审计档案归集常见问题

审计质量控制是一项严肃细致、要求极高的工作。作为审计项目质量的直接体现，审计档案发挥着重要作用。审计档案的归集管理，影响着审计质量控制水平。当前，一些审计人员不重视审计档案的同步归集工作，不仅容易造成审计风险，而且影响着审计工作的严肃性和权威性。

一、常见问题分类

（一）档案不规范问题。（1）征求意见稿中反映的问题，被审计单位与审理意见书均未提出异议，或被审计单位虽提出异议，但审计组和审理意见书均未被采纳，在最终的审计报告中不见踪影，也无合理说明。（2）审计取证单中的问题或数据与附件、底稿、征求意见稿或审计报告有出入，但无合理说明。（3）少数档案中被审计单位反馈意见中提到的问题，在档案中的征求意见稿、审计报告均未提到，档案中征求意见稿有可能为补制。

（二）档案不完整问题。（1）一些档案缺审计通知书、被审计单位承诺书、征求意见书、审理意见书、送达通知书等程序性文件。（2）取证单审计人员处无签字或签字为打印，甚至少数取证单审计人员处签字人不具备审计执法资格。（3）部分审计档案中实施方案审核人、审计业务会议纪要审核人签字为打印。（4）少数档案仅有取证单和工作底稿，缺少或完全没有附件支撑材料。

（三）档案冗余问题。（1）一些审计人员将与取证相关性不大的材料附在其中，导致附件材料过多。（2）少数审计档案中放有征求意见稿中未涉及事项的取证单，容易让后续复核或查询人员误以为有问题未作反映。（3）一些审计人员将进点会讲话材料、多次征求意见草稿等材料塞进档案，导致档案冗余。

（四）审计结论定性不准确问题。（1）少数档案的审计报告处理处罚意见中明确要求被审计单位进行超范围发放补贴清退或多计多结清退，但却未下达审计决定。（2）一些档案中评价意见与问题部分存在矛盾，如评价被审计单位“坚持先预算后支出，严格控制‘三公’经费”，问题部分却写“未编制政府采购预算、因公出国（境）经费超预算”。（3）部分档案审计结论的取证支撑力度不够，如计算出缴资金损失利息时，仅简单按照出缴资金最终整体占比进行估算，未考虑分年度出缴资金的情况，存在高估损失的可能性。

（五）档案基础工作不规范问题。（1）少数档案的实施方案照搬照抄其他项目方案，如针对A单位的实施方案，审计内容中的单位名字却是B单位；又如审计重点中罗列的是被审计单位根本不具备的职责职能。（2）部分档案工作底稿照搬照抄征求意见稿，丧失了工作底稿讨论、确定、总结取证的功能，甚至对征求意见稿中的分级序号与定责情况不做修改，直接复制到工作底稿中。（3）调查了解记录、重要管理事项记录程序逻辑矛盾等情况不一而足。

二、提升审计档案归集工作的思考与建议

（一）严格进行审计档案质量检查，以高标准、严要求的检查促进审计程序及文书质量的提升。

1.在审计质量检查过程中，根据不同类型审计项目情况，在求同存异基础上，可采取逆审计过程，按以下步骤进行具体检查。

（1）基础工作合规性检查。一是检查录入程序文件完成时间，比对是否有文件缺失和时间逻辑错误，同时检查是否有被审计单位应签字未签的情况；二是逐页翻阅底稿及取证单，以检查取证单签章和工作底稿签字是否齐全。该工作可在快速检查程序性文件的同时熟悉档案整体归集情况。

（2）通用文书合规性检查。该工作需要详细阅读相关主要文书，熟悉审计内容。一是通读征求意见稿，检查有无打印错误、归类编排及表述明显不合理的地方，相关数据的支撑材料是否充足，评价意见与审计发现问题是否存在明显矛盾或对未审计事项发表意见；二是通读被审计单位反馈意见，查看审计组对反馈意见的说明，同时以反馈意见为基准比对征求意见稿，检查有无反馈意见提到但没有出现在征求意见稿的问题；三是通读审计报告，检查有无打印错误，要素是否完整，归类编排及表述是否有明显不合理的地方，同时以征求意见稿为基准，检查审计报告与征求意见稿、被审计单位反馈意见及采纳情况说明的异同，检查审计报告是否存在审计结论与事实严重不符等情况。

（3）审计实施过程合规性检查。一是详细阅读审计取证单等审计过程记录文书，检查有无取证不规范的情况；二是通读审计实施方案，检查审计实施方案要素的完整性，查看其是否照搬照抄、针对性不强或存在与被审计对象业务性质明显不符的情况，同时比对审计征求意见稿，检查实施方案确定的审计事项是否执行；三是逐份通读审计工作底稿，检查审计工作底稿是否按一事一稿原则编制，是否明显直接照搬征求意见稿，是否存在与当前事项不符的分级编号和分类表述、审计过程填写不规范，同时以征求意见稿为基准，检查意见稿中事项是否都有对应的工作底稿；四是逐份通读审计取证单，检查取证单是否有附件，以审计报告和征求意见稿为基准，检查对应取证单内容是否一致，以取证单为基准，检查是否存在取证单冗余，即在征求意见稿或审计报告中无对应问题的情况，同时比对附件，检查是否存在取证单反映问题与附件无法对应的情况。

（4）特殊文书合规性检查，包括经责审计结果报告、审计决定和审计移送书等文件的合规性。该类文书因送达对象的特殊性，往往经过了反复斟酌及审查，但也应进行合规性检查。一是检查有无打印错误、归类编排及表述明显不合理的地方；二是检查问题事实是否逻辑清晰、事实清楚、理由充分；三是比对审计报告中问题和处罚建议，检查是否存在应下达未下达审计决定的情况；四是检查审计决定及移送处理依据是否充分适当。具体可参考表1进行质量检查。

2.针对程序性文件的检查。一是可按照项目类型，如经济责任审计、财政财务收支审计、基建投资审计等类型进行分类；二是可按照审计通知书、调查了解记录、接受审计领导干部或单位承诺书、实施方案、取证单编制、审计组业务会、审计业务会、征求意见稿及征求意见书、反馈意见书、审计组对反馈意见的说明、审理意见书、审计报告及整改落实情况等文书的签批先后顺序进行比对，重点检查前后矛盾、逻辑混乱的情况。具体可参考表2录入相应完成时间，以快速检查是否有文件缺失或逻辑错误。

3.通过以上程序进行审计档案质量检查后，可根据具体检查要求或报告侧重点，参考表3进行归类，以方便形成检查报告。

（二）探索应用OCR、区块链等技术手段加强审计档案归集质量过程控制。

审计人员应在不断拓展审计实施手段的同时，加强审计档案归集的信息化应用和电子数据档案的格式化储存。审计信息化手段众多，其中光学字符识别和区块链技术对于审计档案归集有着特殊的启示作用。

1.光学字符识别(optical character recognition，简称OCR)是指对图像文件进行分析识别处理，获取文字及版面信息并翻译成计算机文字的过程。通过OCR技术，能够将影像系统中的非结构化数据识别成文本数据输出，并形成审计分析对象，从而大幅节约审计档案归集的时间成本，提高审计档案归集工作效率，更好地向零碎但数量庞大的业务着手，发现隐蔽的违规方式，高效完成审计档案的格式化归集工作。

表1 审计档案质量检查流程表

表2 程序性文件完成情况比对表

表3 审计档案质量检查结果表

2.区块链技术是分布式数据存储、点对点传输、共识机制、加密算法等技术的新型应用模式，具有去中心化、不可篡改、加密安全、全程留痕、可以追溯、集体维护、公开透明的特点。区块链的特点与审计业务遥相呼应，两者的结合具有天然的内在需求，区块链能够保证审计数据的准确性，提高审计效率，降低审计成本，为未来审计工作开展带来巨大的机遇和挑战。这就需要我们应时而变，尽早发挥其安全、真实、保密、留痕的特性于审计档案归集工作中，以确保审计档案的真实完整。

（三）从心理动因和评价体系上提高审计人员审计档案归集积极性和严肃性。

1.少数审计人员认为档案归集吃力不讨好，未能意识到审计档案质量的高低不仅体现审计机关的基础工作水平，而且是审计质量优劣的直接体现。从心理层面来讲，造成审计人员降低审计档案归集质量行为出现的主要因素是心理需求与现实获得感之间的差额。因此，为提升审计档案归集工作积极性，有必要建立系统完整的档案质量管理激励机制，关注审计人员的现实需求，构建公正有效的奖惩机制。

2.规范化管理离不开公平公正且行之有效的评价机制，档案归集质量控制同样如此。审计人员可以参考前文的审计档案质量检查结果表，结合国家最新政策导向、审计机关具体要求和年度审计项目计划，按每一考察指标百分制，制定直观清晰的审计档案归集质量分布图，以供决策、判断及评价之用。如图1是某审计项目在所有类型审计项目横向比较时的归集质量分布图，主要按照基础工作规范性、档案归集完整性、通用文书合规性、实施过程合规性、审计履行恰当性、审计结论准确性等检查子项归类并对比打分。从图1中能够清晰看出该审计项目档案亟待加强的部分是实施过程合规性，具体可能是审计告知过程、取证过程、征求意见等过程还存在需要尽快完善的地方。

图1 某审计项目档案质量横向比较图

图2 某专项审计项目档案质量纵向比较图

图2是某专项审计项目在同类型审计项目中的纵向比较归集质量分布图，主要按照实施方案指导性、调查了解真实性、取证过程规范性、程序文书完整性、业务复核严肃性、征求意见规范性、审计数据一致性、附件材料完整性、审计档案冗余性、结论定性准确性及结果报告简明性等检查子项归类并对比打分。从图2中能够清晰看出该项目亟待加强的部分是程序文书完整性，具体可能是被审计单位领导干部承诺书、征求意见书或送达回证等程序性文件缺失。