事业单位档案管理工作的优化路径探讨

张希霞

摘 要 随着我国科学技术的不断进步，档案管理工作发生了变化。档案管理是事业单位的基础工作，其记录并运转着单位的信息资源。新形势下，将信息化融入档案管理工作，不仅能提高工作效率，还能使工作内容更加全面。本文对新形势下档案管理工作存在的问题进行分析，并探讨管理工作的创新路径。

关键词 事业单位 档案管理 优化措施

一、引言

改革开放以后，我国经济与社会实现了快速发展，科学技术突飞猛进，信息管理逐步向数字化转变，急需创新改革档案管理工作。为此，各事业单位应充分结合自身情况，适当优化档案管理方式，有效提升工作质量和效率，提高档案管理工作在事业单位中的受重视程度。

二、事业单位档案管理工作优化的重要性

对事业单位而言，档案管理工作是必不可少的重要任务之一，其意义在于为整个单位搜集相关信息，并将信息内容传达给决策人员，为后续的工作奠定基础。而做好对档案管理工作的创新优化，对我国事业单位的长远发展有重要的价值：

首先，通过对相关管理档案人员的培训，进一步提升档案管理工作的效率，管理成效自然上涨。其次，通过引入信息化的管理方法，使档案管理工作的效率获得全面的提高，使相关的工作人员能够在最短的时间内使用相关信息，助力事业单位的工作效率提升。最后，通过对管理工作的优化和完善，能够发现过往工作中可能存在的问题与不足，并提出有针对性的解决方法与策略，从根本上帮助单位实现全方位的进步，完善相关工作。

三、新形势下档案管理存有的问题

（一）人员素质参差不齐

档案管理属于综合性较强的管理工作，新形势下的档案管理工作对管理人员的专业水平有很高的要求。在实际的档案管理工作中，许多管理人员的专业素养不够高，文化程度、理论水平参差不齐，没有足够的实践能力。由于事业单位对档案管理工作的不重视，档案记录、整理和分类都没有严格的要求，管理人员不能按照统一标准进行档案管理。档案工作人员没有经过专业培训，新的设备和技术得不到充分利用，其综合素质不能满足新形势下档案管理的需要。

（二）管理制度不完善，信息化设备落后

在科技水平不断提高的背景下，不进则退的危机感在各行各业悄然而生，也激励着事业单位各项管理工作的方式变革。值得注意的是，不能只注重管理形式的创新，而忽视内容与制度的完善，负责会导致档案管理工作效率低下。

在信息革新时代，更多新的管理手段与方式在我国各个层面的工作领域推广开来，其中不乏新的档案管理方式，比如使用信息技术进行档案管理。

一方面，在我们的日常管理工作中，虽然很多部门已经引进了现代化技术，但是其使用范围并没有理想中那么广泛，更多工作人员依旧在使用传统的管理方式。

另一方面，只更新部分设备，会导致相关设备不配套或不能共享的状况出现，甚至在档案管理与其他单位的联通中，因调取手段落后，出现了一些不必要的麻烦。旧的设备安全性能差，与新设备一起使用，对事业单位档案的整体安全构成了较大的威胁。从宏观层面看，事业单位的档案管理模式与设备均处在较低的信息化层面，对现代化设备的使用有限。因此，我们应当从软件和硬件两方面入手，不仅要改进设备，还应当对管理制度进行革新，设置新机制以配合新设备的使用，两相融合，同步发展，才能实现对档案的高效管理和高水平管理。

（三）不够重视档案管理

很多事业单位没有认识到档案管理工作的重要性。单位不够重视对档案的管理工作，没有在正式管理日程中加入档案管理项目。单位没有设立专门的档案管理机构，未对档案管理进行明确的规划，只将档案管理纳入办公管理，导致档案管理工作失去了应有的独立性。事业单位普遍不够重视对档案的专业管理工作，档案管理没有配备基础的硬件设施，影响了管理工作的有效开展，导致档案收集内容不全面、资料摆放杂乱、资料缺失。

四、事业单位档案管理工作的优化路径

（一）提高档案管理人员的专业素养

事业单位的档案管理工作，从本质上来看离不开专业、高素质的人员，只有做好对专业人才的管理工作，才能最大限度地保证档案管理工作的意义，实现可持续发展的目的。

要做好对相关人员的实时培训工作。除了定期对管理人员开展专业知识的培养工作外，事业单位还需要为专门的管理人员开展责任意识的培养工作，确保每一位工作人员都具备良好、端正的工作意识，以更高的要求约束自己的档案管理工作，同时也丰富档案管理人员的知识储备，促使其多使用现代化的信息手段，完成档案管理的相关工作。为了获得更好的管理成效，还需要在事业单位内部组织一支专门的管理队伍，由经验丰富的档案管理专职人员以及具备前沿信息科技使用能力的人才组成，共同为提升档案管理成效发挥自己的力量，推动事业单位实现可持续发展。

（二）更新设备，实现管理信息化

单位需要加大对管理经费的投入，只有经费充足，才能保证基础设施的合理建设。在购买基础设施时，单位需要结合档案管理的实际需要和实际情况，及时更换不符合档案管理需求的设备，为档案管理实现信息化奠定良好的硬件基础。应推动档案管理的信息化，将信息化与档案管理有效结合在一起。通过档案管理的信息化，能解决传统管理分类不完善、效率低的问题，提高档案应用于管理的效率，进而实现对档案的资源共享和有效管理。

（三）完善規章制度

为确保档案管理工作的顺利开展，需要根据单位的实际情况制定相应的规章制度，并确保规章制度的合理性和科学性。档案管理的规章制度需要具备良好的可操作性、实用性与可行性，才能更好地引导和规范档案管理工作。针对档案管理制定科学的规章制度，不仅要约束管理工作者，还要约束机制主导人员，并确保制度体系的严肃性和公正性，从而实现管理工作的高效性、灵活性和科学性。

（四）引进新技术和新设备

在技术革新的新形势下，事业单位的档案管理工作需要引进新设备和新技术，以便与已经引进的新设备形成配套设施。设备的更新会大大提高工作效率和与其他部门、单位的连接度。建立全面的电子档案，管理人员全面掌握信息管控能力，也有利于丰富档案内容，创新档案使用方式，提高档案管理的内部地位，建立平等和谐的内部结构。

五、结语

档案管理是事业单位的基础工作。单位没有意识到档案管理的重要性，导致档案管理出现多种问题。新形势下的档案管理对管理工作有更高的要求。为提高信息化档案管理的有效性，单位需要创新管理模式、转变管理者的思维、培养专业的档案管理人才、完善管理制度和流程，并及时更新设施设备，推动档案管理与信息化技术的有效结合。

（作者单位为白山市职业教育中心）

参考文献

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