人才流动背景下的高校人事档案信息化建设分析

吴彧一

摘 要 高频率的人才流动必然给高校人事档案管理带来多种问题，如人才流动产生的档案管理不规范问题、档案交接困难及产生的材料流失的数据失真问题。我国高校在流动人才信息化管理中必须重视并逐步开展人事档案信息化建设的系统性工作，强化维护、收集档案材料，拓展档案信息来源，实现流动人才档案和流动人才信息管理同步，并强化人事档案信息化后的安全管理工作。

关键词 人才流动 高校人事档案 信息化

Abstract The high-frequency flow of talents will inevitably bring many problems to the management of personnel archives in colleges and universities， such as nonstandard management of archives， difficulty in handing over archives and data distortion caused by loss of materials. In the informatization management of mobile talents， colleges and universities in our country must attach importance to and gradually carry out systematic work of personnel archives informatization construction， strengthen the maintenance and collection of archives materials， expand the sources of archives information， realize the synchronization of archives and information management of mobile talents， and reinforce the safety management after the informatization of personnel archives.

Keyword talent flow; personnel archives in colleges and universities; informatization

随着我国高等教育的不断发展以及招生规模的不断扩大，我国高校优秀教职工资源十分缺乏，甚至一些知名度较高、资源较好的大学也面临着日益严重的师资短缺问题，人才短缺導致了高校人才流动频繁[1]。纵观现实，从地方高校到重点高校，从西部落后地区到东南部沿海发达地区，往往是学历较高、科研水平较高的重点教师或学科带头人的流动更加频繁。客观来说，人才流动对改善知识结构、调整师资队伍、刺激教学科研气氛起到了积极作用。但是频繁、盲目的人才流动也必然产生一系列的负面问题，人员档案管理困境就是伴随人才流动产生的重要问题。

另外，除了每年教师人才的换岗、换校流动，高校也有大量的人才引进和交流，加之每年大量的高校毕业生进入社会。面向这些人员的流动，高校档案管理部门需要承担流动人事档案的接收、管理和转移工作。因此，高校流动人才管理的复杂性、高流动性和工作强度远远超过政府机关、企业单位等。为了适应高校人力资源工作的需要，必须实现管理方法的现代化，将流动人才管理的重心从实物管理转移到网络信息管理，充分发挥流动人员档案管理在促进高校人事建设中的作用。

目前，我国高校都有独立的综合性档案管理部门，档案信息化建设比较顺利，中等规模的高校也开始了档案信息化工作，但仍不均衡。档案信息化建设中还存在一些问题，如档案信息化建设中的电子档案管理出现混乱、档案数据信息化部分存在问题，档案信息利用率低。人才流动背景下，加快我国高校人事档案信息化建设进程势在必行。

一、人才流动对人事档案管理产生的重要影响

高频率的人才流动必然给高校人事档案管理带来多种问题，档案管理失真、管理任务量大、数据信息丢失等均是其负面产物。

1.人才流动产生的档案管理不规范问题。当前，人才在教育发展中的作用越来越明显，高校在发展过程中越来越重视对优秀人才的争夺。然而，这也导致了一些档案管理新问题的出现[2]。通常人才已经离开原单位，但是档案仍然留在原单位。由于新单位没有收到新人才的档案，只能根据新人才提供的一些辅助材料为其建立一个新的档案。这使得档案管理出现了难以避免的不规范问题，不利于加强人才的管理。

2.档案交接困难及产生的材料流失造成数据失真问题。人才频繁调动，档案交接的次数多。当前，由于缺乏有效的档案移交制度，在目前的档案移交过程中造成了损失。人才原始资料的流失，尤其是自身的原始证明，会对其发展造成不可弥补的损失，不利于人才的进一步提升和发展。另外，当前高校之间的竞争越来越激烈，为了抢夺优秀人才，很多高校规定不需要原始户口、不需要原始档案、不需要经手原人事部门等就可以入职。这种现象的产生容易造成人事档案资料“失真”问题。由于原始档案被原单位冻结，新入职的单位则需要重新建立档案，而新建的资料信息由于缺乏原始资料和有效的监督，新档案在建立过程中往往出现较多“水分”。

二、高校流动人才人事档案信息化建设的重要意义及其必然性

1.提高高校流动人才档案管理效率。高校人事工作的频繁增加和减少，使得档案经常需要转移和不断变化。建立学校人事档案基本信息库，可以在流动人才档案信息管理系统中存储人才基本条件、工作经验、职务变动、工资变动等基本信息，并跟进，加快流动人才信息的传递和处理[3]。通过建立高校流动人事档案信息管理系统，实现档案管理工作与实际作业的分离，实现多层次、全方位的数据检索和处理功能，以提供完整、准确、动态、立体的流动人员档案。程序减少，时间缩短，大大提高了档案管理的效率。

2.有利于促进高校流动人才档案资源的共享。建立一个开放式的流动人才档案信息化管理服务平台，高校各个职能部门可以通过信息化管理服务平台实现人事档案信息资源的共享，避免由于高校之间不同的信息数据库而产生的人事档案数据信息鸿沟问题;而流动人才管理部门，可以利用人才档案数据库掌握全校需统计人员，分析师资队伍结构情况和水平，以及学校各种专业技术人员的分布情况。同时，由于通过网络共享的数字化档案不受时间和地点的限制，流动人员也可以方便地查阅档案，使档案管理服务更加人性化。

3.有利于加强对纸质档案的保护。传统的档案工作主要强调对原始记录纸的保存。每个案卷档案都是独一无二的，一旦出现丢失、损坏等问题，基本无法弥补。而且，以纸质为载体的档案资源，不利于长期保存。在现实生活中，由于流动人才的发展与个人成长的密切关系，档案需要多次外调、查阅等，客观上也影响了流动人才人事档案的长期保存[4]。实行信息管理后，可以在数据库中直接获取流动人才数据信息，减少档案原件的损耗，有利于纸质档案的长期保存。

三、人才流动背景下我国高校人事档案信息化建设的对策

人事档案信息管理的内涵非常丰富，所以我们应该把它当作一个系统的项目来对待，加强人事档案信息工作体系建设十分重要。

1.重视并逐步开展人事档案信息化建设的系统性工作。一是增强高校管理层及工作人员的流动人才档案信息化建设意识，尤其要针对档案信息化建设工作中遇到的实际问题建立有针对性的工作方案。继续深化实践研究，加强基础设施建设，尤其是要增加购买档案数字化相关设备的资金，以确保高校档案信息化建设进程。加强人员培训，不断提升计算机技能，有关部门应特别注意信息化管理人员的选拔和教育，更好地为高校流动人才档案信息化管理服務。我国高校必须以现代硬件为支撑，以高素质、技术熟练的人才为保障，才能推进高校流动人才档案信息管理工作，从而推动高校科研工作的进步。二是增强人事档案管理数据的建设与应用。实现信息化管理，提高人事档案管理的效率和水平[5]。数据库是在信息技术的支撑下进行人事档案管理的一项重要措施。通过建立数据库，可以实现网络管理和数字管理。三是实现档案数字化管理。目前，高校在人事档案管理过程中仍坚持实物档案管理模式，但这不利于档案管理水平的提高。因此，为了减少档案管理中存在的问题，减少档案损失，还需要实现档案数字化管理，不断提高档案数字化管理水平。

2.强化维护、收集档案材料，拓展档案信息来源。做好档案资料的整理和收集工作，是档案信息化建设过程中最基础的一步，关系着信息化资源的充实性、真实性和有效性。这就要求认真做好流动人事档案资料的筛选工作，收集的信息必须真实准确。在收集档案资料的过程中，必须保持档案资料的一致性，以保证收集的真实可靠性;并且，必须根据相关工作规则和档案管理相关文件的要求，对可疑信息进行识别和审查，以便在收集之前得出准确的结论，确保所有进入流动人才档案库的原始数据的准确性和科学性。收集档案数据信息比较困难，所花费的时间较长，投入的精力较大，但是作为基础性工作，在人事档案信息化建设中至关重要。科学的信息收集，其意义是非常重要的，错误的信息没有使用价值。强化收集标准，对数据信息严格把关，最终打造全面、准确的人才信息数据库。

3.流动人才档案和流动人才信息管理同步。人才档案与人才信息有所不同，在人才信息构成中，人才档案是其主要的来源，也关系着原始记录数据的准确性。目前我国高校人事办公系统虽然日趋成熟，但是受各种因素的影响，高校的人才档案和人才信息大多数是分离状态，在管理上也存在差异化的分工，属于不同的职能部门[6]。信息管理系统所记载的信息内容因部门而异，因此，人才档案和人才信息难以转换或共享。人才信息的来源有多种，或者是流动人员自己提供，或者由各自的管理部门提供，在管理上比较随机。例如，学校一卡通、OA、工资等系统中的信息收集方法是不同的。此外，由于人才信息往往是定期收集和维护的，因此学历、科研等变化信息的收录往往存在滞后性，容易导致人事信息不准确。因此，这就需要加强信息化技术研发，在两个系统之间建立合理的同步管理模式，以促进文件信息化，实现档案管理工作和信息开发利用工作的同步。

4.强化人事档案信息化后的安全管理。人事档案信息化的表现形式就是对人事档案信息进行数字化管理以及网络化管理。在其实现过程中，必然需要建立一个较为开放的人事档案信息服务平台。这一开放性的特点必然导致平台容易受到网络攻击，系统安全、网络安全、磁盘安全等一系列问题随之产生。人事档案不仅记录个人的基本情况，还包括学习经验、成绩、鉴定、奖惩等情况，同时还涉及个人政治、宗教及其他隐私等。因此，加强人事档案信息化后的安全管理十分重要。这就需要进一步加强身份认证和授权管理，规范参与主体的各种行为，最大限度地减少甚至避免管理漏洞。同时，人事档案信息化的安全管理，还需要一支思想政治觉悟高、责任心强的人事档案工作团队。要不断提升管理团队的安全保护意识，加强信息化安全保护技能培训，提升安全防护的技能和管理手段，为人事档案信息化建设提供人才队伍保障。

总之，人事档案信息化管理不仅仅是“保管好、不泄露、不丢失、做好外调和查档”等简单的工作，还要改变档案工作的长期被动状态;除了做好档案管理工作外，还要做好档案数据信息的统计、分析、开发服务，为人才提供优质服务。目前，我国高校档案管理信息化仍存在许多不足，加强对信息化建设重要性的认识，有利于加强高校流动人才管理。

参考文献

[1]王蓓.高校人事档案的建设和管理问题研究[J].智库时代，2019（33）：73-74.

[2]王艮娥.对高校流动人员人事档案管理的思考[J].兰台世界，2010（S1）：109.

[3]黄群娇.高校人力资源档案信息化管理与建设[J].兰台世界，2015（14）：15-16.

[4]李庆刚.高校人事档案管理浅析[J]. 中国多媒体与网络教学学报（上旬刊），2019（6）：77-78.

[5]张晓楠，韩建.新形势下流动人员人事档案管理研究[J].山东档案，2018（3）：54-55.

[6]赵亮.高校人事档案信息化建设的实现及其优化[J].内江科技，2019，40（5）：9-10.