高校仪器设备全生命周期信息化管理体系思考

2020-08-02狄玮王艳青范朝阳

行政事业资产与财务 2020年13期

狄玮　王艳青　范朝阳

摘要：为适应高校快速发展建设，提升高校仪器设备管理水平，本文将全生命周期理论引入高校仪器设备管理，首先探讨了依托信息化手段实现高校仪器设备全生命周期管理的必要性，进而以北京林业大学仪器设备管理体系为例，提出了通过完善管理制度和流程、推进信息系统建设和对接、创新管理手段和思路逐步构建全面、准确、细化和动态仪器设备全生命周期的信息化管理体系，以期进一步提高高校仪器设备管理服务水平。

关键词：仪器设备;全生命周期管理;信息化建设

仪器设备是高校资产管理工作中的主要组成部分，是开展教学和科研活动的重要物质支撑。随着高校的快速发展，仪器设备在高校资产中的数量占比越来越大、性能水平不断提高、结构种类日益多元，建立适应发展的仪器设备管理体系势在必行。借鉴并运用“全生命周期管理”理论，依托信息化技术手段，构建切合高校实际的仪器设备全生命周期信息化管理体系，对于提高仪器设备管理工作时效性、资源利用率、服务精准性和决策科学性具有重要意义。

一、仪器设备全生命周期管理模式

全生命周期理论是源于1966年由弗农提出的“产品生命周期”理论，强调对产品从进入市场到退出市场的生命周期发展过程中实施协同、连贯的管理，确保组织机构、业务流程和资源信息的协调统一，现已发展为企业最大限度地降低成本，追求整体利益最大化的一种信息化战略。将该理论运用于高校仪器设备管理中，主要是指涵盖仪器设备从计划、采购、使用到处置4个阶段的全流程管理，旨在通过一体化的管理模式建立以仪器设备为主体的信息连接与反馈机制，降低管理成本、提高设备效能并提升管理水平。

二、依托信息化手段实现高校仪器设备全生命周期管理的必要性

1.发展要求

依托信息化手段构建高校仪器设备全生命周期管理系统是推进教育信息化的发展要求。依据《国家中长期教育改革和发展纲要（2010？020年）》和《教育信息化十年发展规划（2011？020年）》中确定的教育信息化目标任务，教育部制定的《教育信息化“十三五”规划》中提出了“大幅提升信息化服务教育管理的能力”的主要任务。

在教育信息化的大背景下，财政部、教育部等上级主管部门针对高校国有资产管理的信息化建设也提出了更加迫切的要求。2015年底财政部颁布的《关于进一步规范和加强行政事业单位国有资产管理的指导意见》中指出“进一步加强行政事业单位资产管理信息系统建设，并与预算系统、决算系统、政府采购系统和非税收入管理系统实现对接，具备条件的资产管理事项逐步实现网上办理。依托行政事业单位资产管理信息系统，建立‘全面、准确、细化、动态的行政事业单位国有资产基础数据库”，这为完善高校资产管理信息化建设指明了方向。2017年底，教育部颁布的《教育部关于规范和加强直属高校国有资产管理的若干意见》中再次强调了“高校应统筹设计、整体规划、稳步推进国有资产信息化建设”。2018年，教育部在《教育部关于直属高校直属单位实施政府会计制度的意见》中也提出要“以政府会计制度实施为契机，加强信息化建设，推进业务信息系统与财务信息系统的有效对接，实现数据互通共享，构建覆盖经济活动全过程的信息平台”。这些文件的颁布旨在依托信息化手段推进建立资产管理全面化、一体化、智能化的信息共享交互平台，实时采集和动态整合资产资源信息，基于大数据分析为管理者的科学决策提供支持，以实现资产最优化配置、精细化管理和高效率利用。

2.实践需求

依托信息化手段构建高校仪器设备全生命周期管理系统是仪器设备管理工作的实践需求。现有仪器设备管理信息化建设还存在着诸多问题，其中较为突出的是“信息孤岛”现象严重。仪器设备隶属的资产管理系统与预算、采购和财务等系统尚未完全对接，各系统内仪器设备数据信息收集入口与出口均易出现不一致的情况。这就会导致仪器设备管理的管理水平较低，现有数据信息无法为管理决策或编制预算提供参考和支持，仪器设备重复购置、闲置浪费或随意处置现象屡见不鲜;工作效率较低，仪器设备管理人员仍疲于部分简单重复的录入、统计、对账工作，人工出错率高;服务水平较低，师生办理从采购到报销的一套业务仍需频繁往返于多个部门，手续烦琐。

为解决资产管理中的实际问题，各高校在资产管理信息化方面都做出了较大的努力，也取得了不同程度的成果。从北京林业大学实践情况来看，国有资产管理系统已实现从仪器设备建账、调拨到报废等业务的全程在线办理，师生可通过手机微信公众平台登录系统办理相关业务并实时关注业务办理进度。以我校单价10万元以下的仪器设备建账为例，师生通过电脑或手机申请“设备建账”业务，关注微信公众平台推送的初审和终审通知，终审通过后师生可在就近的资产登记自助办理机上打印相关单据进行财务报销，我校通过信息化实践实现了让“数据多跑路，师生少跑腿”的服务目标，也极大地提高了设备管理人员的工作效率。可见，推进高校仪器设备管理信息化可建立设备信息的可追溯性管理，形成信息链路，进一步完善管理流程，优化管理模式，使服务更加人性化。

三、构建高校仪器设备全生命周期信息化管理的对策

高校应以政策要求的建立“全面、准确、细化、全面”的国有资产基础数据库为方向，基于现阶段管理实践和突出问题，以全生命周期管理理念进行顶层制度体系建设，依托新兴信息化技术手段构建高效仪器设备全生命周期信息化管理体系，以逐步实现数据流程化、信息化，使管理层能够在大数据分析中宏观监管、把握仪器设备规模和结构发展变化情况，为学校科学精细的仪器设备管理决策提供有力支撑。我校结合管理实际，拟从以下3方面逐步构建“计划棽晒簚検褂脌棿χ谩钡？个重点管理模块、8个管理环节和4个主要信息系统对接的全生命周期信息化管理体系（图1）。

1.完善管理制度和流程

管理制度和流程是实现仪器设备全生命周期信息化管理的基础保障。仪器设备全生命周期的信息化管理涉及多个职能部门，以我校为例主要包括国有资产管理处、财务处、采购与招投标中心、实验室管理处、科技处、人事处等单位。高校首先应结合管理实际，明确各管理环节的管理主体和岗位职责。进而，各职能部门在统一的管理目標下，制定职责范围内的内控管理制度和标准，厘清各管理层级的权限，细化业务流程，使每项工作有章可依，依章管理。各管理环节制度和流程的建设既要系统独立，又要能指导实际工作畅通运转，形成覆盖仪器设备全生命周期管理的流程反馈机制。

2.推进信息系统建设与对接

信息系统建设与对接是实现仪器设备全生命周期管理的基本途径。按照仪器设备全生命周期理论，将仪器设备隶属的资产管理系统与财务系统、采购管理系统以及大型仪器设备开放共享平台等进行对接，串联8个管理环节。

（1）财务系统：财务系统中的预算管理系统是仪器设备全生命周期管理的“切入口”，相关单位在该系统内填报预算申请，以资产管理系统提供的仪器设备客观数据为依据，经财务处汇总、上报，由学校审议核定科学配置标准，形成年度采购计划。此外，财务系统还承担着仪器设备采购报销和处置下账的价值管理。从2019年起，应财政部要求推进的政府会计制度改革是实现财务系统与资产管理系统彻底对接的有利契机，可以从根本上解决总账与明细账的对应问题，保证财务数据与仪器设备数据的一致性，这是建立仪器设备全生命周期信息化管理体系的重要一步。

（2）采购管理系统：用户（校内教职工）将填好需求的采购计划上传到采购管理系统，经科学论证、审批后，根据有关法律政策规定采取对应方式完成仪器设备采购。仪器设备到货后的验收环节衔接采购与仪器设备管理环节。利用信息系统可实现仪器设备采购状态和信息可追踪、可追溯、可查证，有利于规范采购程序、透明采购过程。然而，调查发现在仪器设备全生命周期信息化管理体系中各高校的仪器设备采购管理信息化建设仍然滞后，仅少部分高校建立了采购管理系统。

（3）资产管理系统：经验收的仪器设备在资产管理系统内办理建账、调剂、报废等业务，目前该系统建设与运行相对成熟。我校还建立了专门的待调剂资产公示平台，一方面促进闲置设备的有效利用，另一方面利于周转已提交报废申请却仍有利用价值的设备，避免浪费。

（4）大型仪器设备开放共享平台：在大型仪器设备开放共享平台中有偿使用或申请维修大型仪器设备，提高大型仪器设备利用率，延长仪器设备生命周期。

此外，资产管理系统还需与人事和房地产系统对接，以便实时更新仪器设备领用人和存放地信息。通过搭建一体化的信息化平台对仪器设备进行全生命周期的链条式管理，实现数据共享与交互，管理人员可从传统管理模式的简单重复操作中解放出来，在大数据思维下，在线管理“活”数据，实时采集、动态整合和精准分析大数据信息，真正用“数据说话”支持管理决策。

3.创新管理手段与思路

创新管理手段与思路是实现仪器设备全生命周期信息化管理的不竭动力。在“互联网+”的背景下，互联网高校应运用“互联网+仪器设备管理”的思维，从传统管理模式中跳出来，加强新理念、新技术、新设备与仪器设备管理服务的深度融合，创新性地激发仪器设备管理使用效能，开创高校仪器设备信息化管理的新局面。例如，基于物联网技术的超高频设识别（RFID）标签是一种非接触式的自动识别技术，其应用可以极大地减少仪器设备年度盘点的工作量，解决仪器设备实地全面盘点所面临的人手不足、历时周期长等问题，提高盘点效率，更加真实地反映高校仪器设备的使用现状，为高校仪器设备管理改革提供动力。

四、结语

综上所述，依托信息化手段对高校仪器设备进行全生命周期管理既是发展要求，也是实践需求。高校应以建立‘全面、准确、细化、动态的行政事业单位国有资产基础数据库为方向，以提高仪器设备使用效能和管理服务水平为目标，通过完善基础管理制度和流程，明确各业务模块的职责，推进各相关信息系统的建设与对接，充分利用大数据信息支持学校资源配置决策，并在管理实践中不断创新手段和思路，逐步构建符合自身管理实际的仪器设备全生命周期的信息化管理体系，以推动高校仪器设备管理方式由粗放式管理向精细化管理、由数据报表式统计向数据流程化管理、由割裂分散管理到支持学校决策统一管理的转变。然而，构建完善的高校仪器设备全生命周期的信息化管理体系是个长期而持久的过程，仍会出现诸多问题，如系统稳定性对业务办理的影响或各部门业务变化对系统可拓展性的要求等，这就需要高校资产管理者不断有规划、有步骤地进行实践和探索，充分发挥仪器设备全生命周期信息化管理体系的功能，合理规避风险点，以更好地为学校建设发展服务。

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