现代化干部人事档案管理工作存在的问题及对策应用探讨

连璠

摘 要：本文分析了干部人事档案管理工作中存在的问题，并针对其问题进行研究。通过研究，提出了一些改善人事档案管理质量的对策，希望通过本文的分析能提高档案管理工作的效率。

关键词：干部人事档案管理;问题;对策

在现代化的进程中，许多管理工作都作出了相应的改革，这对人事档案管理体系也提出了更高的要求。做好人事档案管理工作，可以让档案成为一种有价值的资源。因此，探讨档案管理工作中存在的问题具有重要意义，必须找到根本原因，积极寻找对策，才能发挥档案资源的作用。

一、现代化干部人事档案管理工作所存在的问题

（一）管理人员无意识

在人事档案管理方面还有一个主要问题就是档案管理人员专业水平不高，管理意识也缺乏，认为档案管理是一个很简单的工作，可是在实际管理过程中，常常出现一些差错，但是对于档案资料来说，出错的影响是很大的。人事档案管理存在的局限性在于，首先，管理档案的工作人员没有意识到档案管理的重要性，工作上自由散漫，态度不端正，过于随意。其次，管理档案的工作人员的整理能力和专业水平还需要提高。常常会出现信息缺失或者信息不正确、装订不规范等等。最后，管理人员缺乏积极性。随着科技的迅速发展，出现了许多新的管理工具，许多之前的老人缺乏主动性，不愿意学习新事物，导致工作效率低下。

（二）管理分工不明确

在档案资料管理工作中，如果分工不明确，就会浪费许多的人力资源，而且效率也不高，这是组织单位在管理工作中存在的较大问题。首先，档案管理人员会不停地变动，如果没有明确的责任划分，会导致交接事宜出现问题，进而影响档案的管理工作，而且没有办法查询到是谁的主体责任，很难从根本上解决问题。其次，干部人员会不停地变动，档案数据也要随之变动。在档案数据更新的过程中会把原始数据覆盖住，这个过程是存在很大风险的，有时候现在的人事管理还会用到之前的数据，这对整个管理体系有重要的影响。最后，人员调动频繁，再加上分工的不明确，很多改善措施就没办法落实到位，管理人员也没有办法进行效率的管理，甚至会对其他部门造成影响，毕竟管理工作都是存在于一个系统之内的。

（三）管理体系没改进

在现代化进程加快的背景下，人事档案管理还用着之前的管理体系，缺乏创新，达不到现目前的需求。干部人事档案管理体系滞后体现在：首先，没有运用先进的科学技术作为辅助工具。现在的管理体系还是主要以人工操作为主，干部的历年资料还是纸质版资料，没有引进人事档案管理的先进工具，而且档案管理工作量比较大，很容易出错。其次，纸质资料容易丢失。纸质资料会随着时间的推移，出现腐烂的情况，如果不做书籍护理，一段时间过后，就完全看不清上面的字，这对后面的资料整理带来了很大的麻烦。最后，管理技术缺乏创新。人工操作失误的概率会大大增加，人工操作的疏忽会导致人事信息的错误或不完整，对高层人员的管理带来难度，使得人事管理效率大大降低。

二、现代化干部人事档案管理工作应采取的对策

（一）对档案管理人员进行专业培养

人事档案管理人员的专业程度决定着档案信息管理工作的质量，所以非常有必要提高工作人员的专业素养。档案管理人员的队伍建设好了，就可以保证管理工作进行更加顺利，提高工作质量。首先，对档案工作人员进行管理意识宣传。可以在走廊或者工作间张贴相关工作人员所要具备意识的海报，全方位渗透管理意识。通过不停地宣传，让档案管理人员熟悉管理工作的方法、要求标准等，从而认识到该工作的重要性，逐渐地改变工作态度，对档案管理工作负起责任。其次，对档案工作人员进行专业技能培训。根据人事档案建设标准，对刚入职的的员工进行任职培训，具体的流程要培训到位;对于老员工可以进行职业素养的重点的培训;在新时期下，将与档案管理有关的技能传授给员工，让员工更有效率地工作。最后，重视员工业务能力的培养。除了给员工定期培训外，还要对员工的业务能力进行培养，规范相关人员的工作态度与行为表现，保证人事档案管理工作的高效有序进行，让人事档案建设能够持续发展。

（二）对档案管理工作进行职能划分

要进一步提高檔案管理工作的质量，必须解决档案管理人员职位划分不明确问题，相关单位对档案管理的具体职能进行严格划分，以确保档案信息整理工作有序地进行。首先，明确划分工作人员的工作范围与职能。划分职能时一定要明确，让工作人员知道自己到底做的什么、负责哪一部分内容，只有知道了自己要做什么，才能把工作做好。其次，组织单位在下发工作的时候要避免工作交叉。工作重叠会给工作人员带来不必要麻烦，有时还会因此而推卸责任，使得管理效率大大降低。所以之前的分发任务工作就要做好，避免推卸责任的事情发生，使得在问题出现时能及时找到责任人，快速修补漏洞，从而解决问题，让人事档案管理工作能稳定、安全地进行。最后，做好数据备份。这是针对档案信息整理工作中出现的原始数据被覆盖问题，可以使用其他存储设备或者云储存，避免目录更新带来的问题，为后续问题的主要负责人提供重要的依据参考。

（三）对档案管理体系进行改革创新

在整理干部人事档案信息过程中，要重点加强新技术的引进，将先进技术与档案信息相结合，构建现代化的档案信息管理体系，使其整理工作向规范高效化发展，确保档案管理工作符合新时期的要求。首先，引进先进设备。比如：电子扫描设备，用它对干部人事的信息进行扫描，这样采取的信息不会出现纰漏，确保了初始信息的正确与完整性，使得今后的整理工作更加有序地进行。其次，对档案信息进行数字化管理。这需要在本单位建立电子信息档案平台，对人事干部信息进行整理与备份，这有利于之后人事信息的使用与查阅。最后，加强对工作人员相关技能的培训。除了加强对工作人员操作水平和整理技能的培训外，还要让相关工作人员熟悉人事档案信息的整理理念，让管理人员尽快了解人事信息管理体系，从而更加有效、迅速地做好干部人事档案管理工作。

结语

综上所述，在干部人事档案管理体系中还存在一些问题，如：工作人员管理意识薄弱等，这些问题严重影响档案管理质量，本文提出以下对策来解决这个问题。首先，对工作人员进行专业培训;其次，对管理工作进行明确分工;最后，对管理体系进行改革创新。希望更多的专业人士投入到该课题中来，一起为提高档案管理工作的效率做出贡献。

参考文献

[1]姚志萍.浅析干部人事档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技经济导刊，2018，26（12）：203-204.

[2]冯凯.浅谈新时代干部人事档案管理工作的创新[J].黑龙江档案，2019（01）：80.