事业单位档案管理现代化、电子化发展分析

马雪群

【摘 要】事业单位是我国具有服务性、公益性的职能部门，作为社会服务的重要组织事业单位，事业单位承担着教育、科技、文化等诸多方面的任务，因而具有广泛的日常工作范围，形成的档案也十分丰富。档案是各种活动的记录、依据和地位，随着因特网的普及和应用，档案管理工作也发生了新的变化，如档案管理载体增多，档案资源丰富、档案利用日益丰富等。

【关键词】事业单位;档案管理;现代化

一、事業单位档案管理现代化、电子化管理的必要性

在档案工作的许多方面，信息化改变了档案工作，而档案管理的最大变化是档案集体渠道的扩大、档案事业单位的增多、档案保存资源的丰富、档案利用的增多。因此，实现档案现代化、电子化管理，成为一个复杂而丰富的档案实体所必需，提高行政效能，促进事业单位档案利用和发展。档案数据的形成、储存、管理等工作都需要借助网络技术来实现现代化管理，新时代的到来，对档案工作的数字化建设提出了更高要求。教育要实现现代化、电子化，就必须对其进行新的要求。利用信息技术收集、传递、整理、分析事业单位档案管理工作中的资料，非常方便。不仅可以提高信息安全保障工作的效率，而且可以为事业单位的正常运转提供重要的参考资料，是一项重要的工作指标，这一工作十分重要，要求各部门通力合作，各司其职，各负其责，而科学的档案管理则是实现这一目标的关键和基础，必须实现现代化、电子化。

二、事业单位档案管理现代化、电子化的意义

（一）有利于推动无纸化办公

现代、电子化的事业单位档案管理，将传统的纸质资料管理转变为电子管理，极大地推动了办公信息化、事业单位电子化的进程。传统的事业单位以纸本文件为主，既浪费了纸张，又积聚了大量的文件、空间和时间问题，实现档案无纸化办公。

（二）推动电子政务发展

事业单位档案管理，主要是针对行政管理部门取得的档案。在事业单位的日常管理工作中，存在着文字、图片、录像等多种信息形式，政府在其中发挥了重要作用。整理、归类、筛选这些资料，并在事业单位行政网站上有选择性地予以公布，既能充分发挥档案管理在促进电子政务发展中的作用，又能使部分资料通过电子邮件在网上公布，属于电子档案。

（三）有助于开发档案信息资源

事业单位档案是事业单位成长过程的真实见证，对事业单位未来的发展有着非常重要的参考价值。但是，很多事业单位为了方便管理，只对档案进行简单的保存和管理，使档案资源变得没有价值。档案员不仅能完成档案的收集、整理、储存工作，还能进行档案资源的系统开发。

（四）档案查阅突破时间和空间限制

传统的档案管理工作，要经历一系列烦琐的操作。要得到这些数据，需要经历一个困难的过程，而管理这些数据是非常复杂的，无论是数据归档，还是数据访问，都是如此，如果要查找的是档案，只需在系统中输入关键词即可完成信息检索，极大地突破了档案时空限制。

三、事业单位档案管理现代化、电子化管理存在的问题

（一）档案内容复杂，管理难度大

伴随着市场经济体制的深入发展，事业单位所面临的发展压力日益增大，体制改革的压力尤为突出。在这种压力下，事业单位要实施管理创新，以适应新形势的需要，但由于自身体制和业务范围的变化，使其档案管理的内容更广、覆盖面更广、更复杂、管理难度更大。

（二）更重视档案保存，忽视档案利用

作为日常管理的一部分，事业单位更注重业务发展，档案管理成为档案资料收集工作中的重要环节。但是从实际工作的角度来看，档案管理人员往往只注重档案的保存，而忽略了对其开发利用，他们认为保存好的档案资料是自己的责任，不会再考虑如何利用、如何创新、如何实现其价值。但是，实际上，一些事业单位对现代化、电子化的重要性认识不够，对自己在档案管理方面的优势和作用认识不足，因此，对相关建设措施的认识不足，而且，还有更多的事业单位把重点放在了业务工作上，档案保存很好，没有考虑进行信息化建设，挖掘价值更深。

（三）管理效率不高

事业单位随著时代的发展而不断壮大，工作内容不断增加，工作范围不断扩大。就提交和执行合理化管理和移交职权等政策而言，整个组织和事业单位都发生了重大变化，这意味着需要将更多内容纳入档案管理，以适应事业单位发展和创新的变化。随着档案管理难度的加大，档案保密工作在一定程度上受到严格制度的限制。与此同时，电子档案的信息安全也面临着很大的风险，容易导致信息泄露，而我们又不重视电子档案的存储，一旦出现故障，无法及时保存档案，就会导致数据的丢失，严重地影响档案的管理。

（四）不重视长远发展

许多事业单位已开始建立起具有现代化水平和信息化水平的档案。但是，由于这些项目在长期发展规划方面存在缺陷，仅仅考虑了短期发展，没有真正认识到档案现代化、电子化管理的重要性和作用，更注重眼前利益，把计算机应用于档案管理是片面的，片面地理解电子设计和现代化是片面的。在进行档案管理工作时，有的事业单位选择了电子化系统，仅仅是为了促进本事业单位当前的发展，没有考虑到今后发展的需要，更注重档案工作对长期发展的系统性作用。

四、事业单位实现档案管理现代化、电子化的优化措施

（一）做好档案安全管理

保证档案安全、实施安全管理是事业单位档案工作的首要前提。计算机设备要加强抗病毒、抗木马等防火墙技术，防止病毒在信息传递与接收过程中的入侵，确保档案信息安全。做好计算机设备的管理工作，常常是一种畏惧心理，如果及时地对信息系统进行优化更新，就会发现计算机出现的所有问题都能及时地得到解决，保证计算机的正常运行，并定期地保存好档案，尽量保证档案的安全。

（二）实现档案的无纸化保存

事业单位档案现代化、电子化管理是其基础和前提。事业单位以前都是用纸来存储档案，不仅占用空间大，成本也高，要想普及现代化、电子化管理，就必须实现所有档案的无纸化存储。体制必须利用新的电子媒体，将旧的和新的文档数字化，各事业单位实现了所有档案信息的数字化，方便查询交流，提高工作效率。

（三）加强信息化基础设施建设

现代、电子事业单位档案管理工作需要基础设施、建筑和设备支持。第一，加强信息化基础设施建设。每台设备应配备计算机和网络，以控制存储环境和温度、湿度和通风。第二，借助大数据技术，建立档案信息平台，配备数据库，全面收集档案信息，确保档案的独立性和独立性，引进专业软件和设备，实现电子存档、录入和保存，提高检索效率。利用先进的软件实现了档案的动态更新，可随时获取最新档案信息，做好电子保密工作。要运用信息化技术，档案科学录入、归类、结构和分类，建立科学的查档体系，拓宽档案应用领域。

（四）整合信息化档案资源

各部门要加强档案资料的收集整理，实行科学编目、分类管理，建立档案数据库，对档案资源进行综合利用。由于各事业单位提供的服务范围很广，来自不同地区，由其他事业单位共同提供，有时也需要：从这些地区或其他事业单位传送资料，因此要将档案资源整合到不同地区或其他事业单位，改善档案的基本前提条件，以便发挥其基本功能，另一方面，要根据服务社会的要求，优化档案资源的配置和处置，只有通过档案资源的整合，才能真正把档案工作作为一项工作，为事业单位提供利用价值和信息服务。

结语

事业单位档案管理现代化、计算机化的发展，是事业单位发展的必然前提。为了适应事业单位在新形势下的发展，档案需要重新设计，引进先进的技术，实行现代化的电子管理，以适应市场经济的要求，促进事业单位更好地发展。

参考文献：

[1]邵立双. 事业单位档案管理现代化、电子化发展分析[J]. 城建档案，2021（2）：86-87.