加强事业单位档案管理信息化的几点方法

徐鹏

摘要：信息化时代的不断发展，给人们的生活带来了很多快捷和便利，为人们的生活和工作也带来了极大的便利，档案管理信息化的建设减少了传统的档案管理环节，减轻了相关管理人员的工作负担，也使得档案管理更加具有长期性、完整性、便捷性，因此，对单位档案管理信息化的建设的脚步不能停下，要尽量与信息化技术做到同步发展、同步更新。

关键词：事业单位;档案管理;信息化;方法

一、档案管理信息化概述与重要意义

（一）概述

档案管理信息化指在行政管理部门的安排与规划下，利用电脑信息技术进行档案管理，实现档案信息有效管理，便于处理与使用的服务，使得档案管理模式由传统档案保管模式转变为数字化信息技术实现档案管理，受到行业内普遍认可。简而言之，档案管理模式与工作方法由传统以及档案保管为核心演变为档案管理信息数字化收集、储存以及传送，利用信息化工作形式为社会群众提供服务。

（二）重要意义

让档案管理工作更加便捷、简单。传统档案管理通常是以纸质档案为媒介进行管理，但随着时间的流逝，由于纸张本身的原因使得纸质档案很容易产生老化、损坏等现象，这就对档案管理人员信息采集、储存与整理产生阻碍。但档案管理信息化建设，使得档案管理形式发生巨大改变，由传统纸质管理变为电子收集，节省大量的信息储存空间，文档储存与管理更加方便，只需在档案收集完成之后定期进行系统维护即可。

（三）方便查找

传统档案管理模式下，管理人员想要查找某一档案材料，要对大量的纸质文档进行筛选，员工工作量大大增加。档案管理信息化建设极大地缩短了信息材料的查找时间，因为使用者只需在电脑中输入关键词语就可从大量的文件中得到自己所需内容，节省去到档案室查找资料的时间，实现信息远程传输，从根本上提高档案管理工作效率。

二、新形势下提升档案管理信息化建设的方法

（一）重视档案信息化建设，加大资金投入力度

事业单位档案管理的有效性更多的在于领导干部的重视程度，为改变当前领导干部不重视的现象，在新形势下，必须要提高领导干部对档案管理的重视程度，将档案管理工作作为重要工作内容来进行，特别是全面提升事业档案管理内容的保密性问题。在档案室内选择适合的位置存放档案，为确保档案管理的全面性，还要做好档案室门窗加固工作，最大化保障档案信息安全。另外，还要购入各种先进的信息化设备，比如，计算机、扫描仪等，配置专业人员负责管理工作，做好登记工作，禁止外人的进入，同时定期加强对档案管理人员的培养，促使档案管理人员责任意识和专业能力提升。

（二）重视信息化人才培养，构建复合型的团队

事业单位档案信息化建设要求管理人员必须要具备档案管理知识和服务等方面的知识，唯有如此，才能做好档案管理工作，助推档案管理信息化建设有序开展。基于此，事业单位一定要加强档案管理人员的培训力度和教育，积极引入档案管理方面的专业人才，全面提升档案管理队伍专业水平。现阶段，有部分档案管理人员对计算机和其他档案管理设备的应用不够熟练，因此，事业单位必须要重点加强档案管理人员计算机操作技能方面的培训，帮助他们提高档案管理信息化能力。

（三）规范档案管理制度，提高档案管理效率

当前正处在信息化时代，档案管理模式逐渐从传统保护管理模式，转变为档案数据信息共享和全面利用模式。要想进一步发挥档案信息数据的作用和效率，则需要立足于实际，构建科学完善的档案管理制度，并且不能随意修改。档案管理人员在将信息录入档案时，一定要严格国家所制定的著录原则、文字标识、方法以及格式等方面的要求来开展工作，如果档案管理人员无法实现著录的统一，则在后续的档案检索过程极易出现错误，导致档案信息数据准确性使用和提取受到影响。管理人员在对档案信息数据进行归档处理时，还必须要使用统一规范的数据库软件和硬件，同时还必须要对纸质档案进行统一归档，从而更好地为事业单位内部档案信息资源的共享提供便利，真正意义上实现档案管理信息化。

（四）做好档案收集，确保信息化的完整性

档案种类繁多，各式各样，所以各单位要明确制定出科学而合理的收集重点，以保证将优质的档案進行有效收集，防止有价值的档案流失。各单位必须结合自身实际情况，根据自身的管理体制、机构设置以及管理体系的具体情况，协调各个部门进行上下配合协作，做好档案收集工作。在档案收集时，进行有效的检查与指导，减少优质资料的流失，同时拓宽档案收集范围，收入更多有利于国家的档案，以反映社会前进的历史面貌。对于比较零散的档案进行收集、归档、加工、分析，为社会提供更多完整而准确的信息资源。

（五）加强档案的数字化建设

档案的数字化建设，信息化创立是基础。同时，充分利用计算机与大数据技术，对现有的档案信息进行有效的收集、整理、审核、保管和统计，加快档案信息日常办公的自动化建设，利用互联网平台实现档案信息的在线借阅、在线传送、在线归档、在线审核等功能，从而有效提升本企业在档案信息资源管理中的效率，减少人力资源成本，提升档案信息管理的安全性与时效性。

三、结语

综上所述，做好档案管理工作，无论是对政府还是工作人员，都是必不可少的重要环节。在社会的不断发展当中，档案管理工作也在产生变化，出现许多新的状况，所以档案工作必须要与时代发展的需求紧密相连，相关的管理标准也要逐步严格起来，以保证档案管理工作能跟上时代快速迈进的脚步，在信息化社会中为更多人提供服务。同时提高工作人员的综合素养，注重对工作人员的定期培训，以达到事半功倍的效果，促进档案管理的规范化，加快社会主义和谐社会前进的步伐。

参考文献：

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）：128-129.

[2]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯，2013（30）：214+216.