基于电力企业办公室管理信息化探讨

摘要：近年来，随着经济的快速发展，科技水平也不断提高，人们的知识水平有了极大地提高，越来越多的智能化产品应用到人们的生产生活中，因此，人们的工作模式也发生着越来越多的变化。与传统的工作方式相比，信息化管理越来越受到人们的欢迎。在电力企业的发展过程中，办公室发挥着非常重要的职能，是一个企业内部上下沟通的主要通道，不仅要执行各种决策，还要进行各类的管理活动。然而，由于传统的管理方式存在很多弊端，现代化的管理方式逐渐替代传统的管理模式。本文主要介绍电力企业中办公室管理信息化的功能以及优化措施，为相关的工作人员提供一些参考，帮助电力企业更好的运营。

关键词：电力企业;办公室管理;信息化探讨

众所周知，在任何一个企业中，办公室的作用至关重要。如今，时代在发展，社会在进步，与时俱进，顺应潮流，越来越多的智能化产品应用到日常办公中，电力企业办公室管理信息化的水平也越来越高，但是仍存在一些问题和不足之处，因此，本文主要探讨电力企业办公室信息化管理的重要性、不足以及优化手段，从而进一步完善办公室的信息化管理水平，进而促进电力企业的快速发展。

一、电力企业办公室管理的相关内容

（一）完善电力企业的各项规章制度

在电力企业的发展中，办公室要建立健全各类规章制度，制定科学的、合理的政策法规，帮助企业更好、更快地发展，帮助企业达到预期的目标。

（二）获取信息帮助企业做出合理的决策

电力企业在作出决策之前，一定会收集大量信息，而作为统筹上下的协调部门，办公室能够在第一时间获取、收集和分析大量的内部和外部信息，进而帮助企业做出科学的决策。

（三）负责电力企业的日常管理

在日常的工作中，电力企业的办公室不仅要完成收发文件、接待宾客以及岗位安排等任务，还要完成相关业务的拓展工作，从而将企业的所有部门有效融合成一个整体。

（四）维护电力企业的外在形象

任何一个企业想要获得长远的发展，既离不开员工的辛勤付出，更需要相关政府部门的大力支持，因此，办公室任重而道远。在当今这个时代，办公室还负责维护企业的外在形象，一旦发生有损企业形象的事件，及时处理对企业造成不良影响的社会事件。

二、电力企业办公室管理信息化的主要功能

（一）文本处理操作

在传统的工作模式下，很多文本工作都是手写完成，需要人工修改，费时又费力。而现代化的办公室管理能够通过计算机完成相应文本的编辑、排版、存储以及自动校对等工作，既能够简化工作量，还能够提高员工的工作效率。其次，电力企业办公室管理信息化能够完成相应的数据处理工作。数据处理指的是通过对数据的采集、保存、处理、运算和传递等操作的总称。其主要目的是从大量的原始数据中找出有价值的信息，进而为电力企业的下一步决策提供一些参考依据。最后，在大数据的时代背景下，计算机能够帮助电力企业快速、高效地记录、存储以及检索各类纷繁复杂的信息资料，节约时间，大大提高了电力企业的办事效率。

（二）网络通信功能

如今，网络时代早已来临，互联网快速发展。电力公司的办公室需要利用计算机网络将所有的部门联系在一起，从而在时间和空间上打破限制，实现相关资源的共享，提高办事效率。随着科技水平的不断提高，我国的计算机技术在不断完善，信息技术早已应用到电力企业的办公室管理中，意义非常重大。信息化的办公模式不仅能实现电力企业各个部门的有效沟通和交流，明确各自的职责和工作内容，还能够实现信息化办公平台的构建，进而促进办事效率的有效提升。

三、电力企业办公室管理信息化的工作现状

（一）缺乏健全的办公室管理制度

目前，有很多的电力企业缺乏健全的办公室管理制度，造成的后果也有很多。首先，电力企业缺乏健全的考勤制度，没有统一的规定，导致员工缺乏严谨的工作态度，经常迟到早退，让企业呈现出一种散漫的状态，最终造成办公室的工作效率低下，工作质量不高。其次，由于缺乏健全的管理制度，电力企业一旦出现突发状况，员工不能够及时采取正确的处理措施，从而给企业带来严重的经济损失。最后，在接待外宾时，由于电力企业的办公室没有统一的待客标准，可能会给客户带来不良的体验，导致电力企业发展较慢，经济不景气。

（二）办公室管理人员的综合能力较低

如今，电力企业的办公室管理越来越信息化，然而，由于工作人员缺乏专业的技能，导致办公室的工作效率较低，工作质量较差。例如，在很多县里的电力企业中，企业的管理者投入了很多的高科技设备，然而却缺乏专业的技术人才。在办公室的信息化管理中，由于工作人员的工作能力较低，对一些先进的设备和软件（包括大数据、云计算等）并不熟悉，降低了企业的竞争力，不利于电力企业的可持续发展。

（三）宣传工作有待加强

在电力企业的办公室管理中，做好相应的宣传工作，不仅能够正确的引导员工，提高员工的工作积极性，还能够提高企业的凝聚力和战斗力。然而，很多的企业工作并不重视宣传工作，没有认识到新媒体的影响力。随着信息技术的发展，信息化办公、无纸化办公早已经成为社会的发展趋势，信息化建設也成为国家和社会发展的重要任务。为了进一步扩大电力企业办公室信息化管理的影响力，相关部门应该加大宣传力度，让更多的人认识到现代信息技术的魅力，引进新一代信息办公设备，进而提高工作效率。

四、电力企业办公室管理信息化的优化手段

（一）进一步优化信息化办公系统

为进一步推进电力企业办公室管理信息化的建设进程，实现办公室的正常化发展，首先，在办公室信息化办公系统的应用中，工作人员必须制定科学合理的工作方案，确定企业发展的目标，保证方案能够按次序、按步骤地进行。其次，工作人员要帮助企业制定紧凑协调的办公流程，进而促进办公室建设的稳步前进。最后，工作人员应该时常注意调试和更新每一个办公环节，逐步建立分步实施的项目管理原则，将信息共享提升到一个较高的层次，推进办公系统的现代化和信息化水平。

（二）应用多种信息化具体手段

为进一步实现办公室信息化管理，电力企业应该优化办公系统，改变传统的管理方式，应用多种信息化的手段，进而提升信息化的管理水平，提高工作效率。如今，手机不仅早已成为人们必备的交通工具，也成为人们的必不可少的办公用品。例如，电力企业可以通过微信和电子邮箱，将消息传达给各个员工，实现上下级部门间的沟通和交流，提高办公室的办事效率。

（三）发挥办公室协调作用，创新协调方法

在电力企业中，办公室起着全方位的协调作用。第一，为企业的管理者做好协调工作，帮助企业做出重大的决策部署，充分发挥办公室的作用;第二，将上级部门的指示和思想准确传达给下级部门，保证所传达内容的准确性;第三，做好各个部门之间的协调，充分发挥办公室的纽带作用，进而促进各个部门的团结协作，推动电力企业的决策部署能够真真正正地落到实处。

（四）提高管理人员的综合素质

在电力企业的办公室信息化管理过程中，电力企业应该选择素质水平高、业务能力强的工作人员担任管理工作，进而确保企业的快速发展，因此，电力企业有必要进一步提高员工的综合素质以及管理水平。首先，从办公室管理人员本身出发，其应该多学习一些与信息化管理有关的基本知识，有助于提高自身的管理能力。其次，在电力企业的发展中，办公室信息化管理渗透在企业管理和制度建设的各个方面。最后，明确办公室工作人员的岗位职责。因此，电力企业一定要重视企业的办公室信息化管理水平，进一步提高员工的工作能力，保证企业的时间效益和成本效益。

五、结语

综上所述，改革开放以来，我国的经济发展非常迅速，各行各业发展迅速，但是每个行业的发展都离不开电力企业的发展，因此，电力企业的办公室管理信息化的发展至关重要。本文就主要介绍了办公室信息化管理的重要性和优化措施，并介绍了其存在的一些不足，希望电力企业能够引进高素质的专业人才，定期开展培训活动，激发员工的工作积极性，优化现有的信息化管理水平，进而提升电力企业的工作质量和效率，推动电力企业更快速稳定的发展。

参考文献：

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[2]宋躍云.浅析企业办公室改革的信息化建设[J].电子测试，2016（12）：164+154.

[3]胡静.浅议电力企业办公室管理信息化[J].中国管理信息化，2014（23）：49.

作者简介：李妍（1975-），女，汉族，湖南邵阳人，本科，经济师，从事办公室管理方面工作。