事业性单位电算化后会计档案的管理探索

许娜 邓延春

摘 要：我国的经济正在飞速发展，社会主义现代化建设也在逐渐的完善，推动了信息技术的改革与创新。互联网等现代化设备被广泛的应用到各行各业中，事业化单位是我国发展的重要力量，当前已经实行电算化的管理方式。会计电算化技术要比以往人工的核算方法更加精准，能够提高资金使用率，对单位的资金情况做到全面的把控，会计档案的管理工作也得到了进一步的发展。

关键词：事业单位;电算化后;会计档案;管理工作

随着我国信息技术的迅猛发展，事业性单位已经实行电算化的会计管理，采用信息技术开展单位的会计核算工作已经是今后单位会计管理的必然趋势。会计电算化不仅有助于核算数据的结果更加精准，同时能够提升工作效率，节约时间的同时为单位提供更准确、更全面的信息。因此，要针对会计电算化管理工作中的不足之处进行改善，确保事业性单位的稳定发展。

1 事业单位实行电算化会计档案管理方式的主要特点

1.1 储存范围更广

首先，电算化会计档案储存的相关范围较比之前更加的广阔，传统的手工记账方法得出的档案仅为纸质这一种形式。但电算化会计的档案管理方式能够使会计储存的范围扩大，不仅包括在计算机硬盘中储存的相关数据，也包含着磁性介质中的会计数据。

1.2 保管难度增加

会计电算化档案管理的难度更高，其原因在于，会计电算化是通过运用计算机进行数据的核算，而电脑设备容易发生各种故障，数据如果只保存在计算机中，会有丢失的风险，因此，相关数据要保存在硬盘或磁性介质中，并进行定期的清理与检查，确保数据不发生丢失的情况，因此，对管理人员的要求也更高。

1.3 对安全完整性的要求更高

会计电算化档案在完整与安全方面的要求更高，采用电算化会计的管理方式必须要备份相关的会计数据与资料。光盘与磁性介质都要保存会计资料。因此，要求电子数据是无法修改与篡改的，否则黑客入侵时会丢失数据。此外，在没有领导的批准许可下。不可随意的复制硬盘中的数据，对于资料硬盘与磁性介质的保存环境也有极高要求，因此，要求档案保管的技术人员有着较高的水平。同时要防火防潮，防止销毁。电算化会计档案调用也需要软硬件的环境。传统的手动自动化会计档案管理形式更加的直观清晰，磁性介质中存储的会计档案对环境的要求更高。

2 电算化会计档案与传统的会计档案的区别

2.1 两种档案管理方式的范围不同

首先是两种档案的管理方式范围不同，传统的会计档案是以纸质为主，这其中包含了会计的凭证与账簿、报表等，主要是记录或报告企业中的交易等事项。电算化的会计档案除了需要对会计的凭证、账簿、报表等主要的资料外，更需要设计相关的计算机系统与可以识别的代码、程序文件与数据的结构文件等，例如用户的使用手册与相关的操作规范、计算公式这些内容。虽然这些项目不是传统的会计结算系统中的环节，但确是电算化会计档案管理不能缺少的重要前提。是维护电算化会计系统、降低风险与故障排除的重要基础，同时也是新范畴下的会计档案管理。

2.2 两种档案管理方式的载体不同

其次是当种档案的载体不同，传统的会计档案载体主要是以纸质为主的，而电算化会计档案的载体以光盘与磁性介质为主。二者相较来说，灰尘与一些有害气体或磁场对电算化的管理方式影响更多一些，如若保存的方式不当，会受到一定程度的损毁。因此，对档案的存放环境有着极高的要求。需要严格的防尘、防磁、防火防潮、防火等。此外，在电算化的环境中，利用计算机与其他科技手段进行数据的复制与修改销毁等工作会更加的方便，快速，能够做到不留痕迹。而传统的会计档案中发现弄虚作假等相关的违规违法行为的难度更高，导致的损失与危害也更大，因此，新时代的会计档案面临着较严重的安全问题与挑战，要对载体加强管理与维护，才能确保档案的

安全。

2.3 两种档案管理的数据获取方式不同

其三就是两种档案管理获取数据的方式不同，传统的会计档案在正常情况下需要将相关的会计业务全部完成后才能够在账面中获取数据，有着一定的滞后性。而电算化会计档案的会计数据都会在第一时间保存到计算机中，查询时通过计算机进行查找能够很快的获取到相关数据，能够帮助决策者在较快的时间内准确的、迅速的制定出相关的经营方针与经营政策。能够帮助企业提高自身的经济效益，在竞争中胜出。此外，计算机快捷操作的特点可以使档案在进行查询时，通过设置的标记标识与索引等方式对数据进行更好的整理与分类。使获取数据具有一定的时效性与针对性。

2.4 两种档案管理方式的销毁方法不同

最后是两种档案管理方式的销毁方法不同，传统的纸质会计档案需要耗费大量的人力，而电算化的会计档案销毁方式是需要根据其索引分类，输入需要留下的内容并将其打印输出就可保留纸质的载体与磁性的载体两个部分。对于要销毁的内容进行筛选，并制作销毁清单，在获得领导的审批以后，能够快速的进行清除，降低了对人物物力与财力的消耗。

3 目前电算化会计档案管理工作的不足之处

3.1 管理制度體系不完善

首先是会计管理档案工作的管理制度体系不完善，单位进行电算化管理的内容更加的多元化，如果制度不够完善、不够规范，会造成档案混乱的情况发生，对精准获取数据带来不利影响。此外，会计电算化档案管理 如果缺乏相关制度，会导致管理工作的效率低下，不能达到单位的档案管理要求，就会导致丢失等不良情况发生，更有资料外流等严重后果。

3.2 对档案管理工作的重视度不高

档案管理人员对电算化会计的档案管理工作不够重视也是存在的主要问题。管理人员是电算化会计档案管理工作的实施者，在过去传统的手动管理档案的方式影响下，许多档案的管理人员对电算化的会计新型管理方式认知度不够，对主要的构成不了解，并缺少相关的管理经验。许多管理人员认为只要将会计凭证做好就可以，没有从本质上了解并掌握会计电算化的重要意义，缺乏对电子档案管理的重视，导致资料极易丢失，档案没有做到分类的处理，对今后数据的查询工作带来一定难度。同时，由于缺乏管理，会发生人为破坏的现象，导致数据被破坏。

3.3 保存期限不到位

还有就是某些会计档案无法满足保存期限的问题，事业单位的资料保管是需要在一定保管期限内的，但是经过调查发现，许多事业单位进行电算化会计时，采用针式打印的方法进行单位凭证的打印，这种方法打印出的凭证容易发生褪色，在规定的期限内就无法完好的保存下来。

3.4 管理人员素质有待提高

最后，档案管理人员的素质需要进一步的提高，当前的现代化技术与设备的使用率得到突飞猛进的增加，但由于专业的人才相对匮乏，技能与管理水平不佳，对会计档案的管理工作造成一定影响。因此，档案管理人员要不断的提高自身的专业技术与综合素质，不仅要提高自身的会计技能，也有提高管理能力，确保管理工作的顺利

开展。

4 完善电算化会计档案管理工作的有效措施

针对以上提出的相关问题，要进行针对性的解决，不断的完善档案管理工作，提高电算化会计档案管理工作的有效性。

4.1 健全完善管理制度

任何事物的運作都需要以完善健全相关的制度为前提条件，只有管理制度的完善，才能够使管理人员在相关的制度下进行规范的管理工作。会计电算化的档案管理工作实施后，相关的工作内容涉及了较多的方面，因此需要更加完善的制度与要求。结合会计电算化档案管理工作的重要特点，事业性单位要制定并完善相关的管理制度，根据本单位的实际情况，将制度进行分类，并对管理内容进行完善，资料要备份、档案要进行定期的维护。

此外，要制定规范的保管制度，根据《会计档案管理办法》中的相关规定，会计档案的保管期限分别是三年、五年、十年、十五年、二十五年这五大年限。只读为电子档案的保存方式，并作相关的备份进行储存保管。对光盘与磁盘等载体进行标记编号的工作，并交由专业人员保管，保存环境在上文中提到过。同时，光盘等磁性介质的保存会计档案需要报备到财政部与国家的档案局。最后，制定相关的备份制度，在电算化的会计档案管理工作中，档案的管理人员要定期的将全部数据进行多种介质中的备份，并全面检查备份时间与备份的人员，进行详细的记录，防治信息的损毁与丢失。

4.2 管理人员要增强对电算化会计档案管理工作的认知

电算化档案管理与传统的管理方式存在很大差异，因此，管理人员要重视对管理的认知，才能更好地提高管理工作的效率。管理人员要转变错误的思想观念，加强管理力度，并增加资金的投入，对管控的条件进行加强。资金要运用到实处，完善软硬件设施设备，要设立管理部门，并安装全方位的监控设备。事业单位要定期加强培训，提高管理人员的对电算化会计的重视。

4.3 管理工作中定期检查

在电算化会计的管理工作中，要做到定期的检查，由于档案内容涉及的方面较广，而计算机容易发生病毒入侵等问题，数据会因此丢失。因此，为了避免资料的丢失与篡改，单位要加强监管力度，定期的检查与维护，要选择质量较好的硬盘进行资料的保存工作，并且注意防湿、放热与防尘，确保资料的安全与完整性。

4.4 提升管理人员的自身素质

同时，管理人员的专业技能与自身素质也要持续提高，事业性单位在开展档案管理工作时，要持续的提高管理人员的综合素质，最大限度的发挥管理人员的相关职责。应当从根本上加强管理人员的管理能力，事业单位在进行管理人员的选拔时，要做到认真细致，对管理人员的专业技能进行全面的考核，确保其技术水平的专业性。要挑选管理能力与会计知识过硬的人员上岗工作，并定期的开展培训与交流会，对有能力、有潜力的管理人员进行外派学习，稳定的提高管理人员的专业技术与管理能力，促进电算化会计档案管理工作的稳定

发展。

5 结束语

综上所述，利用信息技术开展会计管理已经是今后会计工作的必然趋势，传统的手动管理档案方法对相关管理人员的专业水平要求不高，但新的档案管理方法则需要管理人员善于分析传统模式中的不足之处，并不断的完善新型档案管理工作，将相关的制度体系建立健全，提升自身素质，避免档案的丢失，保障会计档案管理工作的稳定发展。

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作者简介

许娜（1986-），女，四川省内江市，档案馆员，本科，主要从事和研究财务档案和文书档案工作。

邓延春，女，四川省内江市，档案馆员，本科，主要从事和研究财务档案和文书档案工作。