基于会计档案电子化研究

王艳秋

摘要：随着信息技术的快速发展，当前在网络环境背景下，信息系统也开始朝着智能化的方向进一步发展，然而，要达到全面会计信息化目标，必须要从会计管理的每个环节人手。为了进一步贯彻落实党和国家在会计信息化建设方面的各项要求，为了更高效、便捷地服务社会各领域，服务自身经济业务，基于机关事业单位会计信息化管理理念的不断提升，开展原始凭证图像化及电子化存储和传输，是会计信息化及会计档案电子化的快速发展，本文主要立足于会计信息化、原始凭证电子化和图像化的操作实施，从而探讨原始凭证电子化和图像化对会计信息化及会计档案电子化的重要作用。

关鍵词：机关事业单位;原始凭证;电子化;图像化;会计档案电子化

随着机关事业单位会计信息化管理理念提升和服务意识的强化，及自身经济业务发展的需要，特别是近年来纪检、审计等部门对各单位财务监管力度的不断加强，会计档案电子化建设迫在眉睫，实现原始凭证的图像化、电子化储存和传输，是会计档案电子化建设的基石。市场监管系统从现有账务软件出发，根据工作实际，以实现财务管理工作的集约化、信息化、可视化为目标，经过与财务软件开发公司不断研究，率先开展此项工作且实施效果良好，不仅从源头加强了各单位原始凭证的规范化管理，提升会计基础工作的同时向会计档案电子化迈进关键一步，更为财务监督检查工作提供了便利，为各级各类单位推行原始凭证电子化、图像化，提供了有意义的探索和有价值的经验。

一、原始凭证电子化与图像化的发展进程

根据相关调查研究发现，早在1981年我国财政部门就提出了会计电算化的概念，从那时算起，我国会计信息化发展已有四十年的历史。在2000年左右，计算机技术快速发展，越来越多的企事业单位开始通过计算机技术开展会计信息化建设。到了今天，随着国家不断颁布新的会计政策，逐步拓展会计信息化领域，会计档案电子化已经包括其中，电子化的迅猛发展，为会计信息化和会计档案电子化开拓了很大的发展空间。会计电算化的应用提高了会计数据处理的时效性、准确性、会计核算质量，减轻会计人员的劳动强度。而会计档案电子化的应用在会计凭证审核、凭证查阅、审计监督等方面大开便捷之门。虽然会计信息化已经非常普遍，但是大多数企事业单位都仅仅局限于会计核算的范围，多数企事业单位还没有会计档案电子化的涉及。会计档案主要涉及的是会计凭证、会计账簿、各类会计报表。在电子科技、网络科技落后的年代，原始凭证电子化与图像化发展受到了一定的阻碍，现在有了会计电算化、报销平台、高拍仪、扫描仪、传输系统等高科技的技术支持，原始凭证电子化与图像化得以实现，通过对原始凭证的电子化收集和归纳，使得原始凭证越来越趋向于规范化、可视化，从而达到经济业务的可视化。另一方面也达到了对原始凭证监督管理的目的，这对于会计档案管理来讲至关重要。

二、原始凭证电子化与图像化

所谓原始凭证主要是指在经济发展的过程中，通过记录经济业务发生或完成的状况而保留下来的文字凭据，由于来源存在不同之处，主要划分为两大类：一是外来原始凭证，这主要是指单位内部发生经济往来事项时，必须要从外单位来获取相关的凭证，保证其真实性，二是自制原始凭证，是指在经济业务事项完成的过程中，必须经过自己单位内部人员进行填制的相关凭证。主要包括：购物发票、银行单据、合同文本、库存物品出入库及领用单据等。我们要用影像高拍技术，对原始凭证进行高拍处理。首先要有报销平台，之后报销平台与会计核算软件进行科学合理的技术衔接，选择高拍方式对纸质的原始凭证审核之后进行高拍，之后形成的电子文件存人报销平台中，并上传至财务核算信息系统。

原始凭证电子文件形成的过程中，高拍人员要考虑保证下一步会计制单、审核、记账等各项任务能够顺利完成，不能张冠李戴造成混乱，核对准确无误后将纸质原始凭证进行粘贴。会计人员制单时记账凭证要与所附的原始凭证互相对应后，统一打印和装订，进行存档保管。查阅会计档案可通过查阅电子档案来进行，纸质原始凭证不能够随便外借，如遇到相关特殊状况也要有负责人批准之后才可以提供相关的复印件，并实行登记管理。

这项工作要安排相关的专职工作人员完成，专人负责原始单据电子化的工作，便于责任到人。在高拍原始凭证的过程中务必要保持原始凭证纸面清洁，较为平整，保证字迹清晰，拍照过程中也要避免出现重叠的状况。原始凭证电子化的操作人员也要积极地参与培训，提高其专业素养，保证他们对原始凭证电子化业务的熟练程度，适应会计信息化、档案电子化的管理需要。

我们要注重加强财务、业务一体化，在网络发展的大背景下，机关事业单位要将业务和财务管理等进行紧密结合，实现财务信息处理的优化，保证业务、财务数据紧密融合在一起，提高工作效率，实现数据共享的目标，并对经济业务进一步监管。这是当前会计领域信息化的关键所在。

三、实施流程

（一）各单位、各部门在报销各项费用时，由报账员通过登录远程报销平台，填写远程报账单，远程报账模式分为两种，普通报账和集付报账。正常报销适用普通报账模式;一笔业务涉及多名收款人的，适用集付报账。

报账员在此环节无需录入会计科目，只需简要录入摘要，金额，银行付款账户、付款方式即可。收款人信息可以选择录入，也可以不录入而由最后出纳环节录入。报账员需上传图像化的原始凭证，该账务处理系统支持高拍仪拍照，也支持直接上传已有的图片（JPG格式、PNG格式均可）和PDF文件，两者区别在于上传的图片可以直接预览打印，上传的PDF文件需通过本地下载。

各报销单位报账员在填写完整远程报销单并上传图像化的原始凭证后，直接送审，该业务流程流转到会计节点。

（二）会计选中报账员送审来的远程报账单，在此基础上完善会计科目等信息，生成付款通知单。同时，会计可以查看图像化的原始凭证，对于有疑点的、需补充的、需更正的原始凭证，会计可以选择退回上一流程;对于报账员填列的信息，会计可进行修改。对于确认无误的信息生成付款通知单后，会计点击提交，该业务流程流转至审核节点。

（三）审核人员核对原始凭证和会计生成的付款通知单上所列的会计科目等信息，无误后选择提交，该业务流程流转到批准节点;有误的选择退回，退回到上一环节。

（四）批准人一般为财务负责人，是报销流程的最后一道环节。批准人确认无误，选择批准通过，该笔业务流转到出纳环节;批准人不予批准，可选择退回上一环节。

（五）出纳付款确认时，选择该笔付款通知单导人，该笔业务所附带的由报账员录入的收款人、付款方式等信息同时自动导人，若报账员未录入收款人信息，此时出纳可以录入;若报账员录入信息有误，此时出纳可以修改。对于集付报账，出纳人员可以根据每笔金额对应录入相应的收款人信息。

录入完成后，出纳根据相应的付款方式，选择打印现金支票、转账支票、银行进账单、电汇单等票据。同时，将支票根、电汇单和进账单的记账联进行拍照，该笔业务完成，原始凭证全部保存完整。此时，出纳对该笔业务选择允许记账，会计人员方可对该笔业务进行生成记账凭证等后续处理。

（六）会计记账时，报销平台生成的付款通知单信息可以直接关联到财务软件，自动根据付款通知单信息生成记账凭证，也可以进行修改。生成记账凭证后，财务软件与报销平台均可查询该凭证，但图像化的原始凭证只能在该报销平台查看、打印等。

四、现实意义

（一）充分利用信息传输，提高财务效率

通过将原始凭证图像化上传，电子化流转，充分发挥了信息时代“让信息多跑路，让人员少跑腿”的优势，通过电子审批流程，发现问题可以及时退回报销人补正完善，极大提高了财务工作效率。对于机关财务办公地和业务单位办公地不在一起的单位，尤为便利。

（二）充分利用电子储存，减少复印频率

原始凭证图像化上传后，在服务器中长久保存，随时需要，随时查阅。尤其是需要大批量复印原始凭证时，该举措的优势更加显现。通过凭证号查看原始凭证，同时直接打印原始凭证，减少大批量查找、复印等繁琐的工作，節省了时间成本及人力物力。

（三）充分利用二次审核，夯实会计基础工作

报账员需要远程上传电子原始凭证并报送纸质原始凭证，会计人员要经过两次审核，这样对原始凭证的合法性、真实性、完整性做了进一步确认，把好原始凭证审核关，夯实会计基础工作。

（四）充分利用科技手段，便于审计监察

科技网络信息化迅速发展的时代，各行各业的工作都要求高质量、高速度、高绩效。当下的纪检、监察、审计等部门工作的方式方法都已告别了过去简单、缓慢、繁琐。都进入了高效、快捷、准确的“高速路上”，会计档案电子化起到进一步的助推作用。上级有关部门在例行审计、检查时，针对重点、疑点的业务，可以在报销平台中直接查看原始凭证，读取需要的信息，实现审计工作的信息化。

（五）充分利用现有资源，实现无缝衔接

随着国家电子发票制度的改革，目前电子发票已成为各类企事业单位开具发票的主流。然而，电子发票是打印以后报销，存在重复报销的问题，对这一问题财务部门也难以做到有效控制。目前，我们正在研究利用该报销平台，解决这个难题。增加电子发票识别功能，未来可以根据发票号，识别出该发票是否是重复报销。原始凭证报销平台不仅便捷高效，还杜绝了利用电子发票违纪的问题。

（六）充分利用图像化，促进会计信息公开化

会计信息公开化是反腐倡廉的一项重要举措，多年来，会计信息公开化是通过各种会计报表及各级审计监督予以实现，如今，有了原始凭证图像化、可视化，就方便了查看，不存在丢失和损坏，这就可以将电子原始凭证公开化，公众可以清晰看到各项经济业务的来龙去脉，促使把权利放到制度的笼子里。

五、结语

综上所述，会计信息量不断发展的大背景下，会计信息质量直接影响到经济的发展，因此我们必须要注重科学技术的有效运用，加强会计信息化电子化与图像化的规范，虽然在目前情况下，电子化的原始凭证依然无法完全取代纸质版的原始凭证，但是不可否认的是，将原始凭证图像化和电子化后，对提高财务工作效率，促进会计档案电子化进程、减少后续查找、复印的繁琐，为审计和检查提供有力支撑方面发挥了不可替代的作用，在倒逼各业务单位加强原始凭证基础管理，夯实会计基础工作方面也卓有成效。