提高机关事业单位档案管理的信息化水平

王艳晶

摘要：机关事业单位因工作原因容易出现工作调动，这就需要机关事业单位对人员流动情况做好档案管理工作，保证单位人员档案的完整性。档案管理不仅能够对单位人员的状况进行记录，也能够对单位工作运转状况进行记载。现阶段，档案管理工作加入信息化手段，在一定程度上促进了机关事业单位工作效率的提升。本文即针对机关事业单位档案管理问题及档案管理中信息化的应用展开分析，希望能够给相关从业人员一定的启示。

关键词：机关事业单位;档案管理;信息化水平

一、强化档案管理信息化建设的意义

（一）方便整理利用历史档案

做好机关事业单位的档案管理工作，有利于完整的保管好具有历史价值的档案资料，但是，传统的历史档案资料均为纸质材料，在查询及保管上都会较为困难，同时也需要占据较大的空间，为了有效保护好一些珍贵的历史资料，就需要长期封存管理，这就直接影响了档案的使用率。在信息化管理改革后，机关事业单位将档案内容保存到电脑中，不仅能够有效扩大档案管理以及存储的空间，同时也为使用者的查阅提供了一定便利。当需要查询具有历史价值的资料时，也能够直接通过信息化技术调取资料，使资料的使用价值得到了最大化的发挥。由此可见，借助信息化手段对档案资料进行管理，有利于提升事业单位工作效率，也促使历史资料得以重新被利用。

（二）有利于提升档案管理工作效率

传统的方案资料管理手段较为落后，管理流程较为复杂且繁乱，基于此，许多档案就会出现遗失以及损坏等现象。针对此，机关事业单位就需要加大力度进行信息化建设，从而减少档案管理冗杂的工作，提升档案管理人员的工作积极性，提升工作效率。

（三）有利于提升档案资料的利用率

传统纸质版的档案资料需要占用较大空间，不利于管理，且机关事业单位在档案的管理以及保存上均较为分散，无法实现合理的利用及规划。借助互联网平台等信息化技术能够实现不同部门、不同单位之间的信息共享，从而全面提升档案资料的利用率。

（四）维护档案管理的稳定性以及安全性

对机关单位档案管理实施信息化管理，能够促使电子档案得到更好的保存，且档案的保密性也更好。用户在使用时，也能够实现快速读取，在保证安全的前提下实现传输以及存储，稳定性更好。相比于传统纸质版的档案，信息化管理的存储方法能够对档案进行备份，延长档案保存以及使用时间。

二、机关事业单位信息化档案管理问题

（一）管理方式落后

部分机关事业单位没有认识到档案信息化建设以及管理的重要性，在管理上仍采用半手工或纯手工的方式，导致档案记录以及整理上出现严重失误，如果无法及时有效的改正，就会按照错误的方式进行保存，对后期的档案管理以及人事安排都造成了严重影响。此外，传统档案管理模式需要消耗较长时间才能够完成，且工作量较大，这也会在一定程度上增加管理失误率，不利于档案管理工作的有效开展。

（二）专业化水平不足

当前社会工作中，对专业化水平都有严格的要求，特别是机关事业单位，其对管理人员的专业性有较高的要求。但是，人事档案管理人员对于信息化技术知识了解较少，且其业务能力以及意识都较为薄弱，无法满足信息化建设的专业化要求。此外，机关事业单位也没有对档案管理人员进行系统化的培训，导致其无法胜任现代化的档案管理工作，操作技能不熟练，无法全面快速地展开档案信息化建设工作，档案管理规范性较差。

（三）机关事业单位人事档案信息利用价值不高

在机关事业单位中，做好档案管理工作不仅仅意味着保存好信息以及数据就可以，还需要对人事决策提供参考的依据。机关事业单位在人事档案管理上要具有保密性，这就导致信息利用率较低，没有充分认识到档案利用的重要性，認为只有在人事发生调动或者整理档案时，档案的价值才能够得以发挥。

三、提升机关事业单位档案管理信息化水平策略

（一）强化管理人员信息化建设工作

为强化机关事业单位人员的工作专业性，需要对管理人员进行培训，并针对培训内容进行考核，提升档案管理人员的工作积极性。在考核过程中，要求客观性、公正性，严格落实考核制度，不断完善机关事业单位的管理信息化水平。现阶段，在档案信息化管理过程中，需要计算机专业人才进行管理，但是计算机专业管理人员对档案业务还比较陌生，也需要积极展开培训，从而使其能够快速掌握管理所需知识，提升自身业务能力。

（二）加强信息资源的安全性

当前阶段，网络技术在不断发展壮大，一些不法分子就会利用网络病毒破坏并盗取机关单位档案信息，不利于管理工作的正常开展。此外，如果档案管理人员操作失误或者系统故障等问题，也会导致档案管理的安全性受到威胁。基于此，机关事业单位在档案管理时，就需要对数据进行备份，安装防火墙或者杀毒软件，强化数据信息的安全管理工作。

四、结语

对于机关事业单位来说，借助信息化手段对档案进行管理有利于提升机关事业单位的管理效率以及工作质量，同时，档案的历史作用也能够被充分发挥。可以说，做好档案管理工作有利于机关事业单位的正常运行，基于此，就要求机关事业单位工作人员积极转变自身理念，强化档案管理信息系统建设工作，从而全面提升单位的整体管理水平。

【参考文献】

[1]吴新兴.如何提升机关事业单位档案管理信息化水平[J].城建档案，2019，12（12）：65-66.