档案管理创新及服务模式改革的探讨

秦紫英

摘要：在社会经济、科技迅速发展过程中，各个单位对管理效率、质量要求也有所提升，尤其是档案管理工作。其主要原因是档案管理工作对单位正常运营、决策准确性具有重要影响。因而，各单位为实现稳定、健康发展的目标应对档案管理工作进行创新、优化。文章分析了目前档案管理工作的现状，研究了档案管理创新及服务模式改革的相关措施。

关键词：档案管理;创新;服务模式改革;措施

近年来，信息资源对单位、社会、国家发展的重要性持续增高。档案管理工作涉及了信息资源的存储、传输及使用，因而为有效提升信息资源利用率需做好档案管理工作。为提升单位档案管理工作效率及质量，应加强对档案管理工作现状的研究，利用多种方式对档案管理工作进行创新、优化。

一、档案管理工作现状分析

各个行业发展、运营过程中必然会产生很多记录单位发展、人力资源、工作情况等方面资料的档案，这些档案会影响到单位发展、决策准确性，因而相关部门应做好档案管理工作，对工作中存在的问题进行明确分析。

（一）对档案管理工作重视程度不够

档案管理工作质量将直接影响单位运营效率及发展稳定性，然而受到传统观念的影响，我国各单位对服务工作的重视程度明显高于档案管理工作，甚至部分单位工作人员表示档案管理工作无法为单位创造价值。部分单位任意减少财力、物力、人力在档案管理工作方面的投入，导致本单位档案管理工作效率及质量不够高。同时，相较于其他工作来讲，档案管理工作量较大、较为枯燥，因而档案管理人员工作积极性不够高。

（二）档案管理人员专业水平待提高

单位的档案管理工作是系统性、专业性工作，其对管理人员的要求较高。相关管理人员不仅需具备专业知识，还需具备较强责任心及工作能力。由于各单位对档案管理工作的重视程度普遍偏低，部分管理人员是由其他部门员工兼任的，其工作压力较大。同时，档案管理人员薪资水平不够高，因而部分管理人员工作积极性较差。一直以来，档案管理部门都存在缺少档案管理人员的问题，负责相关工作的人员未接受专业教育及培训（大多依据以往工作经验、其他人的宣教了解档案管理程序及方式，并完成档案管理工作，正是由于其并不了解档案管理工作流程及标准，导致其工作效率、质量都不够高，这对单位发展不利。

（三）档案管理方式不科学

近年来，在信息技术、互联网技术持续发展中，其在各行业得到了广泛应用。信息技术、互联网技术也在各单位中得到应用，然而部分单位并未充分利用信息技术建立电子档案，对档案管理人员计算机操作能力也不够重视。部分单位虽然设置有电子档案，但是档案管理人员未接受相关教育，不能利用先进技术完成相关管理工作。

二、档案管理创新及服务模式改革措施

为实现提高档案管理效率及质量的目标，应对档案管理进行创新、对服务模式进行改革。在此环节，单位应依据档案管理工作中存在的问题进行优化。

（一）重视档案管理工作

单位的发展、决策均需要档案的支持，由此可见其对单位实现稳定、持续发展目标具有重要意义。因而，单位为保证运营效果，由领导到员工都应重视档案管理，并配合档案管理人员的工作，保证档案采集质量、确保档案可得到充分利用。第一、单位领导应重视档案管理工作，应将档案管理融入日常管理工作中，科学制定监管、追责制度、档案管理工作流程等，以保证档案管理工作质量，这对确保单位决策准确性十分重要。第二、应制定完善档案管理人员奖惩制度，针对工作积极性较高、掌握先进管理理念及方式的员工，给予一定奖励;针对工作积极性差或给单位造成较大损失的员工，应进行惩处。采用此种方式，对提高管理人员责任心有一定作用。第三、应重视对档案管理工作的研究，积极优化档案管理制度，提升档案管理工作规范性、先进性水平。

（二）扩大档案服务内容

信息技术、互联网技术的发展及推广，对各行业发展具有重要影响，提升档案管理效率就是其中之一。单位应利用信息技术对档案管理工作进行创新、优化。为实现这一目标，应加强信息化技术在档案管理工作中的应用，其主要措施为：首先，应依据本单位实际情况科学制定档案管理方案，尤其应重视档案管理工作服务模式，依据档案管理工作的每个环节科学制定管理、发展方案。同时，应依据此方案科学制定实施计划，以提高档案管理水平。其次，利用信息技术、互联网技术建立网站。其主要目的是提升档案管理水平，为民众提供便捷服务。简言之，单位可在网站中保存一些档案资料，民众可依据自己的需要查询、查看相关档案。这样既能提高单位档案管理效率，也能提升单位服务质量。最后，积极利用数字化档案。应积极采集、保存、管理数字化档案，保证档案信息的正确性和及时性，这对档案信息的保存、利用十分重要。

（三）基于大数据思想实施档案管理工作

第一、单位应提升对档案管理工作的认知及监管。档案管理人员要转变工作理念，推动档案管理工作向数字化方向发展。档案管理人员要依据用户对档案管理工作的要求，正确认知档案管理工作的重要意义，利用大数据思想及大数据技术对档案管理工作进行优化。随着信息技术的发展，大数据技术在各行业中得到广泛应用，为提高档案管理工作质量应利用大数据技术建立数据库，将档案信息保存到数据库中，以便日后调用这些档案信息;同时，档案管理人员应保证数据库运行的稳定性及安全性。第二、制定完善管理机制。管理制度的完善性、科学性将直接影响档案管理工作效率、档案管理信息化水平。为推动档案管理工作向着信息化、数字化方向发展，单位应建立完整档案管理制度。第三、提升档案管理信息化水平，不断改变档案管理人员的管理观念、积极应用信息化技术、制定档案信息查询及管理机制。

（四）組建档案管理团队

档案管理工作是一项系统性、复杂性工作，因而对档案管理人员要求较高，档案管理人员不仅要具备专业知识及管理能力，还需具备较高责任心及综合素质。由于单位中缺少高素质、高水平的档案管理人才，导致档案管理效率、质量不够高。为解决这一问题，应积极组建高素质、高水平档案管理团队，加强档案管理创新、服务模式改革。为保证档案管理人员可胜任其工作，应采取多种措施提高其专业素质及管理能力。第一、应依据本单位档案管理情况、档案管理工作要求，合理制定管理机制，提升档案管理工作积极性及责任心;第二、应加强对内部档案管理人才的培训。通过专业化培训，提升档案管理人员档案管理知识及管理能力水平，以保证档案管理人员可胜任本职工作;第三、应选聘优秀档案管理人才。为组建高素质、高水平的档案管理团队，单位应积极选聘优秀档案管理人才;第四、加强主动学习。通过主动学习，档案管理人才可掌握管理流程、档案管理知识及技能，严格遵照管理标准及规范完成档案管理工作。

（五）丰富档案管理库馆藏

为提升档案管理工作信息化水平，应由多方面着手实现丰富档案管理库馆藏的目标。在各种档案信息产生后，应利用信息化技术对档案信息进行信息化、数字化处理，以提升档案信息管理水平。实现集中管理、处理、合理利用档案信息的目标。同时，为保证档案信息的安全性，应做好档案备份工作。对较为重要的档案、电子文件进行备份，以保证档案信息的安全性。

（六）提升档案信息利用率

管理制度是影响单位档案管理工作效率的重要因素。为提高档案管理质量、提升档案信息利用率，应改革档案管理模式、完善管理制度。建立健全档案管理制度的主要目的：提升档案信息利用率、保证各信息的完整性，为单位决策、发展提供准确依据，实现单位持续发展目标。应根据社会、市场发展现状及单位实际发展水平，科学优化档案管理制度，以提升工作人员责任心和积极性，这对保证档案管理工作质量具有重要意义。档案管理工作中要重视档案的安全性，以免档案信息丢失给单位、社会造成巨大损失。为保证档案的安全性，不仅需保证档案信息保存的安全性、完整性，还应确保档案服务的安全性，以提高单位服务质量、推动其稳定发展。

三、结语

近年来，随着经济与技术的飞速发展，各单位间竞争日益激烈，传统档案管理、服务模式已不能满足单位发展要求。因而，应依据社会、科技发展情况积极优化档案管理模式，以提高单位档案管理工作水平。

参考文献：

[1]李月.浅谈事业单位档案管理的创新思路[J].科技创新导报，2018（02）.

[2]李启红.新时期事业单位档案管理创新思路[J].办公室业务，2019（01）.

[3]阮芳.档案管理的创新与改革[J].经济技术协作信息，2018（02）.

（作者单位：新疆维吾尔自治区市场监督管理干部教育培训中心）