信息化背景下企业档案管理与服务模式的革新策略

李金东

摘 要：在企业日常的档案管理中，目前仍旧存在效率低、制度漏洞等问题，而且相关的档案服务也是有着诸多问题。导致这些问题的原因，相当部分是因传统式的管理缺陷，所以要加强企业档案管理和服务的水平，就需要从档案管理以及服务模式上，利用相关现代信息技术不断完善和创新，确保企业能够稳定、高效运转。

关键词：信息化 档案管理 服务模式

一、信息化背景下企业档案管理与服务模式革新的必要性

（一）摆脱利用资源提取的限制

当今信息技术相对比较成熟，将信息技术用于档案管理，可以有效实现其工作信息实时交流互动，还能够在工作过程中直接整理、分析相关资源，能够有效提高管理与服务的水平，促进企业档案管理和服务的发展进程。也能够在企业档案的相关工作中，及时交流沟通共享资源，进一步加快档案管理的建设。

（二）增加档案管理服务范围

在日常的具体档案管理工作中，合理的使用信息技术，能够在获取相关信息的基础上提高其可靠性，同时，也能提高其整体的服务水平。在这个背景下，企业高层管理人员在进行相关的决策时，能够有效提高其工作效率和决策精准度。另外，将档案管理和服务融合相关信息技术进行创新，还能顺应时代的要求和需要，讓档案管理相关工作和服务的效果更加显著。

（三）突破信息保存时间的瓶颈

信息化的档案管理和服务，能够有效地突破传统式管理中信息保存收到侵蚀的障碍，在进一步加强档案信息的保存和安全特性上，提高其相关管理和服务的质量。一般情况下，在日常档案管理中，相关工作人员在进行档案的查阅和对比中需要反复调阅，采用传统管理模式，则需要相关人员入库，然后按照归纳方式意义寻找和调阅。出现这种状况，那么相关的档案管理和服务就已经落后于时代，并且无法满足现代高效率的工作需要。

二、信息化背景下企业档案管理的革新

（一）企业档案管理体系的优化

首先，要在管理的观念上有相应的改变，尤其是档案管理工作人员，要充分使用现代信息技术对进行大胆创新和优化档案管理，也要通过相应的信息化设施有针对性的提高其工作效率。其次，要鼓励相关人员进行创新，并激发工作人员的创新意识和责任心，让其认知到企业档案管理对企业的意义，明白其担负的责任，并进行相关的学习来提升自身的专业素养以及法律意识等，以促进企业稳定发展。

（二）强化档案管理工作制度

首先，在档案管理工作范畴中要明确归档环节的范围，其管理工作者要有目的的区分需备份与不需备份的档案，避免档案管理中出现混乱。其次，重视企业档案信息的储存介质转换的环节。在企业日常档案管理中，不仅需要有稳定的网络，还需要有稳定的存储介质，而且还需要重视其转换的环节。同时，企业还需要针对档案管理工作流程定制科学化的管理制度，也要督促档案管理人员恪守法律法规和公司制度。通过完善制度把档案管理规范化。

（三）提升档案管理工作人员的工作技能和素养

首先，在当前的档案管理工作过程中，企业应有针对性的强化电子档案管理制度。对比于传统纸质档案的管理，现今电子类型的档案管理的要求和标准也更加严格，对其工作人员的专业技能和相关素养也有更高的要求。面对当前的档案管理现状，相关的工作人员要合理过渡自身专业技能和知识结构，积极为自身的专业素养进行“充电”，对现代的相关电子设备也要熟练地掌握，能够在工作中合理的使用相关设备，这样才能有效提高档案管理和服务水平。其次，要有针对性的提高员工在工作过程中的业务水平，组织相关工作人员进行现金管理方式、实操、模式等学习，参考其他档案管理过程中遇到的问题案例等，充分完善工作人员的业务能力以及知识储备，为企业的发展和稳定运行打好基础。

三、信息化背景下企业档案管理服务模式的革新

（一）数据化档案服务的创新

信息化的社会也是数据化的社会，数据具有获取快、流通快等优势，大量的文本信息数据化后不仅方便存储，也方便及时而且精准地对信息进行相应的处理。数据化的档案信息也有利于档案管理的服务创新，例如，档案管理服务效率得到了很大的提高。方便企业相关人员随时使用新方法、新模式、新思路来研究档案管理，促进公司档案管理服务。

（二）档案云储存的创新

首先，云储存的方式有效地满足了档案信息的安全和完整的需要，而且还为相应的工作人员提供了更加便捷的服务模式，同时，也满足了档案管理服务所要求的高质量，也扩充了档案信息形式的多样性，把视频、音频、图片等多种类型的档案信息都储存到了相应的云平台当中。其次，企业的档案管理所涉及的各类信息不仅量大而且种类繁多，这也造成了信息整理方面的不便，同时也会出现信息共享障碍，所以就需档案云储存和整理以及归纳工作做好。

四、结语

随着网络信息技术的发展，我国已经进入信息化时代。在信息化背景下，企业的档案管理已经由原来书面管理转化为现代的信息化管理，虽然管理载体顺利过渡，但相关工作人员的信息化观念和相应的信息化管理技能和知识有些迟滞。所以，就完善工作人员相应专业素养。同时面对现今类型多样化的档案信息，相关工作人员也要细节入手，不断革新档案管理和服务模式。