放射性矿产成果地质档案目录数据库建库升级与应用

文/江西省核工业地质局 楼少郡

放射性矿产成果地质档案目录数据库建库升级项目适应了本系统科技档案工作的发展趋势，项目历时数年完成，过程中对档案、人员、经费和设备的管理着手，细化责任，完成后对使用情况作了回顾，以期服务于核地质档案需求部门，推动核地质事业的发展。

一、项目概况和完成意义

建库软件名为“科技档案管理”，主要由核工业遥感中心开发，其适用于全国放射性矿产地质档案管理，沿用至今，经不断完善，已成为集目录编辑，多条件查询，借阅利用以及文件预览等功能为一体的实用型软件。

（一）项目概况。放射性矿产成果地质档案目录数据库（以下简称：成果数据库）建库工作由核工业地矿事业部（以下简称：事业部）下达。江西省核工业地质局属地后，作为华东放射性矿产地质管理办公室（以下简称：华东地质办）负责华东地区的建库工作，主要由原华东地区11个核地质单位参与完成。为更好地管理放射性矿产成果地质档案，档案馆作为局本级的主要完成人先行参与，并在此后四个阶段（四年），对各地勘单位建库工作进行指导。

（二）项目完成意义。从职能管理而言，属地后事业部与华东地质办签订《放射性矿产地质档案管理协议书》，通过此项目，可使职能得到有力发挥，也让各单位摸清家底；从档案编目而言，早期部分档案不十分规范，如在核对报告附图、附件、附表时，部分报告内目录、手抄目录与档案实体编号三者各异，借此可予以统一更正；从后期档案开发利用而言，本单位可通过软件，就能做到查询目录和档案利用，减免了实体档案的利用次数，以更加规范化的管理模式把档案工作推向新高度。

二、成果数据库建库

成果数据库录入确定在各单位的涉密计算机上操作。源表主要由“案卷目录”“卷内目录”和“内容摘要”三个Excel模块和MDB数据文件组成，此项目涉及地质、档案、计算机应用等学科，需要科学有序地推进此项工作。现以华东地质办档案馆工作角度，就实践情况予以说明。

（一）准备工作。五个工作阶段中，档案馆作为第一阶段参与人进行录入，在后四个阶段中分别向各地勘单位布置任务、业务指导并进行预验收。第一是通过纸质目录对成果档案进行界定，确定原始档案不录入，非放射性成果档案不录入。第二是统计案卷卷数及卷内目录条数，预估工作量后进行分工。第三是对软件功能进行熟悉，如以虚拟数据进行excel目录录入、软件导入导出以及相关代码的调试，流畅后按系统管理员（负责录入）、档案管理员（负责实体档案出入库）、普通用户（校对）等分工，明确职责。

（二）建库升级的实践。建库过程中，每完成一定数量小结一次，回顾过程中的问题，分享经验。档案馆不仅着眼自身库藏，还统筹考虑各地勘单位的情况，将好的经验做法分享出来：1.各单位档案编号都从“0001”起编，汇总后软件会识别为重号，致使数据无法导入。为使参与单位的成果档案目录能够汇总并导入软件，在“案卷编号”前添加了核工业档案全宗号予以区分，格式以全宗号+档案号（四位）表示。2.录入源表时不照抄原有目录，而以实体档案目录名称为准。在不破坏原顺序基础上，统一排序和标识，卷内目录中“档案编号”为全宗号+档案号+“_0001”起编，作为该案卷的第一件，“顺序号”作为图(表）或是其他附件的起止件号，“图号”作为该图名的编号，如同一图名的分幅图1～2共2张，即“序列号”填“1～2”,“编号”填写“1”。3.一件附表有两个表且不同名称的在“案卷目录”中的附表中计数为“1”，在“卷内目录”的“卷内标题”中照实录入。“附图”“附表”成一册的，审批及其他成件的计入“附件”。录入时出现新的编著单位、档案分类、比例尺、工作程度及行政区划等代码时及时在软件中更新。4.完成一次出库的实体档案录入就校对一次，在清点实体档案无误后注销档案利用记录，入库保存，继续按清单取出档案录入。在软件中点选“数据维护”-“Excel导入”，按秩序导入“案卷目录”“卷内目录”“内容摘要”（见下图），导入成功后，抽查数据的导入情况是否完整，案卷目录的“附图”“附表”“附件”及“其它”与卷内目录中的“图件张数”是否吻合，以期达到多条件查询的目的。如导入或导出报错，多集中在Excel单元格格式不符，错（漏）填必填项及错行错列等方面。5.目录建库完成后，软件进行了升级，主要是在Excel卷内目录表中添加了“电子文件”功能，软件能够代码默认识别，这在一定程度上减少了工作量，还可减免因实体档案的利用而造成的破损概率。6.在软件“数据维护”中选择“上传电子文件”,已上传和未上传列表分开，有助于查看上传完成后的状态。实践中发现，“选择数据文件”的题名与“卷内目录”中“档案编号”“电子文件”相对应，可确保链接准确。即使电子源文件丢失，软件也能导出。上传占空间的电子文件，速度会变慢，可通过分批次上传予以解决，如先逐一上传较大的电子文件，成功后在“已上传电子文件”中继续上传其他文件，这样可有效提高工作效率。待项目收尾阶段予以整理，项目结束后编制《放射性矿产成果地质档案目录数据库建库工作情况说明》，为后期参与项目的地勘单位提供参考依据。

（目录导入示例）

(电子文件浏览)

（三）安全保密与协调一致。在录入过程中，对于档案中不规范的汉字、专业符号以及实体报告中无记录，软件中又为必填项的，则交由专家在档案馆内判定，同时做好出库登记。其间严禁拍照和摘录，禁止参与项目人员私自携带相关数据材料外出，确保了既不失泄密也不影响工作进度；另外,要求各参与单位面对同一类问题时须达成一致，以保障建库工作的统一。期间加强沟通，做好笔记，总结经验，在此后各阶段的工作中，能为11个地勘单位做出较为细致的指导。

（四）工作指导与上报验收。在后四个阶段中，下达任务的初期会做会议动员，初步确认人员组织和经费落实情况，对软件操作和三个Excel源表填写的内容逐一做解释，同每个阶段的参与单位建立沟通机制，出现软件使用问题和录入问题时，都用相应格式的虚拟内容在QQ作交流，共同推动好这项工作。收尾阶段，先由项目单位自查，再由档案馆进行现场预验收，重点在于对照实体档案抽检和校对导入信息是否完整，如有问题给予现场指导，经复查无误后，形成阶段性总结报告。拷贝成果目录数据库的源表及MDB数据文件，使用一次性刻录光盘进行存储。在预验收通过后，编写《华东放射性矿产成果地质档案目录数据库建库工作情况汇报》，连同电子光盘报送华东地质办，最后由华东地质办形成书面材料上报事业部申请验收。专家评审通过后，开具评审验收意见书给项目参与单位，存档备查。

三、其他项目的应用

值得一提的是，除放射性矿产成果地质档案外，后期核设施退役整治项目电子档案管理也能适用进来，避免了一个项目一套软件的做法。现就几点常见的问题做如下梳理：因部分PDF文件、TIFF源图大以及涉密机配置不够高等原因，会出现单个导入“电子文件”不成功的状况，可考虑利用Adobe Acrobat 11.0和TIFF转JPEG的格式转换工具进行编辑。PDF文件大，较为有效的方法是利用“导出”功能。首先新建一个文件夹，将PDF文件导出为JPEG格式到该位置，导出后的电子文件容量可以压缩了3-4倍且分辨率在规定范围，最后将JPEG图片导回Adobe Acrobat 11.0即可。如个别页面不宜修改的，可将其逐一替换由JPEG合成的PDF文件页面中。还有纸电目录不匹配的情况，如电子版“XX的设计说明”为A3幅面，纸质版经人为裁剪成A4幅面，致使电子版目录为一件，纸质目录为两件。为使目录统一，可在Adobe Acrobat 11.0利用“裁剪功能”对电子版进行裁剪，电子目录同步编辑导入，成功率较高。部分TIFF图大，多个电子文件导入如不能成功时可选择跳过，记录电子档号，最后逐一导入，如仍未能导入，可在备份源TIFF文件的前提下，利用格式转换工具处理，其空间也能压缩数倍，导入成功概率亦可大大提升，当然，转换格式后要检查有无缺失、是否报错。

四、思考和建议

本软件占用空间小，核地质专业化特征较为明显，基本可以达到在计算机中检索所需档案的功能，假若能建立OA+涉密管理平台，授予权限检索各单位的库存目录，那又是一次较大的升级，在取得成绩的同时也发现以下问题：一是要提升自身计算机操作水平。部分地勘单位在实践中，因操作的涉密机不连接网络及不使用可移动存储设备，在录入源表和软件操作时，会因困难点和错误造成停滞，电话和网络交流又难以表述清楚，影响了工作效率。所以应当加强档案部门自身建设，提高善于解决问题的能力，相互间多交流，多尝试，有质量地完成好该项目。二是数据库建成后，计算机必须专人管理，专机专用，禁连外网，更换计算机的按照本行政区涉密计算机管理规定办理报备手续，有计划地配备专用打印机、扫描仪，为科技档案电子化管理做好硬件支持，使之安全高效地利用起来。新时代档案管理模式愈加现代化和智能化，建库升级的完成，为后期档案修复及其数字化打下坚实基础。档案部门要着力于制度建设，充分发挥自身优势，规范地利用好科技档案，从而适应档案存量数字化，增量电子化的新常态，为核地质档案信息化建设提供有力保障。