由党政组织、国家政权机关、其他社会政治集团为体现所代表阶层或阶级的意志，维护其利益，以标准、权威的形式对规定期限内工作实行方式、应达成的任务、需遵循的原则、要达成的目标划定具体措施和实施步骤的一类文件，一般而言，政策性文件所涉猎的部门较多，多由两个以上部门联合发文，因此，极易存在“交叉文档”，且在上级来文、规定文件中较为常见。以国家能源局、国家发展改革委于2020年5月18日联合发布的《国家发展改革委 国家能源局关于印发各省级行政区域2020年可再生能源电力消纳责任权重的通知》发改能源〔2020〕767号文件为例，此文件的实施不仅需要国家能源局配合下级机构落实、协调可再生能源的跨省跨区交易和并网消纳，还需国家发展改革委来执行跟踪监测工作，所以由国家能源局和国家发改委共同发文，属于政策性“交叉文档”。

1.2 规范性文件

所谓规范性文件，即指各组织、团体、机构负责制发且约束人们行为的一类文件。一般而言，规范性文件内设工作项目内容往往与多部门有关，文书管理过程中，亦存在一些“交叉文档”。在此过程中所需实施的文书管理工作，即指“交叉文档”管理，工作步骤与一般文书管理相比，更为复杂，极易由于“交叉”因素，降低管理效率，或发生错误归档现象。

1.3 会议纪要

会议纪要是记录者依据会议内容整理、加工后制作而出的一类介绍性、记叙性文件，主要涵盖了会议核心内容、主要精神及基本发言情况，具有语言精练、层次分明、概况准确、中心突出、目的明确、程序清楚等特征，一般而言，会议纪要主要分为研讨会纪要、协调会纪要、工作会纪要、办公会议纪要这四种类型，通常由行政部门与党委或两个以上部门联合发文。在文书档案管理过程中，存在一定文档“交叉”管理内容[1]。

2 增进“交叉文档”归档效率的具体措施

2.1 加强归档管理重视度

管理人员意识水平在一定程度上直接决定着“交叉文档”的归档管理效率，因此，档案管理者需加强归档管理重视度，尤其是在“交叉文档”归档管理中，更需注重增进自身专业水平。然而就目前来讲，我国诸多单位往往缺乏专业化的交叉文档归档管理人才队伍，相关归档管理者在专业素养、工作经验方面依然有很大发展空间，因此，为提升整体归档效率，相关部门就需加强归档管理重视度，广纳复合型档案管理人才的同时，积极组织业务培训活动，增进整体员工综合素养，并在此基础上，定期开展考核工作，逐步转变文书归档人員工作观念，有效激发其工作积极性，促使其以最佳的工作状态应对“交叉文档”管理问题，全面增进“交叉文档”归档效率。

2.2 增进档案收集质量

其一，确保档案收集齐全是我们做好归档工作的前提要素之一，在此基础上，确保档案质量，方可切实增进归档效率。收集的档案须具备一定保存价值，特别是反应重点工程、重要事件的档案，皆需严格依据工作流程进行收集，同时组织机构沿革、大事记、工作总结、部门会议纪要等也需收集整理，做到应归尽归。其二，档案内容收集需做到门类齐全[2]。丰富的档案内容从一定程度来讲亦是体现档案齐全性的要素之一，特别是在新时期发展背景下，多元化的档案门类十分重要。其三，加强鉴别，以防交叉重复。丰富的档案门类虽是档案管理工作的重要目标和希望，却并非指随心所欲、盲目追求无原则的“丰富”，因此，我们需在始终秉持理性管理的基础上，科学规范鉴别流程。在档案管理工作中，若不依据规范化的归档依据收集档案，往往会由此引发多处档案重复、档案交叉等问题，这不仅会无端增加档案室空间压力，还会增加档案鉴别环节工作量，不利于增进档案收集质量。因此，我们需树立科学的归档原则，精准鉴别档案质量，走出无原则归档误区，促使归档工作质量得到有效保障。

2.3 依据问题归档

“交叉文档”的归档工作看似复杂，但探究其根本归档要素可发现，交叉文档归档原则依然与普通文件类似，皆是依据问题来进行分类归档。交叉文档与普通文书档案的区别在于发文机关方面，普通文书档案仅由单个部门或机构发布档案文件，而交叉档案却涉及了诸多部门机构，给归档工作平添了诸多“干扰因素”，因此，唯有始终秉持按问题分类的归档原则，方可逐步看到交叉档案的归档本质所在，在去繁就简的同时，有效增进归档质量[3]。此外，交叉文档中，档案发文机关通常极具迷惑性，由于部分员工习惯依据发文机关执行归档工作，因此，极易影响归档效率，基于此，我们仅需切实关注文件本质内容，依据问题归档，即可准确找到文书归口。

2.4 增进部门间配合效率

“交叉文书档案”中所涉及的档案信息多源自于性质不同的各个部门，因此，若想增进归档效率，归档人员除日常标注资料、整理资料外，还需穿梭于各部门间，增进部门间的配合效率，以便及时收集、筛选出与归档条件相符的文书档案信息，为文书档案使用者提供有效便利的同时切发挥文档所具备的应用价值。这就需要文书档案管理人员切实认知到部门配合的重要性，加强档案管理机构与其他部门的协作与配合力度，以便各部门形成合力，促使归档工作更具条理性、整体性，有效增进归档管理水平。

2.5 文书归档规范化

企事业单位、团体、机关及其他社会组织整体档案管理水平的高低往往取决于其归档流程是否规范，基于此，可通过拟定《文书档案管理工作规范化管理办法》等规章来辅助归档人员执行相关工作，并在此基础上优化文书档案考核体系，以确保归档工作的规范性，促使单位在档案软硬件设施、依法治档、建章立制方面皆可齐抓共管，有效构建精细化、规范化、标准化的文书档案管理体系。

2.6 明确“交叉文档”归档要点

其一，“交叉文档”内容繁杂、牵涉部门较多，对其的归档管理工作常具备一定迷惑性，基于此，需紧抓文书档案本质性问题，按问题归档，依据内容进行分类，方可切实保障归档工作的精准性。其二，归档人员需善于发现归档工作中潜在的管理规律，例如，当发现“交叉文档”有规律的在特定部门出现时，即可依据规律存放档案，以便档案使用者准确查找文书信息[4]。其三，归档人员需在工作中积极学习了解必要的发文知识，总结归纳相关发文格式、发文顺序规则、联合行文、机关代字、年份代码等内容，并将其融合至日常归档工作之中，以此来增进归档立卷效率。

2.7 应用电子归档技术

在大数据技术、互联网技术融合发展的时代背景下，电子归档技术在档案管理部门中的应用水平将在很大程度上决定档案管理机构归档水平，智慧档案馆、数字化档案馆的构建与完善将成为可切实突破“交叉文档”管理困境的主流发展趋势，基于此，单位需加大档案管理投资力度，积极为档案管理人员配备先进管理软件设施的同时，在档案使用者、档案资源间搭建起可直接检索、访问的渠道，借助档案互联系统，实现文书归档互动化、数字化管理目标。

3 结束语

综上所述，就目前来讲，文书档案归档管理中，“交叉文档”的管理水平依然尚待提升，相关制度及体系亦需不断完善，基于此，文书档案负责人需加强对交叉类文档的管理重视度，积极采取有效措施，明确其归档要点，提升交叉文档归档效率的同时，全面增进单位档案管理水平。

參考文献

[1]孙弘.文书档案收集归档工作存在的问题和对策[J].兰台内外，2019（36）：38.

[2]刘芸芸.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].辽宁经济，2019（03）：70-71.

[3]丁磊.利用信息化手段提高文书档案归档效率和质量[J].现代经济信息，2018（20）：100.

[4]史勇.紧紧围绕我市中心工作做好全市档案工作的几点思考[J].兰台世界，2017（S2）：40-41.