高校人事档案数字化工作室建设探析

马进

【摘要】人事档案数字化符合信息时代的要求，改变了档案业务的工作模式，具有提高工作效率、保护纸质档案、防止篡改档案等优点。“兵马未动，粮草先行”，建设一个安全可靠、工作方便的数字化工作室是档案数字化工作成功开展的第一步。

【关键词】人事档案  数字化  数字化工作室  建设方案

一、总体目标

人事档案数字化工作室建设的总体目标是：全面加强信息化建设，提升档案服务水平，实现“一流管理，一流服务”。对工作室进行用电改造，保证用电安全;采购硬件设备，不仅满足当下的业务需求，同时为未来的业务需求留出冗余空间;建设档案业务内网。

二、实施步骤

1.需求分析

“知己知彼，百战不殆”，一定要摸清高校人事档案数字化工作的范畴和需求，才能有针对性的建设数字化工作室。

高校人事档案数字化工作主要包括以下几个方面：

（1）档案接收、整理。档案部门接收的新档案往往没有系统地整理过，需要根据《干部人事档案工作条例》所规定的档案整理标准进行整理建档。人事档案每年都会新增材料，这些材料也需要进行预先整理才能扫描、入档。

（2）录入人事信息、目录信息。人事信息包括姓名、籍贯、单位、学习经历、工作经历等;目录信息是《干部人事档案工作条例》所规定的十大分类信息。这些信息都需要录入人事档案数字化管理系统。

（3）档案扫描、数字档案挂接、图形处理。档案材料用扫描设备扫描成数字图片;数字图片再挂接到人事档案数字化管理系统，与目录信息建立连接;最后数字图片进行高清处理，生成高清图片。

（4）验收。对数字化成果进行验收，检查成品质量。

根据调查，我国中等以上规模高等院校的人事档案，数字化加工的需求一般为3000至8000卷，会产生档案数据30万至80万条，数字图片120万至320万张，至少占用计算机存储空间600GB至1.6TB。

应在档案安全、注重效率的前提下，根据现有条件确定数字化加工团队的规模。数字化加工团队至少要有两人组成，一个典型的团队应当包括档案整理员、材料录入员、扫描员，共需4-6人组成。配套的办公空间在20-30平方，需扫描仪3台，计算机5台，打印机1台。

2.设备选购

在前期调查分析典型人事档案数字化需求的基础上，笔者设计了一套设备采购方案，组成的网络拓扑图如下所示：

方案中所有档案数字化工作产生的数据存储在服务器上。服务器选购12核CPU，64G內存，强大的并发处理能力足以应对多客户端对服务器的访问;选购4块10T的企业级硬盘组成RAID5磁盘阵列，兼顾空间利用率与安全性，即使1块硬盘损毁，也能保证数据安全。方案中选购了一台NAS网络存储器用来备份服务器中的数据。NAS通过网络连接服务器，定时对档案数据进行自动备份。NAS与服务器放在不同的房间，保证备份数据的安全。

方案中选用了松下KV-S7097扫描仪，该扫描仪有ADF扫描和平板扫描两个方式。平板纵向扫描时间<0.8秒，横向扫描时间<0.52秒。扫描仪有一键扫描功能，可将设定好的扫描作业预先通过计算机登记到扫描仪，一键扫描。计算机需要对原始档案图片进行高清处理，需要较高的图形处理能力。计算机安装数字化加工软件，需要有较大的内存和高速CPU。方案选用的计算机配置有酷睿I5-8500 CPU，8G高速内存，1T硬盘，独立显卡拥有4G显存。

方案选用24口千兆网管交换机，该机能最多支持24台设备连接到网络，并有较好的可扩展性。该机支持多种安全认证方式，支持MAC地址过滤和端口过滤功能，能有效防范病毒攻击，提供安全可靠的网络服务。

3.改造电路

数字化工作室用电设备多，有些设备峰值功率接近1.6千瓦，办公室一般也没有足够的插座，通过插排扩展用电不安全。因此建议对工作室进行电路改造，在保证用电安全的前提下稳妥开展档案数字化工作。工作室设备用电功率如下表所示：

经计算全部设备峰值功率为5.74千瓦，单相220V电压，额定电流为I=P/U=5.74*1000/220=26A。根据国标GB4706.1-1992/1998规定的电线负载电流值，4平方铜芯线允许长期负载电流为：25A—32A，6平方铜芯线允许长期负载电流为：32A—40A。工作室用电要有足够的冗余空间，因此方案选用6平方铜芯线进行电路改造。

4.改造网路

数字化工作室上网的设备很多，网络插头不够，星型的网络结构也意味着网络中心结点要有较高的吞吐量，因此工作室进行网路改造十分必要。局域网中常见的网线有双绞线、同轴电缆、光缆三种。双绞线因物美价廉的特点，是综合布线工程中最常用的传输介质，成为局域网布线的首选。目前超五类、六类双绞线使用最为广泛。超五类线可以很好的支持百兆网络，在传输过程中的抗干扰性能较强，衰减小，性价比高，但支持千兆网络时会略显吃力。六类线可以稳定支持千兆网络，其传输速率远高于超五类线。我们可以根据使用场景选择线材，如果网路布线长度超过100米选择六类线，小于100米选择超五类线。

三、结语

“干部人事档案是党的重要执政资源，属于党和国家所有。”人事档案数字化是功在当代，利在千秋的大事要事，必将开启干部人事档案工作的新篇章。