大数据思维对高校人事档案管理工作的启示

万淑君

摘  要：本文在梳理高校人事档案管理工作发展進程和分析大数据思维内涵的基础上，探讨大数据时代高校人事档案管理对象和开发利用方式的发展方向。

关键词：大数据思维;人事档案管理;管理对象;开发利用

Abstract： The essay will discuss the direction of the managed object and the development utilization mode of personnel Archives in colleges and universities in the era of big data.

Keywords： Big data thinking; Personnel Archives management; Management object; Development and utilization

1 引言

高校人事档案管理者突破传统的管理理念，积极运用大数据技术，优化管理对象，创新开发利用方式，深入挖掘高校人事档案的潜在价值。

随着高校组织人事部门和个人对人事档案利用广度和深度逐渐增加，高校人事档案的利用逐渐由普通的查借阅发展为对档案信息的检索和利用，原有的管理方式在档案利用、档案信息管理等方面存在诸多不足之处。例如，高校人事档案数据库只包括一些简单的个人信息查询检索、档案转入转出记录、档案目录录入打印、档案转递通知单打印等日常管理功能，无法实现对档案中蕴含的海量信息的检索和利用。

近年来，计算机技术、扫描矩阵CCD技术和存储技术取得突破性发展，为了更好地开发和利用人事档案信息资源，防止档案涂改造假，人事档案数字化应运而生。档案数字化实现了档案的计算机管理，大大提高了档案信息查询检索效率，为建立干部人事档案信息化管理体系奠定基础。

2 大数据思维

大数据是指“难以用常规的软件工具在容许的时间内对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合”[1]。大数据不仅是一种资源，也是一种思维方法。

所谓大数据思维，就是在大数据应用过程中，以大数据为视角分析问题、解决问题而形成的思维。[2]大数据思维主要包括整体性思维、时效性思维和预测性思维。整体性思维强调要分析与某事物相关的尽可能多的数据;时效性思维即数据的采集、存储和分析等过程必须迅速及时;预测性思维是在运用大数据技术对数据进行挖掘的基础上，对事物发展趋势、发展状况和发展结果进行预测、估计和判断的一种思维过程。[3]

3 高校人事档案管理工作与大数据深度融合

3.1 充实人事档案内容。整体性思维强调数据的量，如果人事档案数据量不够，即使运用大数据技术对人事档案进行分析、挖掘，依然不足以消除不确定性。人事档案内容的丰富性和完备性是人事档案价值得以实现的基础，因此，必须从多维度多层面收集人事信息，保证人事档案内容充实完整。

现有高校人事档案内容存在片面、空泛、短缺、重复等问题，不足以完整地、全面地、系统地反映个人成长经历的全貌，应该对人事档案内容和形式进行创新。从时间跨度看，我国人事档案是从初中或高中开始建立的，初高中之前的经历几乎没有任何记载，无法反映个人成长的全过程。专项审核过程中遇到最多的问题就是在人事档案材料中关于年龄的记载不一致的情况下如何认定出生日期，根据档案中入团志愿书等零星个人早期档案材料无法全面地、客观地分析和判断年龄不一致的原因，为此，需要投入大量人力、财力到各地调查取证，造成资源浪费。笔者认为高校人事档案应该全面系统地反映高校教职工个人从出生到终身的全过程。只有把档案材料收集完备，才能根据档案材料之间的关联性分析判断档案内容的真实性和合理性。

从形式上看，现有档案内容存在“千人一面、千篇一律”的问题，究其原因是档案材料格式单一化，致使档案内容和形式同质化。建议高校各职能部门在制发各种档案材料的时候，充分考虑不同部门、不同岗位的特点，设计符合时代发展要求、内容新颖、形式多样的档案材料。例如高校专业技术职务审批表可以根据不同系列职称评审的不同要求，设计不同形式的专业技术职务审批表，充分体现各系列的不同特点和各系列之间的区别。建议高校人事档案中增加体现高校教职工独特性的档案材料，如反映个人教学风格、管理风格、职业兴趣、职业信用记录等方面的档案材料。从系统性看，现有档案内容“重结果轻过程”，如学历学位材料，只归档入学登记表、成绩单、毕业表和毕业证学位证复印件，这些材料不能系统地反映学习成长过程，像答辩材料、论文评阅材料等过程性材料蕴含着大量有价值的信息，因此，一定要重视过程性材料的收集与归档，保证档案材料的连续性和系统性，充分体现人事档案的全面性和权威性。

3.2 优化人事档案载体。大数据时代，效率就是价值。高校人事档案管理工作效率低的最主要原因就是现有高校人事档案载体依然是纸质档案，虽然纸质档案在很长的一个时期对人事档案的管理、安全、保密等方面都显示出不可替代的作用，但随着信息技术的发展，纸质档案的缺陷也越来越多地暴露出来：占用极大的存储空间、易破损、管理费时费力、检索查询效率低，等等。

大数据时代，高校人事档案管理工作唯有突破纸质档案的局限，才能真正实现人事档案数据的实时采集和及时处理。随着我国电子文件管理的规范化，以及文书档案电子化的成功实践，电子档案必将成为高校人事档案载体的发展方向。电子人事档案，即人事档案采用电子文件形式。电子档案比纸质档案更具优势：不占空间、不易破损，不受纸张的约束，存储的人事档案信息可以更加全面、翔实，在查询、检索等方面更加方便快捷。除了电子档案，音频、视频等也可以成为人事档案的载体。将现有的纸质档案数字化，同时将新产生的档案材料电子化，最终实现档案管理智能化、查询检索自动化、利用服务网络化，为深入开发高校人事档案资源奠定基础。

3.3 创新人事档案开发利用方式。传统高校人事档案工作“重管理轻开发”，造成高校人事档案的价值大打折扣。大数据的出现不但为高校人事档案开发利用提供了技术保障，还为高校人事档案工作带来了全新的开发利用方式。预测性思维不再刻意探求因果关系，转而重视总结规律。大数据的核心价值在于预测，即通过对数据进行深度挖掘，揭示数据背后的规律，预测事物的发展趋势，为管理决策提供精准服务。这正与高校开发利用人事档案资源的目标不谋而合。

高校人事档案管理者运用大数据技术对人事档案信息进行深度开发要分阶段进行。首先，要将现有的数字档案和电子档案数据化，即将数字信息结构化、颗粒化，形成标准、通用、适合数据挖掘的数据对象。[4]只有经过数据化的数字信息才能被计算机等智能设备识别和处理，数据化是大数据分析挖掘的基础。其次，根据各高校组织人事部门的工作特点和实际需求，以解决问题为导向，有针对性地围绕各个主题，从纷繁复杂的人事档案数据中提炼有价值的信息和知识，查找数据之间的关联性，为构建高校组织人力资源大数据平台奠定良好的基础。

参考文献：

[1]邬贺铨.大数据思维[J].科学与社会，2014（01）：1-13.

[2]彭知辉.论大数据思维的内涵及构成[J].情报杂志，2019（06）：124-130+123.

[3]丁德胜.数字档案室在档案信息化建设中的价值与前景——从机关角度探讨电子文件/电子档案管理权责、思路与方法[J].中国档案，2018（02）：30-33.

[4]刘永，庞宇飞，荆欣.档案数据化之浅析：档案数据大脑的构建[J].档案管理，2019（03）：31-34.

（作者单位：南开大学人事处档案室 来稿日期：2020-04-20）