人事档案管理在医院实施中存在的不足及改善方法

符慧欣

摘 要：人事档案是医院人事管理中的一项重要参考资料，要想提高人员的档案工作能力，要从提高人事档案意识入手，明确医院人事档案及管理知识。根据现阶段人事档案管理工作存在的不足，及时提出有针对性的改进策略，创新档案管理思路，根据实际情况改进管理方式，由此提高专业水平。网络计算机发展为档案工作提供了新的技术，为提高岗位工作能力，要以吸收现代技术为目标，根据医院经营状况，提出人事档案工作的革新途径，促进管理模式创新。

关键词：人事档案;思路创新;信息化建设;改善方法

加强工作内容分析，根据医院经营现状，及时发现当前工作存在的不足，依据人事档案管理工作的漏洞提出有效的改进方案，这是本人根据多年工作经验得出的结果。重视档案管理工作，配合管理人员完成部门检查工作，创新人事档案工作思路，注重对新技术的学习，深化人事档案专业素养，定期组织集体培训，增强档案意识[1]。加强内部设施完善，及时采购新设备、新器材，保障人事档案管理工作的质量，提升医院的综合实力。

1 医院人事档案管理的介绍

医院的人事档案管理部门主要负责医院内部员工的个人身份、资质、学历等方面信息的管理工作。医院人事档案是医院人事管理制度的一个主要特色，具有法律效应，人事档案是人生轨迹的一个依据。医院人事档案管理人员要负责记录医院内部员工的个人经历、政治面貌、品德作风等文件资料，为员工的职称申报和个人转正定级提供有效参考。

2 医院人事档案管理工作中存在的不足

2.1 对人事档案工作的关注不够

医疗卫生事业的深入改革为医院工作提供了良好借鉴，医院各项工作顺利开展，当时从当前情况看来，一些医院的人事档案部门缺乏对档案管理工作的正确认识，参与档案管理的积极性不够，对档案管理工作不够关注。某些人员单纯的认为档案工作是档案部门的义务，参与人事档案知识探讨的主动性不够，影响人事档案工作的有序开展[2]。

2.2 管理方式不恰当

管理档案部门人员还是采用固定的单一方式进行管理，未给人员提供实践的机会，平时工作中一些档案人员不清楚个人的工作任务。管理人员指导人事档案人员时过于重视理论讲解，忽视了细节指导，未采用信息化方式指导人事档案员工，指导和监管人事档案部门人员的环节，采用的方式不够灵活，未能发挥监管实效。

2.3 管理制度不够完善

管理制度完善与否和部门工作效率及质量有着直接关系，完善的管理机制能够发挥应有的监管作用，在一定程度上提高人员积极性，如果管理制度不够完善，则会影响部门工作效率，并制约整体工作开展。某医院的人事档案管理制度不够细化，管理人员制定人事档案制度时未从医院实际经营状况出发，缺乏对当前工作的有效考虑，制定出来的管控机制不能发挥应有效果，无法实现对人事档案人员的专业指导。甚至有些医院至今还没有完善的人事档案工作制度，管理制度存在漏洞，指导人员的环节无法发挥管理制度的指导性作用。

2.4 对现代技术的运用不够

人事档案管理环节依旧采用传统方式指导人员，比如人事档案管理人员采取理论讲解的方式，这种教育方式员工并不能完全认同。人事档案部门的一些人员意识不到平时工作中运用信息化知识的重要性，工作中遇到难题时没有及时引入现代技术，没有及时将多媒体、信息技术等技术渗透于人事档案管理过程，无法展现信息技术在人事档案部门工作及管理中的运用优势，直接影响人事档案部门工作质量。

3 医院人事档案管理工作的创新思路

3.1 档案工作模式创新

传统档案工作中，人事部门主要采用人为操控的方式，管理档案信息的环节，采用固定方式进行档案信息整合和管理，这种方式产生的工作效率不高。自从信息技术迅速发展以来，医院逐渐意识到将信息技术引入人事档案管理的必要性，同时加强工作模式创新，树立正确的档案意识、档案信息查询意识、档案资料管理意识[3]。从思想上重视档案工作，并且在日常工作中注重对新技术的吸收，以改变工作模式为目标，树立正确的档案工作思路，根据岗位工作内容，合理调整个人的工作计划，在管理人员指导下顺利完成个人工作，在平时工作中形成主动意识、自觉意识。

3.2 档案管理模式创新

医院是医疗卫生事业的一种，为了给患者提供及时性的服务，需要及时了解部门工作现状，分析医院人事档案工作的基本模式，依据实际情况制定人事档案部门工作管理计划，明确管理模式创新的必要性，深入分析岗位工作中存在的普遍现象，注重内部工作氛围改善，深化档案部门管理，高度重视档案管理思路创新。档案部门工作效率与医院整体工作的进度有着直接关系，为促进档案管理方法改进，从思想上重视人事档案及管理工作，将档案工作纳入年度工作考核范围内，提高部门人员的主动意识和专业能力，加快档案部门工作创新，成立专门的档案信息管理小组，成立档案工作监管小组，提高部门人员的档案意识，定期对档案管理部门进行科学审核，主要解决当前档案信息失真的问题。

3.3 档案部门硬件建设思路创新

完善的硬件设施可以推动内部工作的顺利开展，对人事档案部门来说，完善的硬件设施可以给予人员一定的技术支撑，比如补充硬件设施、完善硬件设备，树立信息化硬件设施采购思路，及时采购人事档案管理设备，加大部门工作设备的创新力度。改进人事档案部门工作方式的管理模式，加强对硬件设备的购置管理，注重硬件环境建设，由此增强硬件设施在实际工作中的运用效果[4]。

4 医院人事档案管理工作创新优化策略

4.1 提高檔案管理意识

档案管理过程中，为提高人事档案管理质量，需积极提高管理意识，管理人员自觉接受管理意识培训，合理安排档案工作任务。医院相关领导高度重视档案管理工作，根据医院发展现状调整管理方式和管理方法，注重对人事档案管理内容的调节，利用信息技术创新管理模式，实现人事档案部门工作内容和管理方式的大调整。坚持人事档案工作内容宣传，提高对新型管理模式的宣传力度，进一步增强人员的档案管理意识。档案部门工作中某人员采用信息技术采集人事档案信息，及时补充人事档案内容，将部门工作分为人事档案收集范围、人事档案收集途径、人事档案收集方法、人事档案信息补充等环节。利用网络技术搜集人事档案工作信息，保证人事档案信息的真实性和完善性，运用计算机系统将人事档案工作信息保存起来，采取授权管理模式，采用密码防护模式增强档案信息的安全性。

4.2 改进管理方式

将计算机、现代网络等技术渗透于档案管理中，使其成为部门管理的主要方式，注重对信息技术的引入，提高信息化在人事档案管理过程的实施效果。实际管理中，将信息技术与档案管理相结合，采取融合方式扩大人事档案管理范围，让信息化渗透于具体细节中。利用信息化系统将档案信息分类，明确标注每类信息的具体类型，根据不同的信息类别进行整理，及时整合原始信息，提高档案信息安全。以提高部门工作效率为目标，进一步创新管理模式，采取信息技术+档案管理的模式，增强档案管理制度的执行力，提高工作质量，这为内部信息整合及工作质量提升提供保障。比如某医院管理层为更好的保护人事档案，加强软件开发和数据库建设，推进人事档案信息化建设。构建档案信息管理系统和档案信息安全防护体系，以完善的监管模式发挥信息化运用优势。建立网络数据库，成立人事档案信息监控小组，专人负责人事档案信息采集、整理、保存、使用等环节的监控工作。

4.3 建设专业管理团队

建设档案管理梯队，形成专业的管理队伍，在当前这个信息不断更新的时代，加大对高素质、技能型人才的培养，将现有人员从知识型向复合型方向发展。提高档案管理人员的综合素质，强化职业素养教育，采取思想引领的方式增强团队工作能力，管理团队在平时工作中发挥出带头作用。注重档案工作质量，及时保存原始信息，加强档案工作资料分析，努力维护好干部人事档案管理团队的主干力量、带动作用，具有扎实的基本功和管理经验，能够根据工作内容及时引入现代化技術，比如采取多媒体、信息化等方式开展培训活动，提升专业管理团队的活力。

4.4 完善管理制度

建立并健全人事档案管理机制，以完善的管理制度约束档案部门人员，根据岗位工作现状调整管理内容，及时补充管理制度内容，解决管理制度漏洞问题。优化管理制度内容，建立档案工作奖惩制度，加大对人事档案信息的优化力度，摒弃单一的管理方式，根据管理制度规定，对于表现突出的员工进行物理奖励，将人员在档案工作中的表现与工资挂钩。构建档案部门监督工作制度，鼓励部门之间监督，提倡各部门相互借鉴，及时发现当前档案部门工作存在的问题，有助于查漏补缺。

5 总结

综上所述：人事档案工作是医院管理工作的主要内容，为提高服务效益，要明确医院人事档案管理工作的主要内容，清晰个人的工作职责，及时分析当前管理制度及管理工作存在的不足，根据管理现状，提出有效的改进策略及创新思路，加强管理模式创新，将信息技术引入档案管理环节，由此提高信息技术在实际工作中的运用实效，增强人事档案管理人员和基层员工的档案意识。

参考文献

[1]刘国华.医院人事档案管理工作的创新与优化[J].人力资源管理，2018（1）：195-196.

[2]温淑珍.当前医院人事档案管理中存在的不足与优化策略简析[J].科技创新导报，2018，15（15）：188+191.

[3]李琦芳.浅谈医院人事档案管理工作如何适应新形势的需求[J].卷宗，2017（15）：23-23.

[4]刘腾，汲洪国，胡霄阳，等.某公立医院人事档案信息化管理体系建设实践[J].办公室业务，2018（5）：25-25.