图书档案管理系统在图书管理中的价值

文/山东省精神卫生中心 高勇

随着我国社会不断发展，人们生活质量的提高，对精神物质的需求越来越高。阅读属于充实人们精神物质的重要方式之一，因此，人们的阅读量不断增加。随着阅读量的增加，现今市场上的书籍数量也在不断增加。书籍数量的增加意味着图书管理工作任务也随之增加，再加上人们生活节奏加快和市场竞争越加激烈，因此提高图书管理质量成为图书馆能够满足当前市场需求以及国民需求的重要措施之一。但在实际操作过程中，由于各种各样的因素，图书管理工作质量的提升受到了严重阻碍。因此，实施有效措施解决影响因素，提高图书管理工作质量已成为图书馆发展的重点关注。

一、图书管理工作的影响因素

（一）书籍数量较多。随着时代的不断发展，图书馆中储存的图书数量越来越庞大，而图书数量的增大，直接影响到图书管理的工作质量。图书数量越多，图书管理工作就越加复杂，不仅仅限于简单地将图书在书架上逐一摆放，而是需要根据不同图书类型进行有效分类，同时需要将标注着不同图书码的图书置于特定位置处，摆放完成后，还需对图书进行建档归档，避免出现图书丢失、图书类型混乱等情况。如此一来，在对图书整理和存放这一操作过程中，就需要耗费大量时间、大量人力，且难以避免出现图书错放、图书难寻找等情况出现，这会直接影响到图书的管理质量。

（二）图书分类。随着时代不断发展变化，不仅是图书数量随之增多，图书种类也逐渐增多。因此，采取科学合理的方法对图书进行分类至关重要。除此之外，图书的分类也需根据分类的方法不同而各有不同，具体可根据图书内容和载体来进行分类，具体内容如下表所示。而对于当前的图书管理而言，不论是图书数量多还是少，都很难对图书进行有序性和便利性的合理分类，但对于图书的管理工作而言，对图书进行分类极其重要。

关于图书的分类

（三）归档效率较低。除了书籍数量增多以及无法实现分类管理有序化与便利性等，图书归档效率也属于影响图书管理工作质量的重要因素之一。图书进行管理的过程中，对图书进行及时有效的归档属于提高图书管理工作质量的重点问题之一，若是出现图书归档延误现象，就极容易导致图书补充不及时或者图书下架不及时等现象，从而直接造成该图书的使用率下降，这对图书的管理来说具有重大的负面影响。而在实际操作过程中，由于大多数工作均是通过人工完成，再加上图书数量和种类繁多，且各项工序复杂，就导致图书归档效率大大降低，进而引发一系列降低图书管理工作质量的现象发生。因此，采取有效措施提高图书归档效果对提高图书管理工作质量十分重要。

二、图书档案管理系统在图书管理中的应用

（一）节约人工。根据上文探讨显示，当前图书管理工作中存在较多对其工作质量造成不良的因素，因此采取相应措施对图书进行管理至关重要。图书档案管理系统主要是通过借助计算机技术建立相应的图书管理系统，并结合图书管理的相应特点，使该系统具有较高的适用性。将图书档案管理系统有效应用在图书管理工作当中，能够在一定程度上节约大量人工，并大大提高图书管理效率。在传统图书管理工作中，关于图书的管理、记录与整理等工作来说，都需要人工完成，费时不说，工作准确性还无法得到有效保证。而对图书档案管理系统而言，采用先进红外线扫描技术，可在系统中对书籍的相应条形码信息进行有效录入，如此一来，便可对该图书进行有效管理，无论是否存在书籍数量庞大等现象，依旧可以做到无任何遗漏的效果，既节约了人工，也在一定程度上提高了图书管理的准确程度。

（二）自动分类。在图书管理中有效应用图书档案管理系统，不仅可以节约人工，达到提高准确率的效果，同时还能够对图书馆和各个企业中的图书进行有效分类。图书档案管理系统在计算机系统中存在多种图书分类，可根据图书的内容和载体不同来对图书进行细化分类，并在图书初次录入时就对其进行自动分类。如此一来，就算图书数量较多，也可按照图书类别的不同对图书进行有效整理，即可节约大量人力和时间，同时还能够在一定程度上提高档案分类的准确率，让该工作变得更为便捷方便。

（三）提高回档效率。在图书管理中实施图书档案管理系统，能够为图书借阅人员和图书管理人员提供较大便利。对于管理人员而言，无论是图书的增添与撤出，都只需对该图书进行相应扫描便可达到目的，不再需要像传统管理方法那样去档案室进行图书整理展开，对档案中的书籍信息进行档案的增添或删除，这在一定程度上为图书管理人员提供了较大便利，也能够确保新书的及时上架和旧书的快速撤出。而对于借阅人员而言，则可直接通过书籍信息输入，就可自动获取该图书的编号与书籍存放位置，不需要花费大量时间寻找就可快速找到图书，也为借阅人员提供了便利。

三、图书档案管理系统的实现

对于图书管理过程中关于图书档案管理系统的应用，需利用计算机技术进行自动化管理系统的设计，并运用VB变成技术、数据整合技术以及图书管理技术等来实现图书的查询、管理、搜索以及新书录入等功能，具体过程如下所示。

（一）设计版权界面。首先，版权界面的设计对实现图书档案管理系统至关重要，可以在启动该系统时对软件版本以及设计者等相关信息与数据进行充分显示，并在原始界面上进行相应的优化与改进，达到使图书档案管理系统随时满足当前时代需求的效果。

（二）设计用户使用界面。为了确保图书档案管理工作的安全性，提高对图书馆中各项信息数据的安全保护至关重要。因此，设计用户的使用界面，对图书的借阅、归还与购置等相关行为进行有效约束，可达到区别用户权限以及规范用户使用该系统，提高确保图书档案管理工作安全性的效果。

（三）设计图书管理员登录界面。除了设计用户使用界面，设计相应的图书管理员登录界面也十分重要。当图书管理员在登录该系统时，可自动切入图书档案管理系统，让管理员能够使用图书搜索查询以及操作用户登录等功能，并可解锁系统其他更多功能，达到提高图书档案管理工作安全性与提高管理工作质量的效果。

（四）设计图书查询和搜索功能。图书的查询与搜索功能，属于图书档案管理系统中最为基本的功能，设计该功能后，能够使管理人员和借阅人员更为便利地根据书名、作者以及种类等条件对自身所需的图书进行查询和搜索，达到提高图书档案管理与图书使用率的效果。

（五）设计图书借阅功能。图书借阅功能在成功设计后，使用过程中系统会自动弹出图书借阅成功的相关弹窗，并弹出关于借阅图书的相关信息和数据库中相应的修改信息。这能够在一定程度上节约图书管理人员的管理时间和借阅人员的借书时间和了解图书信息的时间。另外，借阅功能在使用过程中，会对每位借阅人员同时间段的图书借阅数量进行控制，若超过该限制数量，并在其余图书未曾及时归还时对其进行图书借阅限制，使其无法进行再次借阅。

（六）设计新书信息录入功能。与图书查询和搜索功能相似，新书信息录入功能也属于图书档案管理系统中最为基本的操作功能之一。而新书录入又属于图书管理工作中最为重要的组成部分之一，因此，设计相应的新书信息录入功能，能够为图书借阅与借阅过后的核对工作提供相应便利，达到提高图书档案管理工作质量的有效目的。

四、结论

综上所述，图书档案管理系统对于提高图书管理工作质量至关重要，能够为图书管理人员与借阅人员提供较大便利，从而大大提高图书的使用率，这对实现图书管理效率与图书使用率具有重要意义。