实践视角下国家事业单位房屋档案管理的现状与探讨

郭晓敏 王晓雪 谷鑫 李雪柏 王欣儒 谭吉宾

摘要：目的：了解房屋档案管理现况，确保档案管理的顺利开展。方法：以某国家事业单位房屋档案管理为实例，对房屋档案分类原则、分类依据及分类现况展开分析。结果：中心房屋档案坚持可包容性、严谨性及相对稳定性的分类原则，依据房屋管理工作层次及类型、年度、地域进行分类。现中心房屋档案管理采用“F排列”方式形成四级类目体系，保存期限为永久。结论：通过对房屋档案管理现况分析，指出档案管理存在问题及原因，为今后房屋档案管理提供建议。

Abstract： Objectives： To understand the current situation and ensure the smooth development of housing archive management. Methods： The classification principle， criteria and status of housing archives were analyzed with an example of the management of housing archives in a national public institution. Results： Housing archives were classified on the principles of inclusiveness， rigor and relative stability with the criteria of the level and type， year and region of housing management work. The "F-arrangement" method was adopted to form a four-category system with a shelf life of permanent in current housing archives management. Conclusions： Future management suggestions were made according to the analysis of the problems in current housing archives management.

关键词：事业单位;房屋管理;档案管理

Key words： public institution;housing management;housing archives

中图分类号：G271;D630.1                             文献标识码：A                                  文章编号：1006-4311（2020）20-0076-03

0  引言

房地产权属档案是城市房地产行政主管部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据[1]。中国疾病预防控制中心（以下简称“中心”），是由政府举办的实施国家级疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务的一类公益事业单位。房屋档案既是中心档案的一部分，但由于其特殊性又具有一定的相对独立性，其建立及管理是直接影响着中心规划和科研的发展，对中心职工也有着重要的意义。本文基于房屋档案管理实践视角，对中心房屋档案管理现况进行分析，探討房屋档案管理存在问题及原因，提出改进建议，提高房屋档案管理科学性、合理性、有效性。

1  房屋档案管理情况

中心房屋档案包括土地、房屋、构筑物等房屋资产管理，还包括与职工住房相关事宜形成的档案，如职工住房补贴预算、职工住房采暖补贴等。

1.1 分类情况

中心按照工作类型及层次、年度、地域等分类依据对房屋档案进行分类管理，采用“F排列”方式形成四级类目体系，体现了房屋档案管理的包容性、严整性及相对稳定性。

1.1.1 按房屋管理工作层次及类型分

中心房屋管理工作主要分为两个部分：房屋资产管理及职工住房管理（图1）。房屋资产管理，是针对土地、房屋及构筑物的管理，属于国有资产管理的一部分;职工住房管理是针对职工住房相关事宜的管理，包括职工住房登记、职工房改房、住房补贴、物业采暖补贴等，每项工作都涉及到职工及住户的个人利益。中心房屋档案依照房屋管理工作的层次及类型进行了第一、二、三级类目的划分（图1），以便于档案管理员根据档案内容快速定位进行归档及查阅。

1.1.2 按年度分类

房屋管理工作具有连续性，按年度开展工作是房屋管理的一个特点。在中心房屋管理工作中，如职工住房补贴工作需完成年度预、决算编制及发放工作，形成对应的房屋档案第四级类目——按年度进行分类，使档案管理条理化、系统化，便于查阅。

1.1.3 按地域分类

中心部分房屋档案按房屋地域特征进行第四级类目分类，如房屋资产基本信息档案、房改房购房协议档案等。地域分类依次按照小区、楼栋、单元归档。房屋档案的数量、利用量均高于普通档案，按地域进行分类可以很大程度上提高查阅速率。

1.2 房屋档案归档情况

中心房屋管理工作及房屋档案归档工作负责部门多次发生变化，工作职能及范围发生调整，其形成的文件材料内容随之发生变化，原归档范围有许多不能适应新的情况;同时档案归档存在滞后性，机构设置和人员流动，档案交接不顺畅，造成档案未归档现象。现阶段，中心房屋档案归档逐步完善，现形成的房屋档案随时进行归档;未归档的房屋档案按照“需求—查阅—复印—重新建档”的思路进行重新建档，逐步补充现有房屋档案。

1.3 存档期限情况

房屋档案是房产部门在管理过程中直接形成的历史记录，是中心房产管理工作的真实记载和重要依据，在产权归属、规划建设、司法仲裁、解决纠纷等工作中起着重要的作用，故中心房屋档案的保存时间均为永久。

1.4 房屋档案电子信息化情况

随着档案电子信息化的发展，中心部分房屋档案实现了电子信息化管理。借助资产管理系统、中央在京机关职工房屋管理系统、中央在京机关职工住房补贴预决算系统等实现了部分房屋档案电子信息化管理。

2  房屋档案管理存在的问题

2.1 档案完整性、准确性难以确保

房屋档案来源多样，数据、资料的收集难度大，如职工住房情况登记表，部分职工填写意愿低、配合度低，造成职工住房情况登记表的缺失或内容准确性降低;面对多样化的个体，导致沟通及控制成本边际效应剧增;此外，中心未建立统一的档案管理原则及标准，房屋管理部门机构设置多次发生变化，其形成的档案内容也随之发生了变化，难以确保档案的完整性及准确性。（表1）

2.2 管理制度不完善

目前关于国家事业单位房屋档案管理专门性的法规标准有《城市房地产权属档案管理办法》（建设部令第101号）、《中央国家机关房地产档案管理办法》（国管房地〔2007〕24号）等。尽管上述法规为房屋档案管理提供了参考标准，但在实践过程中可操作性及执行性仍有待提高。其一，房屋管理不仅限于房地产档案管理，还包括职工住房相关补贴档案，未有可参照的相关管理制度来规范档案管理，增加了房屋档案管理的难度;其二，实践中房屋档案管理分类方式较为混乱，出现一份档案多次归档的现象，造成档案信息冗余，未形成统一标准，按照房屋档案分类类目进行归档。

2.3 管理模式落后

中心房屋档案为纸质保存，导致档案防虫、防潮工作量大幅度增加，以防对中心房屋档案造成破坏;同时，纸质保存加大了查阅有效信息的难度，不利于借阅者的查询。中心部分房屋档案借助市场上多种系统进行分模块电子信息化管理，未建立统一房屋档案管理系统，将房屋档案系统地进行电子化归档管理。

2.4 管理人员业务能力滞后

中心房屋档案由非专业人士负责，档案管理经验的缺少导致在实践过程中会出现管理问题：一是工作人员无档案管理意识，造成档案归档不完整，不及时归档;二是工作人员档案素质普遍不高，导致档案分类不规范，归档混乱等现象。

3  加强房屋档案管理的对策

3.1 建立健全中心房屋档案管理制度

建立健全中心房屋档案管理制度是强化中心房屋档案管理的重点。房屋档案管理，严格按照《档案法》、《中央国家机关房地产档案管理办法》（国管房地〔2007〕24号）要求，结合中心房屋管理实际情况，积极制定房屋档案管理的规章制度，明确房屋档案管理人员的权利及职责。同时，制定统一的房屋档案管理标准[2]，严格规范房屋档案管理中各个环节，如：收集環节、整理环节、归档环节等[3]，实现标准化、程序化管理，使各环节工作实现协调和统一[4]。此外，建立相应的监管体制及奖惩机制，调动工作人员积极性。

3.2 加强中心房屋档案电子化建设

加强中心房屋档案电子化建设是强化中心房屋档案管理的手段。随着科技的不断发展，配置或更新计算机、扫描仪等硬件设备，以购买服务的形式将中心现有房屋档案以数据的形式建立档案信息数据库，实现电子档案与纸质档案的双轨制管理，有利于加强对档案原件的保护，为信息检索提供便捷条件[5]。同时，逐步构建中心房屋档案管理系统，解决房屋档案由多个系统分别管理的现况，做到管控有力、安全可靠[6]。通过信息化管理实现档案资源共享，在数据安全的前提下提高工作效率。

3.3 实行中心房屋档案管理外包战略

实行中心房屋档案管理外包战略是强化中心房屋档案管理的策略。“专业事情交给专人的人去做”，借助市场资源和外部力量，实行中心房屋档案管理外包战略。通过咨询外包服务、专家团队论证制定符合中心实际情况的管理制度体系及标准化流程。同时依托市场服务，完成房屋档案电子化、档案整理、鉴定、归档，提高工作效率，节约成本[7]。

3.4 提高中心房屋档案管理人员专业素养

提高中心房屋档案管理人员专业素养是强化中心房屋档案管理的基础。档案管理工作是一项具有较强技术性、科学性的工作，需要档案管理人员具有较强的专业素养。因此，一方面中心应该加强现有房屋档案管理人员的培训，通过专业培训、邀请专家讲学等方式，提高工作人员的档案管理水平;同时房屋管理工作政策性强[8]，房屋档案管理员应该发挥自身主动性，关注房屋管理相关政策制度，了解中心房屋档案的需求。另一方面，落实相应的监督管理、绩效考核制度，树立工作人员的责任心，提高档案管理的重视程度，充分调动其积极性。

4  结语

房屋档案管理工作在国家事业单位的规划发展、职工个人权益的保障中起着关键性作用。做好房屋档案管理，从实践视角下探讨如何建立健全具有较强执行力的房屋档案管理制度、如何建设安全统一的房屋档案系统、如何提高房屋档案管理人员的专业素养，提出合理的应对措施，达到房屋档案的精细化管理，逐步实现信息化，仍是我们之后需要探讨的课题。

参考文献：

[1]城市房地产权属档案管理办法[J].中华人民共和国国务院公报，2002（20）：34-36.

[2]档案利用服务标准体系构建研究[J].浙江档案，2019，454（2）：64-66.

[3]魏华.土地整治档案管理现状分析及建议[J].中国土地，2016（7）：42-43.

[4]高娟.推进事业单位档案管理工作规范化标、准化的策略研究[J].中国集体经济，2018（9）：50-51.

[5]林烨.基于信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].现代国企研究，2018，136（10）：103.

[6]关于实现高校房屋资产信息化管理的思考[J].中国房地产业，2019.

[7]实践视角下企业境外建设项目档案管理的对策与建议[J]. 档案与建设，2019，361（1）：14-17，26.

[8]罗鹏飞.房地产档案管理工作中的常见难点和对策探究[J]. 中国房地产业，2017（31）：155.