浅谈高校档案社会化服务现状及保障措施

顾冬琴

摘 要：当前，高校档案服务过程中存在着中保管轻利用的情况，在档案的利用上主要以校内服务为主，对于社会化服务不够重视。基于此，本文从高校档案社会化服务的现状出发，找出其中存在的主要问题，并提出相应的保障措施，希望能够提升高校档案社会化服务水平提供相应的参考。

关键词：高校档案;社会化服务;保障措施

伴随着我国高校教育改革近年来的不断深化，高校档案服务工作也在不断的完善和创新，从而能够适应当前新的形势下高校教育、管理以及社会方面的需求。作为在高校档案管理当中的中心环节，服务体系的构建和运行也发生着重要的转变。逐渐从传统的封闭式、单一式转向开放化、现代化的管理。高校档案社会化服务对于高校档案馆的宣传、用户拓展等多個方面具有非常重要的作用，因此针对高校档案社会化服务的现状进行研究具有重要的意义，通过提出相应的保障措施，从而提升高校档案社会化服务的积极作用。

1 高校档案社会化服务现状分析

1.1 高校档案服务的时代背景

我国在上世纪九十年代初专门颁布了《普通高等院校档案管理办法》，按照办法的要求逐渐建立起了较为完善的档案门类，并实现了高校档案的集中式管理，为高校档案服务工作奠定了良好的基础条件。近年来，随着国内经济的不断发展和社会的进步，社会上对于高校档案信息的需求变得越来越高。在此背景下，国内诸多高校的档案馆逐步对外开放，成为面向社会的高校信息平台，为社会各界人士提供相关的档案信息。

1.2 高校档案社会化服务的功能定位

现阶段，高校档案服务逐渐向社会化靠拢，针对服务的功能定位也变得更加多元化。即由丰富的视频、音频等多种新兴媒介替代了传统的纸质档案服务。在当前网络信息技术不断发展的背景下，高校档案社会化服务的渠道也变得更加丰富多样，用户能够在查询档案信息时，通过网络等形式进行快捷操作，无需亲自到档案馆去查阅信息。最后，高校档案管理人员对社会上的用户提供服务时变得更为主动，并且提供服务的层面和领域也变得更加广泛，摆脱了原有的你来我查的服务模式。

1.3 高校档案社会化服务的方式

当前，高校为满足社会用户对于档案信息的需求，采取了多种相关的服务方式。主要体现在以下两个方面：一方面，大多数的高校当中都设定了专门的检索工具，主要的目的是方便用户对于档案的查找，各大高校的档案部门将校内的档案资料按照不同的类别进行划分，对于具体的数量、年份、来源等信息都进行了有效的说明;另一方面，高校档案服务原有的服务方式当中包含有信函、传真、邮件等，但是伴随着网络技术的发展，这些方式显然无法适应当前用户的需求。因此，各高校在进行档案社会化服务的过程中，逐渐向着数字化和资源整体化的方向发展，并且在发展的过程当中，将网络信息服务作为档案社会化服务当中的重要部分，从而为更多的用户提供相应的服务。

2 高校档案社会化服务存在的问题

2.1 与社会互动少，服务理念落后

现阶段，多数高校的档案馆还是一种比较封闭与半封闭的经营状态，由于档案馆与社会互动的比较少，这就会大大的降低群众使用档案馆的满意度。高校档案馆的社会属性被越来越多的群众忽略与遗忘，就会缺少服务社会的资源与途径。再有就是极大的阻碍着社会资源的传播性与资源的取得性。这样问题的出现，必定会严重影响信息的共享性与用户的满意度，对于高校档案馆的管理和发展都是不利的。

2.2 硬件软件落后，信息完整度较低

在互联网的影响下，高校档案社会化服务也出现了诸多的问题。主要表现在其的硬件与软件比较落后。高校档案社会化服务硬件的落后主要是由于学校计算机工作的年限时间较长，由于机身的老化，导致计算机的运行速度较慢，经常性的出现死机、卡机的情况。所以很大程度上由于硬件的原因，使得高校档案社会化服务的水平不断降低。另外，由于软件的因素也制约着高校档案社会化服务的发展，主要表现在高校的计算机操作系统、档案的管理系统、签到系统等都有着很大程度的滞后性。并且严重影响着其工作效率，严重的甚至导致系统的崩盘。还有部分高校的档案馆没有将互联网技术充分的运用，尤其是现代的信息技术与网络技术没有充分的展现出来，导致各部门之间在工作的时候信息流通的不够充分，致使信息出现碎片化的情况。

2.3 档案电子化滞后，信息获取较难

现阶段部分高校还是有很多的档案是由纸质作为传播的媒介，纸质的媒介对于原始文件的储存是非常有利的，但是对于档案服务的互联网发展却没有半分的好处。所以，在这样的基础上，就应当不断地结合互联网的快捷性与便捷性的优势，将以往纸质的档案电子化，并且将其进行档案备份，在保证原始凭证的保留基础上，还可以第一时间将有效的文件传送给需要的客户，进而大大的提升工作的效率。从档案信息的资源收集方向来看，高校将信息准确、全面的收集起来还存在着很大的困难，这也是高校档案馆现阶段需要着重加强的方向。

2.4 服务管理滞后，服务内容单一

现阶段，很多高校的档案馆还是实行的传统的管理模式，并且信息服务方式还较为落后与单一，并且档案馆只是有到馆查阅资料与复印的最基础的服务，对于那些互联网的信息服务方式还是没有。因此，就显得档案馆的服务就很难满足社会上不同用户的档案信息需求。尤其是在当前生活快节奏的影响下，用户专门到高校档案馆进行资料的查询是非常浪费时间的，也严重影响着档案馆的使用率，久而久之人们就不回去档案馆查询资料，高校的档案馆社会化服务就会失去其存在的意义。

3 完善高校社会化服务的保障措施

3.1 树立科学服务理念，加强与外界用户互动

科学服务理念的树立，主要是要求高校在进行过社会化服务的过程当中不仅需要对上门的用户提供相应的服务，还要积极搜寻潜在的用户，并且将档案的使用服务作为学校形象建设工作的重点。高校要积极开展主动式的社会化服务，为用工提供相应的档案信息。针对不同层次的用户要进行深层次的研究和分析，根据不同的档案信息需求主动提供相关的服务。另外，还要加强和外界用户之间的互动，大力宣传学校的档案社会化服务，从而改善社会公众对于档案的片面认知，让更多的社会公众了解和使用档案。

3.2 建立数据库，加强档案馆资源建设

在互联网大环境的影响下，不断地加强数据库的建设与加强档案馆资源的建设是真正实现高校档案社会化服务的基础要素，更是为广大用户有效使用档案基础保证。现阶段网络时代的发展速度不断地加快，越来越多的用户喜欢依赖网络平台。传统的档案馆的服务形式不能满足与当前的发展趋势，因此，高校在信息资源的建设方面要不断地对数据库进行修整与完善，优化档案馆的馆藏结构，积极建设以网络为基础的档案信息资源体系，为广大社会用户不断地提供更加便利的条件与档案服务。

3.3 利用社交资源开展档案社会化服务

网络信息技术的发展使得国内各类社交平台的发展逐渐加快，高校可以通过运用社交资源来进行档案社会化服务。首先，要时刻关注社会公众经常使用的社交媒体的平台，并且要选择用户多的平台，这样可以极大对用户的覆盖范围一次性开始对多个平台进行推送档案服务。第二步要做的就是推送的信息一定要保证是聚焦社会热点的信息，档案服务内容也要与時代的发展相结合，并且推送的信息符合社会大众比较关心的热点。

3.4 建立用户需求导向的信息服务体系

高校在进行档案社会化服务的过程当中要将现有的信息进行有效整合，实现信息服务体系的完善和创新。通过进一步了解社会用户对于档案信息的相关需求，加强内部资源整合，充实高校档案馆的档案信息资源，找到信息服务的切入点，对内部的信息资源进行优化调整，为档案馆的信息服务体系提供一个良好的服务水平和优秀的服务质量。

4 结论

社会化需求的提升为国内各大高校档案服务的发展提供了全新的机遇，但是同样也带来了诸多的挑战。通过本文对高校档案社会化服务的现状梳理，研究得出现阶段所面临的主要问题包括：与社会互动少，服务理念落后;硬件软件落后，信息完整度较低;档案电子化滞后，信息获取较难;服务管理滞后，服务内容单一。针对上述问题，本文从树立科学服务理念，加强与外界用户互动、建立数据库，加强档案馆资源建设、利用社交资源开展档案社会化服务、建立用户需求导向的信息服务体系四个方面提出了相应的保障措施。希望通过本文的研究能够为国内高校进行档案社会化服务提供有效的参考和借鉴。

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