浅谈档案的管理

林春松

摘 要：档案管理工作是为党和国家各项事业发展而服务的工作，档案的真实完整齐全合法是关系到档案生命力的存亡，关系到历史进步的真实性，是人类社会发展史的科学依据，因此，档案管理是十分重要的工作。

關键词：档案 管理

一、收集

收集工作是文件材料的归档整理的开始，是将立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种文字材料在确保内容真实、齐全完整的条件下的归档工作。

（一）归档文件收集的来源和范围

归档文件是立档单位在其职能活动中形成的，主要是本机关形成的文件材料，还有上级机关、同级机关和不相隶属机关转来与其职能活动有关的文件材料。

（二）归档文件收集的质量要求

1.归档文件必须是办理完毕的文件材料。正在办理或者还需补充办理的文件还不能归档。

2.归档文件必须能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。必须是有查考利用价值、只适用于文书档案的各种纸质文件材料。

二、整理

存档文件整理是指对存档文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使其有序排列的过程。整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，并促进存储和利用。

（一）装订

装订是归档文件的第一步骤，通过这一环节可以从实体上将归档文件的基本单位——“件”确立下来。以“件”为单位行装订时应该做好以下工作：

1.首先应对“件”内文件进行排列。

2.对于纸张规格大于A4型的报表、图纸等文字资料，应按A4型纸张的尺寸折叠，但要注意尽量降低折叠程度。折痕应在文件和图表之外，并取右下边缘。

3.装订前，对不符合要求的文件和材料进行必要的整理。 其主要工作包括： 修复损坏的文件; 复制手写模具和褪色文件; 清除易生锈金属的原装订文件。

（二）分类

归档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

1.按年度分类

年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用最广泛的一种分类方法。

2.按保管期限分类

保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同一年度 的归档文件按永久（50年以上）、长期（15～50年）、短期（15年以下）三种保管期限分类。

3.按机构（问题）分类

机构（问题）分类法是指机构文件按其形成或承办机构（问题）进行分类。这种分类法的实质就是根据本单位内部机构的职能性质或文件所说明的问题来设置类别。

分类方案是进行归档文件分类的依据，分类方案确定之后，同一全宗应保持分类方案的稳定。

（三）排列

《归档文件整理规则》指出：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”

（四）编号

《归档文件整理规则》指出：“归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章应设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可以设置机构（问题）等选择项。”

（五）编目

编目是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索统计和编研等工作的开展提供了基本条件。编制归档文件目录必须按照分类、排列的结果，逐类、逐件地编制，以系统全面地揭示归档文件的全貌。

归档文件目录由归档文件目录封面、归档文件整理说明和归档文件目录三部分构成，并应装订成册。

（六）装盒

归档文件的装盒是指把归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等工作内容。

三、保管和利用

合法合理地利用档案是使档案存在价值的重要体现，是坚固而促进人类社会进步的力量源泉，是挖掘整个社会的科学能力的坚实基础。

（一）安全保管

1.构建合格的档案室库房。档案库房面积要满足单位档案管理需求，并有一定预留的空间。密集架各项指标均符合中华人民共和国GB/T13667.3-2003手动密集架通用技术条件国家标准和DA/T7-92国家档案局手动密集架行业要求，所用钢板均属国内知名大型钢铁企业生产的优质钢板。

2.有序上架。归档文件装盒后，要有序入库上架摆放，以便于档案的齐全完整和查找利用。

3.建立完善的管理制度。包括档案交接制度、保密制度、查档借阅制度、安全防范制度。

（二）有效利用

做好档案利用工作，是适应新形势下档案工作的需要。要熟悉本单位的历史和档案的保管、收存具体位置，编制必要的目录，严格执行《保密法》的规定，以纸质和计算机储存并存，利用计算机检索，提高工作效率，合法合理利用档案资源，科学地开展档案鉴定、统计等工作，为领导科学决策提供依据，为社会主义事业提供优质的服务。