大型企业财务信息化建设案例研究

惠楠（山东工商学院 山东烟台 264005）

一、引言

随着我国大型企业的经营管理模式发生了转变，即由集中管控模式取代分散经营，财务信息化建设一跃成为企业信息化建设的重点。信息技术的引入打破了企业传统的财务管理工作方式，众多财务人员得以从复杂的记账、核销、报账等财务工作中解脱出来。尤其是对于规模庞大、数据量众多的大型企业来说，极大地提高了财务工作的效率，以信息技术为基础搭建的财务信息化平台，具备整合财务信息、为决策者提供企业的经营运作情况等功能，在一定程度上实现了纵向信息资源的对接与共享［1］。财务信息化强调的是财务信息处理的及时性与主动性，企业管理者通过财务信息化系统整合财务信息，把握现阶段企业采购、生产、筹资、投资等不同环节的情况，以此为基础判断并分析企业当前的运营状况，从而制定科学合理的发展决策。

财务信息化建设是推动企业业财融合的重要实践，有力地革新了企业财务管理［2］。众多企业正在推行财务信息化系统，并在某种程度上获得了显著成效，但也存在一些问题值得注意，如个别功能模块作用发挥受限，部分财务数据很难支撑现实决策需求；主观性问题（如人为故意损坏财务系统或数据、黑客非法入侵、病毒等）与客观性问题（如断电、软硬件系统不兼容、系统运转不畅等）引发的信息安全问题等。解决企业财务信息化建设过程中面临的问题迫在眉睫，优化财务管理信息化建设是大势所趋。

二、A公司财务信息化建设中存在的突出问题

A公司始建于1998年，拥有福山蒲湾和芝罘卧龙两个工业园。芝罘卧龙工业园内设有技术中心、销售公司、安装工程部、制造车间等11个部室。公司主营业务为设计、制造、安装载人压力容器产品，具体包括医用氧仓、潜水减压仓、便携式软体舱、高原增压舱等，其中医用空气加压氧舱市场占有率超过60%。A公司资产总值约为3.5亿元，年销售收入超过2.8亿元，凭借先进的加工工艺、雄厚的技术力量、可靠的检测手段以及高素质的职工队伍，取得了国家、军队和国际标准资质。近年来，公司为进军海外市场，与美国企业签订了战略合作协议，并逐步将产品出口至尼日利亚、刚果、文莱等国家。A公司财务信息化建设中存在的突出问题如下：

（一）财务信息化系统数据处理效率不高。A公司自运用财务信息化系统以来，相较于传统的手工处理方式，极大地提升了财务管理与会计核算的质量与水平，并且有效提高了采购部门、财务部门、销售部门的工作效率。尤其是财务信息化系统的数据与信息自动化处理模块，大幅减轻了财务人员的工作量。但与此同时，系统卡壳、运行速度慢等现象时有发生，尤其是项目综合查询模块较为明显，以“在行项目收入成本查询”为例，公司产品类型繁多，加之已进军国际市场，产品远销至多个海外国家，进而形成了庞大的数据量。相关用户录入需要查询的关键字段，提交查询请求，系统自动在后台运行相关指令要求，因系统内的项目收入成本查询数据运算量巨大，往往需要1至2个小时才能导出用户所需的数据信息，并且曾出现过服务器崩溃的现象。整体而言，系统部分查询功能过程缓慢，信息处理能力有待进一步提升。

（二）财务信息化系统缺乏统一的数据接口。A公司在财务信息化建设初期以局部信息化应用为主，再加上各部门发展不均衡，信息沟通需求有所差异，财务人员的专业技能水平与综合素质水平不一，导致公司财务信息的传递与沟通滞后，进一步影响了公司财务信息的时效性与准确性。A公司的财务信息化系统缺乏统一的数据对接端口，多个数据端口使得财务与其他部门重复录入信息，造成了数据信息的冗余。局部信息化的应用未能延伸至公司整体，局部信息转换为有价值的管理知识难度较大，受益面较窄。与此同时，财务信息传递不畅降低了信息的实时性与准确性，信息孤岛现象依然存在，对A公司的业务造成了一定影响。

（三）系统部分模块功能未发挥至最大化。A公司当前采用的财务信息化系统由核算系统、结算系统、报表系统、报账系统组成，系统涉及的模块如下表所示。

财务核算模块具备会计最基本的核算职能，由公司总部技术中心、销售公司、安装工程部、制造车间等多个业务部门、财务部门统一录入，并实现全流程共享，在一定程度上提高了信息的准确度与财务工作的效率，但随着公司规模的不断扩张，公司的业务活动与财务活动逐渐延伸至海外，国内外业务信息很难统一录入。财务报表模块从公司总账核算模块数据中提取重要的财务信息，再由系统自动生成所需报表，在某种程度上解放了财务人员的手工操作，但公司现阶段对财务报表模块的实际应用不够成熟，还需人工进行进一步补充与完善，自动计算生成财务报表的功能也未发挥至最大化，上报速度有待进一步提升。

（四）应付账款与应收账款模块有待完善。A公司作为设计、制造、安装载人压力容器产品的公司，原材料的采购与入库至关重要。产品的原材料包括难燃材料（紫铜、聚四氟乙烯）、有机玻璃材料、无毒型涂料、无缝钢管等。一项原材料的采购历经供应商签订合同、收到发票、验收入库、记账付款业务流程，涉及到财务信息化系统的采购模块、供应商管理模块、存货管理模块、应付账款模块、总账模块，并且采购部门、财务部门、安装工程部门、制造车间等均需在系统中完成采购数据量与票据凭证的核对。通过测试原材料项目的采购业务流程发现，还存在数据重复核对的情况，甚至个别部门根本无需进行采购材料的核对，中间环节过于冗余，造成了时间的浪费。

A公司基于自身成熟的产品设计制造经验，并学习和借鉴国外先进的理念与技术，打造了一款已获得国家专利证书的新型高端平底氧舱。公司的产品销售体现于财务信息化系统中的客户服务模块，产品的添单、传递、组装、交货由3至4人负责，客户信息、产品信息通过系统进行沟通，难免会出现交流不畅、协调时间较长等问题，并且部分产品应收款项的催收全权由财务部门负责，工作量繁重，长此以往必将削弱财务人员的工作积极性。

（五）信息安全问题显著。财务信息化逐步改变了人工记账方式与数据保管方式。以数据保管方式为例，A公司以往保管的是纸质文档，手工记录可能存在数据差错问题，影响后续财务数据的核算与分析，安全隐患主要体现在数据的真实性与准确性有待验证、因水灾、火灾等意外遭到损坏等。随着信息技术的不断发展，新的信息安全隐患可能会不断增加，尤其是实施财务信息化以后，数据信息存储于系统内，数据库使用者的操作不当、U盘读取、木马、病毒等的非法入侵等均有可能造成公司财务数据的篡改或泄露，甚至会造成公司整个财务系统的运行不畅与瘫痪，导致财务部门出具不准确的财务报表，影响公司管理层的决策制定。

三、A公司财务信息化系统的优化

（一）升级查询与处理模块，确保与公司庞大的数据量相匹配。A公司凭借强大的实力与广阔的产品前景，业务市场由国内逐渐延伸至海外，形成了巨大的业务量与数据量，但是由于财务信息化系统并未作进一步的优化与升级，数据查询与处理模块很难承受日益增加的数据量需求，导致“查询”功能运行缓慢，财务数据处理低效。对此，公司应结合发展战略与增加的业务量，及时优化数据查询与处理模块，改善现有系统的网络服务器功能，更换市场上最新的服务器或对现有服务器进行升级，确保后续顺利实施数据的查询与处理。在数字化智能化发展趋势下，公司可以进一步完善具有灵活性、可扩展性的高价值财务流程，实现线上线下资源整合、业财融合［3］。

（二）建立统一的数据接口。数据信息的重复录入与财务信息化系统存在多个数据端口有关，尤其是在公司设有技术中心、销售公司、制造车间等11个部室的前提下，各个部门都将相关数据传输至系统中，数据汇集导致数据量庞大，重复数据信息整合难度较大。因此，系统应设立较为一致的数据接口，各部门在汇集数据的同时自动化处理重复与冗余的财务数据，无需人工按照关键词进行一一筛选。

财务信息化系统涵盖全面预算管理模块、资金管理模块、经营绩效管理模块等，为避免信息孤岛现象，公司应进一步对现行系统下的部分模块予以改进，利用线上数据信息系统强化各部门间的信息传递与沟通。一是全面预算管理模块，充分发挥集中预算管理功能，实时掌握公司各部门预算执行情况，打通预算数据与财务核算的关联通道，完善预算编制与审核流程，强化财务分析［4］。二是资金管理模块，公司可将网上银行系统、接口处理系统、商业银行接口处理系统相联，通过结算中心实现网上收款、网上付款、网上对账及查询工作；利用结算中心完成资金结算工作；银行系统与结算中心自动对账，并出具相应的结果；公司管理者及财务人员可随时登录结算中心查询不同商业银行账户的余额及明细。三是经营绩效管理模块（薪酬管理），通过构建并完善公司关键绩效指标体系，核算不同部门的经济指标完成情况。以销售部门为例，每日定期记录常规产品（医用氧舱、便携舱实验舱、潜水减压舱、高原吸氧设备、饱和潜水仓、航天模拟返回舱）与高端产品（新型高端平底氧舱）的销售量与销售单价、每日销售率、每日退货率等，并传输至经营绩效管理系统，由财务人员负责评价公司的经营运转情况，有助于优化公司经营管理，提高经济效益。

（三）结合使用者的应用感知优化财务信息化系统模块及流程。当前，A公司财务信息化系统模块应用范围过于狭窄，若不能满足使用者的需求，则很难得到用户的支持，进而导致个别系统模块沦为摆设，影响整个公司财务信息化的建设与进程。故在优化财务信息化系统模块的同时务必加强人性化设计，考虑使用者的感受，并切实提高系统模块的应用范围，结合公司业务部门要求增设个性化自动模块。借鉴同行业企业财务信息化系统的建设经验，应合理划分模块内容，将应付账款模块、应收账款模块、固定资产模块、报表模块、采购模块、总账模块整体纳入财务核算模块。充分发挥系统模块的功能与作用，以资产管理模块为例，设置固定资产台账，并为公司的资产管理提供决策性依据，在原有功能的基础上进一步延伸功能，如资产购置、实物盘点、资产报废、资产领用、资产调拨等。进一步完善系统模块功能，以报账模块为例，可增设与完善影像传递模块、收入报账模块、税金报账模块，充分发挥报账模块的功能。结合现有财务业务活动与系统模块，对A公司财务信息化系统的流程进行再造，具体如下图所示。

A公司财务信息化系统的流程再造图

（四）优化应付、应收账款模块。对应付账款流程而言，A公司利用计算机技术替代手工，已经节省了大约22%的人力，若在此基础上对应收账款模块进行再造，将在很大程度上减少中间不必要的环节，财务工作效率也将进一步提升至78%左右。具体来讲，公司以往的应付账款流程涉及多个模块，如总账模块、库存管理模块、供应商模块，通过研究发现，应付账款业务流程无需总账与库存管理模块参与，可直接建立统一的数据库进行管理，即将采购模块、供应商模块、存货管理模块、应付账款模块与数据库挂钩，将以往核对11个数据项降低至3个，同时也减少了中间总账与存款管理模块的业务流程，有效规避了重复核对数据的现象，工作效率将大大提升。

A公司财务信息化系统设有客户服务模块与产品销售模块，通过系统测试发现两者功能类似，存在业务活动重复问题，并且产品的添单、传递、组装及交货需要多人在系统模块中进行参与，浪费了人力和时间。对此，公司可借助计算机网络建立共享型数据库，仅需设立项目经理或客户服务代理即可通过系统模块完成产品的添单、传递等流程。可进一步对客户服务模块进行升级，与产品销售模块有效融合，分离与财务活动无关的客户维护功能。此外，应收账款模块应设定统一的账款额度与期限，建立客户信用数据库，由财务部门负责产品销售的订单，由业务部门开展相应的催款工作。

（五）加强对财务信息化系统的信息安全管控。财务信息化建设意味着公司的财务数据将面临着更多的信息安全问题，对此，A公司应强化对财务人员的培训，涉及内部牵制制度、病毒预防、访问限制等内容。为避免财务数据信息因停电、系统运行不畅等客观性原因造成丢失，财务人员可通过数据备份方式，如单机备份、物理备份等，降低问题发生的几率；对于黑客非法入侵、病毒等主观性原因造成的数据泄露，应提前做好预防工作，如设定统一的身份认证、严格限制系统的访问控制工作、建立网络病毒检测与防火墙技术等。