新时期电子档案在档案管理中的应用研究

摘    要：新时期电子档案管理模式在当前越来越常见，相对于传统档案管理模式，电子档案确实表现出了明显优势，也是未来研究和推广的重要趋势。本文即以新时期电子档案管理作为研究对象，首先明确了电子档案管理的优势，然后又探讨了如何做好电子档案管理。

关键词：新时期;档案管理;电子档案

引言

在现阶段我国档案管理工作发展中，电子档案管理模式已经成为重要手段，在很多单位得到了普及应用。和传统纸质档案管理模式相比，电子档案管理模式表现出了多方面优势，也因此受到了相应管理人员的高度重视，成为未来发展的重要方向。但是在电子档案管理模式应用中，同样也存在一些注意事项，需要确保电子档案更为安全有序，避免因为电子档案管理不当出现较为严重的偏差问题。

一、新时期电子档案管理应用价值分析

在新时期电子档案管理模式应用中，伴随着越来越多单位引入该模式，确实也表现出了较强的作用价值，其中比较突出的应用优势如下：

首先，电子档案管理模式能够较好提升管理效率，这也是当前档案管理工作较为关注的一点。因为当前档案资料管理复杂性越来越突出，涉及到的档案信息资料更为繁杂，如果依然沿用传统纸质档案管理模式，不仅仅容易出现错乱问题，还致使管理人员的工作量较大，无法及时高效完成档案管理任务。在电子档案管理模式下，管理效率往往能够得到明显提升，管理人员的工作量明显降低，仅仅需要依靠计算机设备及其软件就能够达成相关目标，工作难度较低，也不容易出现错漏偏差。

其次，电子档案管理模式符合无纸化办公要求，有助于可持续战略践行。在电子档案管理模式应用下，因为其可以直接借助于电子化资料信息替代传统纸质资料，如此也就能够较好节约用纸，避免了在办公中出现较多的纸浪费问题，在可持续发展方面的作用价值同样较为突出。当然，在无纸化处理后，电子档案管理模式并不会降低应有档案管理价值，依然能够发挥出理想作用，应该予以高度关注。

最后，电子档案管理模式的应用可以促使信息资料更为丰富详实。伴随着当前档案管理工作的发展，其往往面临着更高的要求，尤其是从档案信息资料方面来看，不仅仅需要记录一些简单的文字信息，往往还涉及到了较多的图片信息以及视频信息资料，如此也就很难在传统档案管理模式下得以实现。基于此，电子档案管理模式的应用极为必要，其可以储存多种形式的档案信息资料，如此也就能够在此基础上提升档案资料的应用价值，符合新时期档案管理发展诉求。

二、新时期电子档案管理应用要点

（一）注重安全管理

新时期电子档案管理工作往往需要首先重点关注安全性，确保所有电子档案信息资料能够得到较好保护，避免出现随意泄露或者是被篡改问题。相对于传统的纸质档案管理模式，在电子档案管理中往往面临着更多的安全风险因素，容易对档案信息资料产生影响，加大了安全管理难度。因为电子档案管理工作主要依托计算机设备以及互联网进行有效管理和调用，如此也就容易受到网络中较多不稳定因素影响，出现信息失窃问题较为常见，也容易因为计算机设备受损，导致电子信息档案出现缺损问题。

基于此，在未来电子档案管理工作开展中，往往需要管理人员提高安全意识，重点分析明确电子档案管理中存在的所有安全风险因素，在此基础上力求更好实现全过程规范化控制，保障自身行为较为标准可靠，尤其是在密码使用以及相关软件维护方面，更是需要严格把关，避免因为操作不当产生严重影响。另外，针对电子档案管理涉及到的所有计算机设备同样也需要加大管理力度，构建完善的防火墙，做好日常杀毒检查，维系安全有序的电子档案管理条件。

（二）完善管理制度

在新时期电子档案管理工作开展中，完善电子档案管理制度同样也是重要手段，需要借助于完善可行的制度体系，为电子档案管理工作形成必要支持。在电子档案管理工作开展中，相关制度的完善应该首先考虑到电子档案管理工作流程，围绕着档案信息收集、归档整理、保存以及调用、销毁等各个环节进行深入分析，以求更好制定相匹配的管理机制，避免在电子档案管理中出现任何偏差问题，重点针对各个环节的工作标准予以明确，要求对工作人员形成强有力的约束和指导。比如在电子档案管理工作中，切实做好备份管理极为必要，应该将其纳入电子档案管理制度，形成更强管理价值。

在此基础上，为了更好调动档案管理人员积极性，往往还需要完善绩效考核机制，要求各个电子档案管理人员都能够积极参与其中，重点明确自身职责要求，进而依据奖励和惩罚措施，促使档案管理人员可以体现更高投入度，避免因为自身重视程度不高，影响到各项工作执行效果。当然，对于新时期电子档案管理中越来越重要的服务性要求，更是需要构建完善的管理制度，确保档案信息资料共享较为恰当合理，能够体现更强服务价值。

（三）提高人员素质

新时期电子档案管理工作整体优化必然离不开人员的积极配合，如此也就需要重点提升档案管理人员的综合素质，同时规避人因问题带来的影响。基于此，针对档案管理人员需要定期组织必要的培训和教育活动，促使其对于电子档案管理模式较为熟悉，无论是电子档案管理制度，还是相关新型技术手段，都需要与时俱进掌握，以便更好践行到位，切实提升电子档案管理价值。当然，为了更好提升电子档案管理人员的综合素质，往往还需要重点考虑到理念方面的培养，尤其是对于安全意识以及创新意识，需要渗透到具体工作中，进而才能够较好优化后续工作效果，避免出现较为严重的工作懈怠等思想问题。

三、结论

在当前档案管理工作开展中，电子档案管理模式的应用越来越常见，其确实在实际应用中表现出了明显优势，但是同样也需要切实提升管理水平，加大安全管控力度，不断完善电子档案管理制度，同时提升档案管理人员综合素质，最終确保电子档案管理体现应有价值。

参考文献：

[1]樊云.试论文件档案管理中的区块链技术应用[J].农家参谋，2020（14）：260.

[2]辛凤.探讨企业电子档案管理中存在的隐患及应对方案[J].价值工程，2020，39（12）：267-269.

[3]牛婷婷.浅谈档案信息化管理风险防控方法及应对措施[J].兰台内外，2020（11）：11-12.

[4]吕品晶.电子档案管理工作中的风险与不安全因素防范[J].兰台内外，2020（10）：33-34.

作者简介：李颖莉，（1974--），河北省唐山市，大学本科学历，毕业于中央广播电视大学，就职于唐山市传染病医院，主要研究方向为档案管理工作。