大数据下档案信息化管理的有效途径研究

陈淑兴

摘要：档案管理作为开展各项工作的关键性筹备工作，是后续工作安排的指导，也是记录工作的重要载体。随着各领域的不断发展，行业与单位所积累的档案资料，其增长的速度也在加快，原有的档案管理技术满足不了海量数据的分析梳理。如何利用数字化手段对档案进行深度开发，则成为档案管理工作的重中之重。本文主要阐述在大数据背景下档案管理工作的现状，在分析档案管理工作机遇的基础上，给出相应的管理路径。

关键词：大数据;信息化;档案管理;路径

档案管理是对智力劳动成果展开保护的一种关键方式，对智力劳动成果的有效保护，更能够将人们在智力劳动中的积极性充分调动起来，促使其在生产活动与社会服务中发挥最大化的作用。在大数据时代，智力劳动者受到的重视程度日益突显，这也是对档案管理工作者辛勤劳动的一种肯定。在大数据环境中，通过档案信息化建设节省档案管理者更多的时间，使其有充足的精力不断地创新学习、钻研新的便捷化、高效化的档案管理方式。

一、档案管理工作的现状

大数据技术促使人们掌握新的档案管理技术，便于适应新的档案管理方法。

（一）隐私与安全困境

大数据时代档案管理人员既要防范网络安全，还要不断增强信息管理安全意识，才能够保证档案不被网络黑客侵袭，促使网络环境更加安全。由于在立法建设方面目前网络信息安全管理还存在不足之处，在档案信息化安全管理方面存在管理标准与需求不相符的现象。现如今安全管理的技术手段无法面面俱到的满足保护每个人隐私文件不被访问和数据不会泄露的需求，这些问题对信息的安全性产生严重的影响[1]。

（二）数据处理难题

大数据的到来促使数据信息海量增长，而目前档案管理机构由于多方面的因素，不足以应对呈指数增长的大量信息，数据信息的实时变化使其难以做到有效应对。云计算存储数据比较分散，这就使得大数据在處理档案信息之前要先将各分散点的数据全部传输到处理点进行数据信息的分析，这对大数据的分析产生一定的困扰。而在存储点对数据直接处理存在数据信息来源不明的问题，甚至会产生数据不完整现象。

（三）技术方面挑战

在档案管理工作中大数据的应用存在诸多的技术难题需要尽快解决，在数据处理过程大数据方法的容错率比较高，想要降低错误的概率就要增加比较大的运算成本，而且大数据在分析计算时发生错误，出现数据处理失败的现象。依目前运行状况来看，大数据设备继续扩展的可能性不太大。档案管理的数据目前采用大数据方法分析，它是高层次的数据信息共享，如果将大数据设备进行扩展整体系统都要实施维护，这将是很大的一笔维护成本，而且管理档案数据仍然在大数据环境下，无法保证不会产生数据信息故障，其出现故障的频率还会增加，这不仅仅只是整个系统面临维护成本的大幅增高，对系统的安全性产生很大的影响。

二、档案管理工作的机遇

传统档案管理工作中存在数据信息收集不够全面的现象，查阅档案需要管理人员协助以获取数据信息。在大数据环境下人的档案管理工作面对庞大的海量数据，其传输实效性较强、数据的来源与类型多样化，而且确保可以满足不同层面用户的不同需求，在服务以往数量的用户的基础上，扩展了现有档案的数据量。大数据时代使管理档案的数量实现了由GB——TB级别的扩展，改变了以往档案管理只局限于数据的收集，现有档案管理人员能在庞大的数据信息的支撑下，深层次挖掘潜在的可读性的数据信息，实现对数据信息潜在价值的开发利用工作，也促使管理人员深度挖掘数据信息的安全性。大数据彻底解决了档案数据资源信息量小的问题。与此同时在扩展数据存储方式的基础上，大大提高了数据存储效率。

传统的文字档案在描述事件与人物活动时是以静态的方式呈现，对档案管理的相关业务工作难以展开动态化全面跟踪，这也暴露出传统档案管理工作中存在的弊端。而大数据环境实现了对活动过程的动态化描述，不仅对各种数据信息充分开发利用，还将其潜在的价值深度挖掘，更是在各种数据信息之间探寻到相互的联系，最大化地将档案数据信息的价值有效提升。现代档案管理可以依托大数据方法对己知的、未知的事件加以预测，运用海量的数据资源实施趋势分析，使数据信息可以实时采集，其动态化得以扩展，极大地满足决策的辅助需求。

三、大数据环境档案管理理念

改变纸制档案的管理理念是当前大数据环境中下档案管理工作需要重点突破的，数据信息不仅是简单的数字内容，大数据环境下管理人员应对各种数据信息的影像资源进行有效的处理，对一些结构与非结构的文件，这一类型的数据信息要实施全面的管理与数据的采集，并将各存储系统之间相融合。云计算技术要求所有的数据信息必须数字化、电子化，才能以网络技术为基础，梳理整合所有渠道的数据信息，有效开发数据信息的潜在价值。

要想真正实现档案管理的智能化，就要在档案管理中将数据处理作为整个管理工作中的重点，切实改变档案管理方式，在强化档案数据加工处理质量的基础上，促进档案信息的时空有序分布，实现各类数据档案信息的高效运行。档案资源的价值最大化发挥，需要档案管理人员牢固树立“以人为本”的服务观念，认识到大数据时代档案管理的模式有多种，并不断充电，着力挖掘现有档案资源的价值。

四、管理方法的路径

（一）档案数据收集方式的革新

革新档案数据信息的采集方法，逐步面向广阔的信息资源，才能够迎合大数据环境中信息处理使用的需求。同时，对各种零散的数据信息采集能力要不断加强，档案管理人员在日常工作中要重视对碎片式的数据采集能力的培养，着重对关系型数据库系统的开发，有利于非结构数据信息如图片、网页等的采集[2]，构建关系型数据库结构，以此提升诸如电子邮件这类非结构数据的采集能力。所以革新档案数据采集模式，促进档案管理事业持续发展，是迎合时代发展的需要。

（二）实现档案服务智能化

档案管理应遵循“人性化”管理，管理人员应时刻铭记“为人民服务”的工作态度迎难而上，解决档案管理当中遇到的问题。树立主动服务的思想意识，才能促使档案数据信息利用效率整体提升。强化服务推送能力，利用大数据的海量数据库和强大计算能力，挖掘和分析用户数据，了解用户喜好并精准投放。实际上从用户日常所需要的数据中就能够探索出方法，在进行数据分析时将大数据技术融合进来，满足不同需求层次的智能化服务。

（三）构建安全管理工作系统

建立安全管理工作体系，将促进档案服务工作的有效性全面发挥，将档案服务中数据的传输、存储中可能存在的安全隐患彻底解决，将数据运用过程中出现的安全问题有效得以处理。在日常管理工作中着重加强安全防护工作，重点应放在档案数据物防护水平的不断提升上，对其系统的安全防护措施逐一进行优化[3]，将档案管理中一些不规范的操作行为、管理制度方面的不足彻底解决，以此推动档案管理工作实现预期目标，实现档案数据管理的智能化。

五、结语

信息技术的不断创新，虽然促使档案信息化建设工作取得了很大成就，但在如何利用海量数据更好的建设档案管理、服务用户仍是亟待解决的问题。在未来，档案信息化管理要从培养管理人员着手，注重洞察力的培养，推动大数据环境中档案资料保障性发展。

参考文献：

[1]邹宏伟.基于云计算的档案信息化管理机制分析[J].黑龙江档案，2020（03）：64.

[2]银春.大数据视域下高校档案管理探讨[J].国际公关，2020（06）：166+168.

[3]王晓华.档案信息化管理研究[J].兰台世界，2020（06）：86-87+91.