机构改革期间县区财政部门规范会计档案管理的思考

刘明珠

【摘要】机构改革是党的十九大以来国家对简政放权、转变机关作风、服务于民的一项重大举措。然而随之而来的一些问题日渐凸显，不容忽视，特别是在此期间人员变动频繁，理顺过程冗长，调整事项颇多等问题，会计档案管理即是其中之一。为了更好地保管利用会计档案，作为县区财政部门档案管理人员，笔者从实际工作出发，由《会计档案管理办法》的落实引出了一系列思考，深入探讨了在此期间县区财政部门易出现的机构人员调整、档案库分散、档案员对工作的专业度不强等问题，并提出了解决措施及相关对策。

【关键词】机构改革;会计档案;管理思考

县区财政局作为基层政府职能部门，直接服务于人民群众，指导和监管辖区内机关、企事业单位财会业务，掌握着大量的一手核心资料，走上新起点，迈入新时代，国家对反腐倡廉工作不断加强，扫黑除恶工作不断深入，县区财政部门面临省、市巡查工作频次的日渐增多，各类专项检查的力度持续推进，对会计档管理和利用工作提出了高标准、严要求，怎样在机构改革期间进一步保管好、利用好会计档案，是当下每一个会计档案工作者面临的重要问题。

一、会计档案的定义、特点及价值

会计档案一般包括总预算会计、单位预算会计、工业会计、商业会计等会计档案以其类别之稳定、形式之多样，范围之广，数量之多的特点成为档案的重要组成部分，是专门档案中的一种，直接记录了机关、企事业单位的经济活动过程，通过会计档案可以准确清晰地了解一个单位是否有偷税漏税、以权谋私、非法侵占等行为。会计档案以其准确、直观、不可逆、关联性强的特征经常被作为证据利用于审计工作中，许多民事诉讼案件里，会计档案亦被直接当成证据的一种，可见其重要作用及价值。会计档案具有如下特点：1.来源的广泛性。凡具有独立会计核算单位的单位，都会产生会计档案。这些单位包括国家机关、社会团体、企事业单位、学校、部队，以及各级各类财会主管部门。各个单位在日常的经济活动中产生了大量的会计凭证、会计账簿和会计报表，因此，会计档案是一种普遍存在的专门档案，其来源十分广泛。2.内容的连续性。会计核算活动是对各个单位经济活动进行完整、连续、系统地记录和计算，這种会计核算活动从填制审核凭证、登记账簿到归类计算、编制会计报表，前后衔接，一环扣一环，其过程具有很强的连续性。在此过程中形成的会计档案，在内容上也表现为紧密的连续性。对一项经济活动或一项财务开支，从其业务发生到结束，连续进行记录，对大量的数字进行计算，综合汇总，在这一系列程序中，会计凭证、会计账簿、会计报表的内容密切相连，互为基础，全面地反映了各单位的经济活动过程和情况。3.成分的稳定性。会计系统设计各个行业和领域，有工业会计、农业会计、商业会计、银行会计等等，不同行业产生的会计档案，其内容和形式各有不同，但基本成分是一致的，都包括四方面：会计凭证、会计账簿、会计报表及其他。这种成分的稳定性，是会计档案区别于其他类型档案的重要标志之一。4.表达方式的特殊性。各种各样的会计档案都是以数字和指标体系为表述主体，对经济活动和财务收支情况进行量的记录和描述，文字说明材料在会计档案中只占很小比重。这种表达方式的特殊性，使会计档案有别于其他种类的档案。

二、会计档案规范管理的重要性

1998年8月财政部、国家档案局联合发布《会计档案管理办法》，（以下简称《办法》）为依据管理会计档案，各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查，各单位应加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、散失和泄密。《会计档案管理办法》系中华人民共和国财政部、国家档案局2015年修订，2016年1月1日正式施行。办法的施行进一步确立了会计档案的重要性，细化和完善了会计档案管理，对档案保管期限，会计档案分类，需要纳入归档的资料进行了规范细化，新增了鉴定销毁环节，完善了销毁程序，明确了相关各工作岗位人员责任及工作内容目标，对财政部门规范和统一保管会计档案有着重大的意义。

三、当前会计档案保管的现状及存在问题

（一）管理分散，业务部门各自为政。县区财政部门涉及集中支付的会计凭证、账簿;各项工程核算审批;国有资产评估;政府采购竞标;地方政府债务偿还;企业改制清算;粮食补贴、购房补助等各项关系群众切身利益的惠民政策。每年产生诸多的会计档案分散保管于各科室中，一般为谁产生，谁保管，谁负责。特别是机构改革期间人员变动频繁，会计档案经过长期积累辗转多人，存在档案无清册、丢失、损毁，移交工作不彻底，相关科室间缺乏沟通，档案查询关联度不强，顺畅性有待提高，长此以往不利于档案的统一管理和利用。由管理松散不专业而导致的查阅难，终将进一步演变为历史遗留问题。

（二）缺乏重视，硬件设施难跟上。由于会计档案其专业性、特殊性，保管期限大多为长期及永久，对档案室温度、湿度等要求更应规范践行。现实中由于资金缺乏、领导不重视等原因，档案室保管条件差，无消防器材、消毒防虫措施等达不到保管库的有关要求。有些档案室放置其他杂物，极易产生安全隐患。档案柜不上锁，档案室不上锁，非相关工作人员出入频繁，档案室、查借阅室、办公室不分等情况时有发生，由此对会计档案的保密工作也带来了诸多不确定因素。

（三）会计档案的信息化水平不高。伴随经济的快速发展和科技的不断进步，会计档案的信息化成为必然发展趋势。目前许多单位在会计档案信息化建设步伐方面比较缓慢，很多单位档案管理部门虽然配备了档案管理数据库，但是并没有建立专门的会计档案数据库，会计档案还停留在手工整理阶段，工作方式比较陈旧，还未实现信息化的管理，导致会计档案的利用率较低。如何顺应时代发展的潮流，提高会计档案软件系统的改造升级，高效便捷的管理会计档案是亟待解决的问题。

（四）缺乏专业知识，会计档案保管人员亟待培训。县区档案局与财政局是平级单位，无特殊需求，档案主管部门不会对其进行业务指导。而针对会计从业人员的培训中更注重财会业务知识，对档案保管方面的知识很少涉及。目前大部分会计档案的保管多是靠领导要求，靠主动自学，靠经验积累，靠以老带新的“四靠”形式，缺乏统一要求，统一考核。《会计档案管理办法》落实情况参差不齐，甚至各别出纳、会计知之甚少，甚至可能在不了解的情况下违反了相关规定。

四、加强会计档案管理的创新发展路径

（一）加强引导，大力宣传，有效强化档案管理意识。对新修订的《会计档案管理办法》财政部门要主动学习并进一步贯彻落实，有的放矢地面向辖区内的机关、企事业单位从业者采取线上线下相结合的方式进行有效宣传。如利用档案独有的特点，举办大型展览、发放宣传单、悬挂条幅、刊登广告、制作公益短片及借助微信、微博、政府网站等平台切实有效地进行宣传，从而引起领导高度重视，使财务从业者人尽皆知，家喻户晓。

（二）推进会计档案信息化步伐。随着计算机技术和网络技术的不断创新，会计工作也从纸面财务工作向计算机化和信息化发展，大大促进了会计档案信息化的进一步发展。新时期，我国会计档案管理从纸质档案向电子档案和信息化档案转变，这不仅提高了会计档案的质量，而且提高了会计档案的利用效率，为企业事业单位的总体规划、会计信息共享和审计监督提供重要保障。新时期会计档案管理的方向发生转变，为满足档案长期存放的需要，应建立电子会计档案，提高会计电子档案管理的效率。

（三）深入培训，明确职责，不断提高档案从业者水平。针对会计档案保管人员业务能力参差不齐的情况，由省、市财政及档案管理部门联合，借助“6.9国际档案日”之际，至少每年组织一次培训，更新从业人员知识储备，强化岗位责任，提高服务意识。针对人员流动大的情况，应扩大培训面，可采取网络培训及远程视频培训召开电视电话会议等方式与专业技术人员继续教育、会计人员业务知识、税法等培训相结合，集中开办培训班。在减少成本的同时，达到全方位、多角度创新的学习结构，达到培训目标。

（四）提高认识，加大投入，切实保障档案库房符合标准。档案库房是关系到会计檔案能否保管好、利用好的关键所在。财政部门相关领导应提高认识，多方筹集资金，加大投入力度，改善保管库设施，采用先进的技术，安全可靠的防护措施，配齐消防、防尘、防虫、消毒等设备，达到保管库内设备设施齐全、运转高效，实现会计档案管理标准化、现代化，为集中保管好会计档案提供强有力的保障。

（五）健全组织，明确责任，确保政策有效贯彻落实。政策落实的有效性与会计档案从业人员的稳定性、专业性有着密不可分的关系。对有条件的机关单位，特别是财政部门应设立专人保管会计档案，未设立档案档案管理部门的，由单位指定专人集中保管。要建立健全会计档案的收集、整理、保管、利用及销毁等制度，其主要目的在于进一步规范保管会计档案，落实责任，有效杜绝损毁、丢失、泄密等事件的发生。

五、结束语

伴随机构改革的步伐日趋完善，管理者的意识不断增强，我们档案工作战线的朋友们应站在新的历史起点。思考怎样才能做好会计档案管理工作，如何便捷全面地利用好会计档案。以“功成不必在我”的精神境界、“功成必定有我”的责任担当，为以后的档案管理利用工作打下坚实基础，提供有力的保障。

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