新形势下做好流动人员人事档案管理工作的思考

张冲

摘 要：在当前市场经济环境下，人员呈现出多地流动的态势，这对流动人员档案管理工作带来了较大的难度。尽管当前各地越来越重视流动人员人事档案，但在实际工作中仍存在较多的问题，流动人员人事档案管理工作欠缺科学性和规范性，流动人员人事档案的重要性无法发挥出来。文中分析了优化流动人员人事档案管理的重要性，分析了流动人员人事档案管理的现状，并进一步对新形势下做好流动人员人事档案管理工作的措施进行了具体的阐述。

关键词：流动人员;人事档案管理;大数据共享理念;制度;数据库;人才

流动人员人事档案管理工作作为人事档案管理工作的重要内容，但一直以来对流动人员人事档案管理工作的重要性缺乏重视，这也导致流动人员人事档案较为混乱，无法发挥出应有的作用。因此需要积极采取有效的措施来优化流动人员人事档案管理工作，进一步提高流动人员人事档案管理工作的质量和水平，充分的发挥出流动人员人事档案的实际效能。

1 优化流动人员人事档案管理的重要性

1.1 促进人力资源市场化的优化配置

在当前社会经济快速发展的新形势下，人事制度改革不断深入，通过优化流动人员人事档案管理工作，可以进一步实现人力资源的优化配置。而且通过利用流动人员人事档案，还能够为各地流动人员的科学化管理提供重要依据，为人才市场提供人才保障。

1.2 实现流动人员的社会化管理

近年来人员频繁流动，这在一定程度上对我国经济的发展起到积极的促进作用，同时也为流动人员人事档案管理工作的开展带来了积极的促进作用。由于流动人员人事档案管理工作与民生息息相关，通过优化流动人员人事档案管理，可以为流动人员社会化管理的实现提供重要的保障。

1.3 促进人才的培养和运用

流动人员人事档案是对流动人员主要是针对流动人员学习、职业生涯、个人品德和素质等方面的真实记录，能够更全面的反映流动人员的实际情况。因此流动人员人事档案可以为人才培养和运用提供重要的依据，并协助企业在发展过程中能够快速的选拔出与其相适应的人才。

1.4 为流动人员提供凭证

一个人在学生、工作和生活等许多方面都需要借助于人事档案的凭证发挥作用。目前我国针对流动人员人事档案指定专门的管理机构进行管理，不允许私自保管情况出现，而且流动人员人事档案具有一定的法律效力，能够为流动人员维护人身权益提供重要的凭证。

2 流动人员人事档案管理的现状

2.1 档案存放地分散， 信息不共享

在当前流动人员人事档案管理工作中，相关部门在办得就业失业手续时为了查证信息的真实性，一般都需要针对实体档案进行转递，这也导致流动人员人事档案存放地过于分散，而且跨地区跨行业的存档部门无法实现档案信息的共享，没有统一的档案查询平台，这就导致流动人员要想利用档案存在诸多的不便。

2.2 部分档案保管部门无法提供对外的档案借查阅服务

基于历史遗留问题，部分流动人员档案并没有及时存放至档案管理部门，这就导致实际档案保管者往往为了自身利用的便利而进行档案保管，但因其没有档案管理权限，因此无法对外开具相关证明。这就在其他部门或是本人需要使用档案材料时无法执行国家统一的供查阅程序，而且实际档案保管部门也不愿意为其提供查阅服务，严重影响了流动人员人事档案的利用率。

2.3 档案信息资料收集困难， 信息不完善

在当前流动人员人事档案管理工作中，部分单位针对档案进行保管是为了便于自身的使用，但对于档案材料的收集不重视，部分中小企业自身档案管理意识欠缺，档案管理人员在日常工作中更不重视档案材料的收集，无法及时对档案材料进行归档。随着网络的发展，许多工作都可以通过网络进行办理，办理过程中没有纸质材料生成。而且基于部分手续具有保密性要求，因此一些数据信息也无法实现跨单位和跨行业共享。在当前电子签章没有普及的新形势下，在没有纸质材料生成的情况下，生成的电子材料也无处归档，这对于人事档案的完整性带来了较大的影响。

2.4 对档案重要性认识片面，弃档现象屡禁不止

目前大部分流动人员对档案缺乏重视，档案管理意识薄弱，特别是部分进入私企的流动人员，对于人事档案的作用存在片面认识。部分单位还存在为了孩子人才流失存在扣留人事档案的情况。基于诸多原因的影响，这也导致当前弃档现象十分常见，许多人事档案存在无人认领的情况。

2.5 实体档案数字化程度低， 影响了使用效率

导致实体档案数字化程度低的情况源于多个方面，部分流动人员人事档案存在存放部门实质为档案使用者，而不是管理者，这也导致部分单位不需要承担档案数字化处理工作，再加之流动人员自身流动性强，生成的材料较多，这些材料无法及时归档。而且档案的频繁流动也导致在一个部门存留的时间较短，各单位也无法在短时间内实现对档案数字化处理。由于实体档案数字化程度低，这对于流动人员人事档案的使用效率带来了较大的影响。

3 新形势下做好流动人员人事档案管理的措施

3.1 建立大數据共享理念

在当前流动人员人事档案管理工作中，需要积极转变思想观念，特别是在大数据环境背景下，需要建立起大数据共享理念，做好流动人员人事档案管理工作的宣传，增强人们对人事档案重要性的认识，并能够在流动人事档案管理工作主动支持和积极配合，使人事档案管理工作能够更好的服务于流动人员。同时还要积极推进流动人员人事档案信息化建设，并与用人单位之间实现有效对接，结合用人单位实际情况，积极构建起信息化建设机制，促使用人单位能够积极与人力资源服务中心的人事档案进行对接，共同做好流动人员人事档案的收集、整理和接收等工作。

3.2 完善流动人员人事档案管理制度

为了能够做好流动人员人事档案管理工作，需要积极建立健全流动人员人事档案管理制度，并针对制度进行不断完善，实现对流动人员人事档案的强化管理，提高流动人员人事档案管理的规范化水平。同时流动人员人事档案管理部门还需要重视与各用人单位的联动，提高流动人员人事档案管理的强制性，进一步促进流动人员人事档案管理工作的顺利开展。

3.3 提高对流动人员人事档案管理的规范性

针对流动人员人事档案资料进行归纳和整理工作，需要根据具体的工作流程，进一步保证人事档案的真实性。同时还要加大对流动人员人事档案的审核和筛查，确保人事档案的档案信息的真实性，使人事档案信息与流动人员的实际情况相符合。部分已确定下来的人事信息需要进行归档，归档不仅局限于纸质信息，还要对电子信息进行存档，为后续查阅提供更多的便利。流动人员人事档案管理工作中，需要采取统一和专项的管理方式，通过对人事档案信息进行全面整理，并基于不同原则进行合理分类，实现档案信息的有序存档，而且对于档案资料不宜擅自进行处理，要做好保密管理工作。

3.4 创新流动人员人事档案管理模式

流动人员人事档案管理工作要与时俱进，需要基于当前的实际情况积极对人事档案管理模式进行创新。通过应用先进的技术手段来对人事资料进行统一管理，为人事档案查阅和浏览提供便利。同时还要借助于网络来实现档案信息的共享，进一步提高人事档案利用率。特别是在人事档案资料收集工作中，由于资料存在分散性和复杂性的特点，因此在当前人才交流服务中心实际档案管理工作中需要重视先进技术手段的应用，全面系统的录入，并基于流动人员的具体情况来对档案进行分类。在实际流动人员人事档案管理工作中，还需要与用人单位需求相结合，积极完善流动人员绩效档案，积极与用人单位进行有效对接，构建完善的绩效档案管理制度，定期对档案进行动态更新。另外，还要建立流动人员信用档案，针对流动人员信用情况进行全面评估，为用人单位提供更真实和客观的信用档案材料，从而为各用人单位发展提供高质量的人力资源服务。

3.5 加速数据库及网络建设

在当前大数据时代背景下，为了加快推进人事档案管理信息化建设，需要通过做好软硬件设施建设，为人事档案管理信息化建设夯实基础。同时还要促进数据库建设的完善，积极引进先进的信息技术，构建流动人员人事档案数据库，并灵活运用大数据技术、云计算技术和物联网技术等，做好流动人员人事档案资料的搜集、整理、录入和归档工作，实时对人事档案信息进行更新，构建完善的流动人员人事档案检索系统，进一步提升流动人员人事档案管理工作的效率。另外，在推进数据库建设的基础上，还要强化网络建设，通过公共网络和专用网络的建设，并利用云端针对流动人员人事档案信息进行储存备份，促进各部门之间能够深入合作和互动，加快推动档案信息共享的实现。

3.6 通过多元措施杜绝弃档现象

针对当前弃档现象，高校宜加大宣传力度，使大学生认识到人事档案对自身发展的重要性。人才交流服务中心也需要重视与高校和用人单位的交流沟通，积极开展各种活动，进一步强化大学生和流动人员的档案管理意识，尽可能的避免弃档行为的发生。同时人才交流服务中心还要对单位扣档行为进行全面抵制，严格规范各用人单位档案管理行为，有效的保证流动人员的合法权益。

3.7 提升档案管理队伍综合素养

在当前流动人员人事档案管理工作中，档案管理人员综合素质与档案管理质量息息相关。因此人才交流服务中心需要重视人才的培养，积极构建一支高素质和综合素质强的人事档案管理队伍，并通过开展多元化的培训和再教育，使档案管理人员具备扎实的专业知识，进一步提升档案管理人员的信息素养，以此来推进流动人员人事档案管理信息化建设。在实际工作中，还要建立健全考核机制和奖惩制度，进一步促进档案管理人员工作积极性的提升，为提升流动人员人事档案管理工作的质量和水平打下坚实的基础。

4 结束语

流动人员人事档案管理工作具有较强的系统性和复杂性特点，而且需要随着社会、经济和市场的发展而呈现出动态化发展。近年来我国人力资源流动十分频繁，这也对流动人员人事档案管理工作带来了较大的挑战。在當前流动人员人事档案管理工作中，需要与当前人力资源市场发展实际情况相结合，重视先进信息化技术手段的应用，全面提升流动人员人事档案管理工作的效率和质量，加快推动流动人员人事档案管理工作的数字化和现代化发展，实现流动人员人事档案信息的高效利用，为人才交流服务中心各项工作的有序开展打下坚实的基础。

参考文献

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