大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略探讨

孙领兴

摘 要：当前大数据技术已经应用在了档案管理当中，为了进一步提高档案管理的有效性，充分发挥大数据技术在生活和工作中的作用，本文将对大数据在事业单位中的应用进行相关研究。首先对大数据技术的特点进行分析，并从三个方面来了解当前大数据技术与档案管理的重要性，最后通过多种大数据技术来具体的提高档案管理有效性。

关键词：大数据;信息化;事业单位;档案管理

事业单位在开展相关工作中会有大量的文字、数据、表格等信息形成，这些信息在事业单位的发展过程中十分重要，也对今后的工作具有借鉴和指导价值。所以，应用大数据技术能够将档案管理工作更加精细化，摆脱传统的管理模式，应用更加先进的管理方法使档案利用的效率增高。目前档案管理模式越来越向着电子化大数据方向发展，不仅有效地节约成本，还能使事业单位档案管理的使用效率明显增强。

1 大数据技术的特点

1）载体虚拟化。当前计算机技术和多媒体技术十分广泛，大数据技术在各行各业都能得到有效的应用，通过不断地拓展和开发使社会的生产力明显的提高。大数据首先是具有载体虚拟化的特点，能够通过一些信号实现信息的储存，将加工和传输的速度明显增强，同时这些信号可以依赖大容量的计算机进行计算，通过将一些服务器光盘、磁盘等进行储存，保证资料的真实性和全面性。此外，这些信息化的数据我们无法直接触碰。在这个过程中，我们需要通过一定的计算机载体和播放媒体的软件进行查阅，所以大数据技术对于用户而言是具有虚拟化的特点。

2）处理快速化。大数据技术的另一个特点就是在计算机内部快速处理，其高效的处理能力能够使原本的纸质处理方式变得更加快捷。科技化和高速化的处理方式使计算机处理的精确度逐渐增强，同时计算机也能够提高信息的筛选和整合能力使同一特征的信息迅速地掌握。也能够通过互联网技术进行有效的传输，使当前信息化的发展趋势和要求逐渐提升，不断地将信息平台数据实现多元化的传输，让信息能够高效地共享，促进事业单位管理有效性提升。

2 大数据技术应用于档案管理的重要性

1）满足城市发展需要。随着社会的不断发展，大数据技术在当前事业单位管理的过程中也起到了重要的推动作用。很多事业单位认为传统档案管理效率低成本高，不能真正的被事业单位所接受，而当前具体的大数据技术在事业单位中，首先是当前城市管理的发展，随着社会经济的不断变化，城市更重视城市的建设，事业单位能够通过海量的数据来推动经济的发展，降低城市污染程度，促进城市和的发展更符合当前的要求，所以在这个过程中必须要通过大数据和进行计算，通过为城市以及事业单位的规划协调进行数据的储备。不断的整合相关信息让数据分类更加有效，但是在事业单位应用过程中对大数据技术档案信息化的要求比较高，在管理服务系统建设过程中还需要不断的进行完善。

2）满足档案管理信息化需要。传统的事业单位档案管理仍然沿用纸质档案，这种方式储存时间短易丢失，容易受到水灾火灾等影响，所以当前信息时代更需要应用信息化的技术，满足当前事业单位档案的发展要求。通过不断的应用电子档案来取代传统纸质档案，信息化为人们所用，在事业单位的发展过程中必须要重视提高效率、减轻成本，通过不同类型的档案管理需求来满足为人民服务的要求，但电子档案信息化需要以大数据技术为基础，满足不同事业单位的多元化需求。

3）满足档案存储信息化要求。目前事业单位的档案存储量逐渐增多，在信息化时代也呈现了指数型增长，不仅档案的数据多，档案的类型和信息化程度也变得越来越复杂，这就给当前的档案管理带来了一定的困难。而通过应用大数据技术可以不断的加强电子档案数据库的建设，不断的增强信息的数据分类，有能力将大数据背后隐藏的信息有效地掌控，使数据的价值得以挥发。通过事业单位中的数据能增强为人民服务的效果，这样也能减少传统纸质档案中对人力、财力、物力的消耗，也使档案的运营成本和档案的应用效果不断增强。

3 大数据技术应用于档案管理的具体操作

1）创建大数据档案管理系统。为了进一步加强事业单位大数据技术的应用，首先需要加强大数据档案管理系统的建设。虽然大数据技术能够提高档案管理的有效性，但是一定要建设符合当前事业单位情况的单管理系统，通过加大人力、物力、财力的投入，实现事业单位档案大数据水平的提升。只有通过平台整合才能将其自身功能明确，事业单位在发展过程中也要根据实际情况按照自身特色的档案管理系统进行提升。同时也要保持事业单位的档案的应用时效性和全面性，在系统设计时也要对设备的选择、设计、管理方式、检索方式以及档案开发等多种技术进行丰富，让档案资源实现最大化。此外同时还要保障档案的安全性，使其满足不同事业单位的需求。通过多元化的信息服务，提高档案管理的储存容量，使其能够真正的与事业单位的档案需求对接。

2）增强数据分析服务。通过增强信息数据的分析，加大信息数据的能力，能够有效地掌握数据背后的价值。事业单位中的数据涉及面比较广，对数据分析的业务开展可以满足事业单位对档案的不同需求，在这样的情况下，一定要加强对云端数据的分析能力，提高档案管理人员对工作效率和工作质量，同时也需要重视对高素质档案管理和开发人才的吸引，这样才能够对不同的档案进行挖掘。档案是非常重要的资源，不同人所体现出来的价值往往不一样，所以加强大数据人才的培养，不断地将文字数字背后的信息挖掘出来才是当前档案资源价值利用的重要方式。大数据研究人员通过可视化分析技术让信息更加清晰的展现在人们面前，这样更能满足档案管理人员的需求。

3）健全体系规范管理。基层单位的档案管理关系到社会事务和国家相关部门的联系密切，所以国家需要重视档案管理的科学化水平，健全体系，规范管理。相关部门应该从实际的档案需求出发，通过法律制度和体系来督促各级部门进行有效的管理和措施。同时，在档案管理的各个环节要制定相关的规范和操作流程，这样才能够保证档案资料的全面收集，保证其科学性。在收集过程中一定要注重突出重点，这样能够保证档案的时效性和真实性，也能够使全面性明显提高。

4）提升数据检索能力。大数据技术应用在档案管理中，能够为事业单位增加智能化和信息化的查询方式，这样使传统的纸质查询变得更加有效率。传统的检索过于复杂，而通过大数据的应用能够使检索目录变得更加明晰，能够在最快的时间内找到自己合适的信息，大数据技术通过有效的分类管理按照不同的搜索要求得到不同的信息，这样才能够提高档案的检索效率。研究人员通过对档案的形式研究相关的数据检索发展方向，通过特殊化的处理建立模型，这样事业单位在应用過程中才能够与其他单位进行对接，通过互联网平台这些资源的共享和使用效率也会提升。

4 结语

大数据是当前社会发展中的重要技术，通过在事业单位中应用大数据技术能够推动其价值和功能的发挥，也能有效地促进人类社会的发展。事业单位是社会主义现代化建设过程中的重要环节，直接关系到我国社会服务，所以通过引进大数据技术推动事业单位内部档案大数据平台建设，加强信息化水平的提升是当前事业单位档案管理的重点。

参考文献

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