关于加强办公室文书业务能力的有效措施探讨

仝毓平

摘 要：在企业的办公工作中，文书工作作为一个非常重要的组成部分，具有很强的政治性和服务性。通过文书工作，既能及时落实和传达政策法规，又能及时传递信息，有利于提高工作效率。做好文书工作，有利于科学决策的贯彻落实、企业管理的规范化、企业生产经营的顺利推进、增强企业活力，本文通过对加强办公室文书业务能力的有效措施的探讨，来明晰具体情况。

关键词：办公室文书;业务能力;有效措施探讨

办公室是一个企业的枢纽和桥梁，直接为企业领导和中心工作服务，起着承上启下、左右沟通、上下协调、方方面面联系的重要作用。办公室参与企业政务，是领导的参谋，决策的助手，其主要功能是办文办会、办事，上服务企业领导，下服务企业职工及到企业来办事的人员，是企业对内、对外的窗口。办公室的工作的好坏，直接影响到单位整体形象和企业全局工作能否顺利地开展，而办公室人员素质的高低，又直接影响到办公室功能的发挥，特别是随着计算机网络化、信息化快速发展，对企业办公室人员提出了更高的要求。

1 办公室文书应具有的业务能力

业务能力是一个工作人员的核心竞争力，是其在企业中价值的体现，下面我们将对办公室文书应具有的能力进行阐述。

1.1 熟练运用各种办公软件

办公室文书的工作经常要使用各类办公软件，文书要熟练地去运用，否则基本工作都不能被保证。办公软件的应用提高了文书的工作效率，举个例子，文书利用邮件去通知各个部门开会时，可以根据文件发送记录了解通知情况，文书不用像以往一样逐个部门去通知，省下的时间可以去处理其他工作。

1.2 与人交流顺畅

身为办公室文书，与人交流一定要顺畅。对内，企业文书要向领导报各项工作，向下级传达领导的指示;对外，办公室文书要与其他企业打交道，加强企业之间的交流沟通，所以办公室文书具有练好的沟通能力很重要。在沟通时，文书的态度要真诚热情，用词要准确客气，及时捕捉交流中的有效讯息。

1.3 写作能力强

办公室文书经常要进行公文写作，所以其写作能力一定要强。对内，文书要进行会议和大事件的记录，良好的写作能力能让记录内容准确精悍，以便企业日后借鉴使用;对外，在与其他企业交流时，办公室文书要提前拟定各种计划和合同，要注意行文的语气是否规范、用词是否准确、行文格式是否正确等。

1.4 掌握一门外语

随着近些年来国际化交流的不断深入，企业很多时候需要与外国公司进行合作。掌握一门外语能够加快文书处理文件、邮件、回信的速度，提高工作效率。办公室文书在进行对外交流时，代表的是公司的整体实力和形象，如果办公室文书在与外国公司交流时侃侃而谈，展示本身风采，想必企业也会给外国公司带来深刻印象。

1.5 学习能力强

办公室文书要经常学习新的理论知识，不断地去更新自己的知识库，再用新的知识去进行工作中的指导，所以文书的学习能力一定要强。

1.6 协调能力强

一个企业是有多个部门共同构成的，当各个部门之间出现歧义的时候，需要办公室文书进行多方协调来达到共识，所以企业文书要有较强的协调能力。

1.7 文件管理能力

企业办公室文书日常需要接触的文件数量庞大，文书应该进行整理分类。可以按照文件的所属类型进行分类，比如招商文件、策划书、合同等;也可以按照文件的重要程度进行分类。文件的分类便于资料的管理和查看，提高文书的工作效率，也为文书工作提供了整洁环境。

2 加强办公室文书业务能力的主要措施

2.1 参加相关知识技能的培训

“吾生也有涯，而知也无涯”。社会的快速发展让企业的工作模式发生着改变。早期进入企业的文书如今年龄也大了，他们所接触的依旧是以前固有的知识体系;对于刚进入公司的办公室文书来讲，他们缺乏工作经验，接受的还是学校传授的书本知识，所以，进行相应知识技能的培训是必要的。知识技能的培训有助于办公室文书接触新的工作方式，也会拓宽他们在工作中的思路，提高工作效率。

2.2 制定工作计划并注重细节问题

出于对辦公室文书工作性质的考虑，办公室文书可以每天制定相应的工作计划，避免因为繁重的工作导致失误。文书经常会面临紧急任务，接到这种任务时，不要乱了阵脚，要时刻保持冷静的头脑，处理时要谨记以企业的利益为中心。

文书工作也要求工作人员细心，在拟定公文或者合同时要注意格式和用词的准确性以及数据的正确性，完成以后一定要进行检查核实，不可马虎大意，往往一个小错误就会对企业造成巨大的损失。日常事项处理时，要多加思考，将所有的情况都考虑在内。

2.3 加大对工作设备的资金投入

现如今是信息化社会，很多工作的完成都需要信息技术的协助，所以一台性能良好的计算机是必要的。虽然很多企业已经发展很多年了，但这期间很多企业都没有进行计算机的更新换代，这对于一些机密文件和档案的管理是不安全的，因为这些计算机没有一个强大的数据库、没有先进的杀毒软件、没有性能优秀的管理软件和防火墙，所以企业应当拿出部分资金进行工作设备的购买，有好的辅助，办公室文员的工作效率自然提高，业务能力自然不断提升。

2.4 制定有效的管理、奖罚制度

没有制度的企业就像一盘散。办公室文书本来的工作就比较枯燥乏味，随着工作年头的增长，很多文书慢慢就对工作失去了新鲜感。倘若公司没有一套完善的规章制度，很多文书会养成散漫的工作态度，轻则工作效率低下，重则会出现工作失误，导致企业损失。

工作不仅仅是为了见证多年知识学习的成果和实现个人价值，也是为了在社会上生存下去，所以公司可以适当制定奖罚制度来激励人心。举个例子来讲，公司进行每日打卡，对于迟到早退者，进行相应的惩罚，对于每月按时出勤文书进行一定的嘉奖，同理，对于工作表现突出的文书，进行奖金奖励，而出现工作失误者，则进行惩罚，这会让文书时刻处于紧张认真的工作状态，也会让其有工作和学习新技能的动力。

3 结束语

行文至此，对于加强办公室文书业务能力的有效措施的探讨就结束了，企业的发展需要工作人员的共同努力，文书作为企业中重要的一部分，一定要提高自身的业务能力，在工作中实现自己的价值，和企业共同发展进步。

参考文献

[1]赵锟.提高办公室文书处理质量的几点建议[J].现代经济信息，2015（22）：76.

[2]白宇红，侯明.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务，2012（03）：113+115.

[3]吴永森.如何做好办公室文书工作[J].科技创新导报，2017，14

（36）：186-187.