做好代表团联络员工作的三个关键环节

宋成

人民代表大会代表团联络员是联系人大代表、各次会议和各工作组之间的桥梁纽带，是落实大会要求，收集、传递及处理各类涉及会议信息的工作“平台”，充当着会议主体服务者和会议组织参与者。如何做好人民代表大会代表团联络员的相关工作，更好地为代表服务，是我们需要认真解决的重要问题。下面笔者就会前、会中、会后的一些注意事项与大家一起来探讨。

一、会前要做到“三细”

一是了解代表要细。作为一名代表联络员，了解服务对象的相关信息是做好一切工作的前提，要对每位代表的情况做到心中有数。在会议召开之前，对照会议编组名册和人大代表联络簿，及时收集所负责代表的基本信息，如性别、民族、年龄、党派、职业、代表照片、联系方式等。同时，对代表驻地房间号码、乘车编号、会场座位位置等情况也要予以掌握，以便能及时作出反应，有效指引。特别是有代表照片和联系电话的代表信息表应提前打印，随身携带，方便查询。因人大代表一般都是社会或行业中有影响力的人物，也可以通过互联网进一步搜索其相关信息，并把代表的有关情况牢记在心。只有对代表情况熟悉，才能更好地做好服务代表的工作。

二是对接落实要细。除配备专职秘书的代表外，会前应对要联络的所有代表都直接通电话，告知在开会期间，由谁作为联络员及联系方式，告知报到和开会时的一些注意事项，特别要问清楚每位代表在会议期间使用的手机号码，确保预留给会务组的电话是在会议期间常用的号码。通话结束后，以短信或微信方式再告之一遍联络员的姓名、联系方式和相关注意事项，防止代表通话时没记全或者有遗漏。会前，还要把即将召开会议的时间、地点、内容，以文字材料形式事先摆放到代表驻地房间的书桌上，确保代表进入房间就能了解会议议程。因预备会议、全体会议、全团会议和小组会议的议题和时间均不相同，为确保代表能准时、有效参加会议，对不涉密的会议通知要采取发三遍的模式，即书面通知发一遍、短信或微信发一遍、电话提醒一遍的模式，这样能最大限度避免事故发生。

三是了解会场信息要细。要尽快熟悉会议场所，包括会场的进出口、停车场、所有会议室位置，代表驻地的餐厅、商务中心、休闲设施的位置，代表团各工作组所在房间号及对应电话号码等。还可以按时间顺序排列， 把全体会议、全团会议、小组会议日程和议程、联络员工作内容和要求、组内任务分工等信息绘制成表，粘贴在自己办公桌上方，每日早晚浏览一次，查对当日工作任务，以防发生疏漏。

二、会中要做到“三勤”

一是眼勤。会议过程中常常有各种突发情况，如话筒不响、灯光太暗、室内温度问题，以及代表临时提出的需求，这就需要联络员眼观六路，及时发现问题，灵活予以处置。

二是手勤。要认真做好记录，在全团会议审议中要认真记录代表发言材料之外的发言，在小组审议中要原汁原味地记录代表的审议发言，注意记录代表发言的主题和核心内容，将代表的审议意见快速整理。当代表是某一行业的权威人物或者领军人物时，发言时往往会用专业术语，这时更要快速记录代表发言的内容，并请代表本人审阅签字后，才可以刊发在简报上。

三是脑勤。要勤于思考，多进行分析。在会议进行当中，要始终保持大脑高度运转，对照会前部署和会议议程，在大脑中强化对会议进程的准确把握。要多想想会议各阶段需要做什么、应该怎么做，尽可能做到超前准备、心中有数。要多想想会议关键环节是什么，需要在细节上注意什么，应该如何注意，如果出现问题，如何解决，事先做好预防。这样才能做到不出差错、不出纰漏。

三、会后要做到“三查”

一是全面查。每一次會议都是一次检验和考验，因此每次会后，都要对工作进行反思和“回头看”，认真对照会议日程和联络员的具体任务，检查各项准备工作是否已经完成、是否落实到位。

二是重点查。每次会后，都要重点查找哪些地方存在疏忽、哪些地方出现差错、哪些地方仍有不足，并一一记下，待到下次开会时引以为戒，加以改进。

三是互相查。每次会后，都要认真总结经验，相互交流心得，及时堵漏补缺，这样不仅有助于提高代表满意度，也有利于提升工作质效和服务水平。只有做到三查，才能保证会议有所积累，有所收获，有所提高。

（作者单位：中共黑龙江省委奋斗杂志社）