高职院校档案管理存在问题与对策研究

许雯洁

摘要：职业院校基础建设档案是学校管理和科研活动过程中形成的，有保存价值的文本、图表等资料。职业院校的基础建设档案管理是学校档案管理中的重要环节，也是繁琐工作。但是基础建设档案却极为庞大，在查找利用时有许多不便。随着社会信息技术的高速发展和职业院校不断革新，职业院校对教学档案的利用效率日益加深。关键词：档案管理;高职院校;信息技术

一、高职院校档案研究意义

高职院校基础建设档案是高职院校在基础教学管理和科研程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体等材料，包括教学文件档案材料、项目文件档案材料、会议档案材料。

1.高职院校基础建设档案在学校建设过程中可反复多次利用

从某种意义上说，档案是历史的再现，这种历史再现在基础档案中显得尤为重要，如果有完善的档案参考，可以不走或少走弯路提高效率。高职院校基础建设档案和其它设计档案一样，其最大特点是可以重复利用。

2.基础建设档案是高职院校建设管理凭证

高职院校的基本建设档案是收集整理建校过程中使用的文件、函件、记录，图纸、图表而形成的，其中有很大一部分依据性文件，如基本建设科研项目任务书，建设书、批复报告、可行性研究、计划投资等，它客观地记载了当时的历史情况。基础建设档案的凭证作用，在维护学校权益和学校建设方面是非常重要的。

3.基础建设档案在学校建设中的增值作用

通过对基础建设档案的利用，在各种生产实践和经济活动中可以直接或间接地起到增值作用。高职院校的工程建设项目如教学楼、实验楼、图书馆等，必须保证档案的完整、正确、系统，才能在维修、改建中发挥它的凭证和查考的功能。完整的、系统的基础建设档案会给后来的建设以有益的启迪，通过查考过去的资料，掌握历史材料，可从中吸取精华，去其糟粕，提高工作效率。基础建设档案，不仅记录了学校建设的实际经过，而且记录了在建设活动中所取得的经验教训及创造出的成果，因此，基础建设档案对查考过去的情况，掌握历史材料研究有关事物的发展规律起到广泛的参考作用。

二、高职院校基础建设档案管理存在问题

1.提高档案管理观念

要普遍提高相关部门和人员的基础建设档案归档意识，特别是要提高档案兼职员的归档意识，能够尽心盡力做好档案的收集和立卷工作，只有这样，学校基础建设档案管理才能保障规范归档、高质归档。

2.保障制度及措施不够完善

档案专职人员往往一个人管好几个类别，对业务和进程也不够熟悉，再加上档案信息化、数字化的建设离不开计算机人才，只有计算机专业人员的保证，才能保证管理系统的运行正常和服务器的维护。

3.归档的相关资料质量有待提高

高职院校的基础建设档案管理特点比较繁琐，档案内容较多，涉及面广，综合性强。学校基础建设档案从归档范围看，有前期筹备过程中形成的文件材料和会议记录、调研报告、专家建议、评估及可行性研究报告等材料。可以看出，学校基础建设档案包括的内容很多，它们真实地反映了学校档案管理活动的面貌和全过程。

三、优化高职院校基础建设档案管理若干建议

1.增强档案部门服务意识

档案提供利用是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。但本人在工作中发现，档案的利用却不是很多，其中很大的一个原因就是基础工作薄弱，被动服务，直接制约了档案利用工作的开展。由于高职院校对各类档案实行了集中统一管理以及档案制度的日趋完善，档案室的档案数量直线上升。虽然达标考核促使档案部门对现有室藏档案进行突击性整理，表面上案卷质量发生了改观，实质上案卷质量并没有从根本上得以提高，各部门对档案资料保存管理及今后利用价值意识性不强导致收集不完整、不齐全的问题依然存在。

2.广泛宣传、创造良好环境

除了在学校内部加强学习提高认识，明确建档重要性外，还需向相关部门宣传建档意义，在各部门间形成建档共识，使建档工作引起部门领导的足够重视，仅靠档案管理部门是不够的。只有各部门明确了建档的重要意义，才能真正确立档案工作的重要地位，为建档工作的顺利展开，创造一个积极、和谐、良好的外部环境。

3.保障制度措施的制订和实施

有必要将档案管理纳入部门考核没有压力就没有动力，这是一部分人工作时的情况写照。纳入考核其实也是一种问责制度，建立考核问责制度是多数相关人员的共识。

4.提高基础建设档案管理人员素质

兼职档案管理者应掌握一定的文化知识，具备扎实的文字功底是其业务的客观要求。档案的收集、整理、编目、编研等工作，如果文化知识水平低，理解能力差，档案中很多有价值的信息就难于捕捉体现，这就很难谈得上开发利用宝贵的档案信息资源。现代文化的要义显然还应包括掌握一定的科学技术知识。要使高职院校档案管理效率提高，必须提高兼职档案员的理论和业务水平。兼职档案员需提高的理论水平主要包括文化知识的水平和档案意识、档案管理观念的提高。文化知识水平的提高主要是由学校和本人完成，在当今社会，学校会不时会给校教职员工提供不同种类的培训机会，如外语、计算机等，兼职档案员应把握这些机会进行继续学习，才能跟得上社会对档案管理的新要求。档案管理观念和意识的提高上，主要是依靠校档案部门进行，档案部门平日要多注意档案收集和利用的宣传，多给兼职档案员传送新的档案管理观念和新的管理方法，使兼职档案员能更好地配合校档案部门的工作。

四、结论

随着职业教育事业的发展，国家对教育的投入逐年递增，高职院校的招生规模不断扩大，大大改善办学条件。目前高职院校的基本建设进入了高速发展时期，因此，做好基础建设档案管理，己成学校档案管理部门工作的重要组成部分。