如何规范行政事业单位会计档案整理工作探究

谌军芳

摘 要：会计档案整理工作是行政事业单位众多的档案资料管理中的一部分，且有着举足轻重的作用。会计档案整理包含了对于会计凭证、会计账簿及报表等会计资料等等信息内容，是对行政事业单位财务及经济活动的真实记录和反馈，也是对单位人才的贡献值，工作内容和能力的客观体现。但是在目前很多行政事业单位会计档案整理工作中我们仍然可以看到很多问题，诸如整理范围不明确，标准不统一等等，都制约着行政事业单位会计档案整理的科学运转。针对当前会计档案管理存在的问题提出具体的解决措施，促进档案整理工作的有序发展。

关键词：行政事业单位;会计档案;整理工作

行政事业单位的会计档案整理其实就是按照一定的标准和规则，对会计档案信息进行分类，立卷，排列和编目，使得档案信息更加清晰，查阅起来更为的便捷。尤其是在数字化信息的影响下，给会计档案整理工作带来了新的挑战和发展模式，不仅提升了会计档案整理的质量，还无形中增加了相关工作人员的压力，对其专业素质要求更高。在实际的应用中，事业单位会计档案整理工作仍然有一些不容忽视的弊端，结合实际情况，从而提出一些改革的措施。

1 行政事业单位会计档案整理工作存在的问题

1.1 整理工作不够细致

当前行政事业单位整理工作的具体内容划分还不够细致，主要表现在档案信息归档的范围还不够明确，一些单位并未将会计档案材料及时的进行归档，还有一些单位则是将不属于会计档案的一些信息弄混在会计档案中，类似文书方面的信息等。其二是缺乏统一的装订标准，对于会计档案的收集界点不够明确，比如归档章的实用，案卷格式等等;还有一些活页账簿整理时缺乏封面，未能及时装订，缺乏规范性，比较松散。三是会计档案在立卷过程中未能按照保管期限进行立卷归档，只是将它们放在装订盒中，降低了档案信息的利用率。

1.2 整理人员意识不够

在行政事业单位中对于会计档案整理工作的重视程度并不高，无论是领导还是会计档案整理人员都没有从根本上意识到档案整理和改革的重要性，存在着“随意”的态度。进而造成会计档案整理工作的脱节和落后等情况的出现，尽管数字化技术下，对档案信息整理也有了新的要求，但是很多档案工作人员意识不足，能力不够，也没有接受专业的培训，很多都不懂得具体的操作流程，导致整个会計档案整理工作不符合规范要求。

1.3 整理资料不够完善

当前一些行政事业单位基于对会计档案的重视程度不高，对整个会计档案信息的收集和整理工作都存在着一些不完整的情况，诸如只是注重收集会计档案中的账簿信息，会计档案凭证和报表，而对于会计文件的资料收集则是兴趣缺缺。还有一些行政事业单位缺乏对会计档案的系统管理，也没有专人进行后续的保管工作，只是单纯的将档案信息进行储存，导致会计档案信息存在着丢失和损坏的情况。

2 规范行政事业单位会计档案整理工作的对策

2.1 规范档案整理归档的程序

会计档案整理程序的标准化发展是非常有必要的，首先要求相关工作人员做好技术归档工作，对日常工作中产生的会计凭证要及时的进行整理—装订—装盒，确保会计信息及时进行录入。同时还要按照年，月份进行摆放，相关的财务报告、账簿等资料信息也要装入收纳盒中，并注明类别，以便后期查阅和实用。其次要定期的对会计电算化系统中产生的数据内容进行打印、装订、存档，并且进行备份，预防数据的丢失。如果是进行电脑存档，就需要进行加密，做好安全保障工作，确保数据的完整性;如果是纸质存档，就需要做好相应的防火，防尘，防磁工作，定期进行检查，建立科学的查阅和保密工作，避免信息外泄。第三对于那些已经建立档案室的事业单位，可以将其交到财会部门，进行针对性的整理和监管。而对于那些还没有建立专门的档案室的事业单位，财务部门可以专门的设立一个会计档案整理岗位，做到责任到人，落实各个程序会计档案整理工作中的职责和工作目标。优化和规范档案整理的每一个细节和程序，从而整体上提高会计档案优化的工作效率和质量。

2.2 提高整理人员综合素质

行政事业单位会计档案信息整理工作质量高低中心围绕的还是在于人，整理人员的思想认知，工作能力都直接影响到档案信息整理的进程。所以首先要从领导和员工开始，不断的提高档案整理人员的思想意识，树立正确的认知，充分认知到会计档案信息整理对于单位长远发展的重要作用。引导整理人员建立依法管理的基本思路，构建科学，有效的整理模式，将档案整理工作纳入领导工作日程中去，注重档案整理人员的工作，设立一定的激励模式，提高整理人员的积极性。同时还要全面的提高和培训会计档案整理人员的专业技能，除却基本的岗前培训，还要结合当下数字信息技术的快速发展，开发出更为人性化和安全化的档案整理模式。例如根据档案的内容，设计出相对应的编目，并且借助计算机的检索功能，进一步优化查阅的方式，节省时间，提高效率。还可以借助各类的财务数据，对单位的财政预算进行管理，帮助领导对单位未来的发展做出科学的决策。通过不断的教育和培训，及时更新整理人员的系统知识，为会计档案整理工作贡献出更大的智慧，促进行政事业单位的可持续的发展。

2.3 健全会计档案的管理制度

规范行政事业单位会计档案整理工作，就需要从制度层面进行规范，对整理人员的行为和工作内容进行标准化，涉及如档案归档的范围，保管期限，归档程序，整理方法等等。其中归档范围需要明确哪些属于会计档案，哪些属于文书档案，诸如会计凭证，账簿，财务报告，电子会计资料等都属于会计档案;而经费预算，财务收支计划，财务制度这些属于文书档案，进行明确划分。而保管期间则以“年度”形式进行划分，首先将单位形成的会计档案按照年度分开，再将这些会计档案按照类别进行分开，按照永久，25年，15年，10年，5年，3年的顺序各自进行排序保存，便于查阅。同时还应当建立相应的查阅和保管制度，整理完后确保会计档案信息不外泄，确保不会发生丢失和损坏等等情况。建立相应的责任制，确保会计档案信息的收集，整理和保管等环节都在标准化的制度和程序中进行，将每一项工作落到实处。最后还可以建立相应的奖惩制度，对档案整理工作做的好的工作人员进行一定的奖金或者是职位晋升的鼓励，反之，对整理出现纰漏的人员进行批评，及时的进行纠正，以此激励整理人员不断的规范自身的行为，提高会计档案整理的科学和规范化发展。

3 总结

随着信息技术的快速发展，行政事业单位的会计档案信息整理工作也面临着诸多的挑战，这对于推进档信息整理工作是一个新的发展契机。会计档案信息整理是一个系统化的过程，对于科学的掌握单位的财务信息以及推动单位科学发展都起到了重要的作用。文章正是针对当前行政事业单位会计档案整理存在的一些问题，提出了几点针对性的建议，从档案整理的制度，程序及人员素质三个方面进行优化，从而逐步提升行政事业单位会计档案信息整理的有序化发展。

参考文献

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[3]易南冰.行政事业单位会计档案管理亟待改进和加强[J].学习月刊，2019（8）：52-53.