财务共享上线前后会计档案的衔接方案探究

杨玮芳

共享单位上线财务共享后，存在两种会计档案的保管方式，上线前共享单位会计档案保管方式和上线后共享会计档案保管方式，选用什么样的保管方式，按照共享单位上线时间长短，在全年度会计档案保管一致性的原则下，由共享单位与共享本着工作效率最大化原则协商选择。

财务共享服务中心建设是财务机制体制改革创新的方向，它作为一种新的财务管理模式正在许多跨国公司和国内大型集团公司中兴起与推广。随着财务共享模式的逐步推进，共享单位的会计档案管理工作发生了一定的变化。

共享单位实施财务共享后，会计档案由原来的纸质单据影像化，形成电子会计档案，无论是共享单位，还是共享公司， 又或者是审计部门，通过凭证号或服务申请单号在ERP财务系统中可直接调用原始附件信息，且相关凭证信息在系统内可查，可节约大量的人力、物力，使用财务共享服务中心电子会计档案使用工作效果明显。

但一家共享单位上线，并不全是在一个会计年度的开始就上线的，这样就存在一个问题，上线前，共享单位按照原有的会计档案管理方法顺序进行保管装订。共享单位纳入财务共享后，每笔业务都有一个业务申请单号，纸质单据影像化，装订顺序随机，这就造成了差异，这样的差异要怎样衔接呢？

一、财务共享上线前后会计档案衔接办法的产生原因

财政部、国家档案局联合印发的《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号），自2016年1月1日起施行，原《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号，同时废止。这其中有一条，就是各单位根据新《管理办法》仅以电子形式保存会计档案的，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致性。依据上述文件，共享中心制定了《共享上线前会计档案归档管理办法》，对共享单位在实施财务共享后的第一个会计年度内，根据上线时间及业务量情况，与上线共享单位沟通，采用双方约定的会计档案衔接方式处理当年会计档案。

二、按共享上线前的共享单位会计档案保管方式

按共享上线前的共享单位会计档案保管方式，就是共享单位上线年度的会计档案均按共享单位原有的按凭证号排序的方式进行装订保管。本着工作效率最大化的原则，按共享上线前的共享单位会计档案保管方式这种方法适用于下半年实施财务共享上线的共享单位。

共享上线前，共享单位打印纸质的记账凭证，并置于附件首页按共享单位约定的凭证号排序进行装订成册。那么上线后，对共享处理的已形成电子档案的业务，由共享中心在会计年度终了后，仍然按照共享单位原有的模式，将已完成的业务打印出记账凭证，从档案库中将凭证与业务申请号一一匹配、装订成册。

三、按共享上线后的共享会计档案保管方式

（一）按共享上线后的共享会计档案保管方式操作方法

按共享上線后的共享会计档案保管方式，是要求共享单位上线前的某些业务要同上线后一样，每笔业务有对应申请单号，且每笔业务要有电子影像。按共享上线后的共享会计档案保管方式，适用于上半年实施财务共享上线的共享单位，相比较这样的工作量要比匹配下半年的凭证量少很多。这种方式要求共享单位在上线前业务附件的粘贴方式必须按上线后的票据粘贴规范进行，本着会计档案影像化的完整性、清晰性、规范性，在前期的共享中心凭证档案部门与共享单位的业务对接中对这一问题两方进行了沟通，达成一致意见。

按共享上线后的共享会计档案保管方式，需要将共享单位上线前的业务区分，过滤掉共享单位前端的集成凭证和已有影像的费用报销凭证，筛选出真正要匹配财务共享申请单号的凭证，进行申请单号的创建，并与原凭证匹配，最终影像化。

（二）按共享上线后的共享会计档案保管方式的实际操作

以4月上线共享单位为例，由共享单位下某个利润中心将1-3月的凭证送至共享中心并做好相关交接工作。共享单位人员协助共享中心人员导出ERS凭证和ERP凭证（ERP凭证包含ERS凭证）。排除集成凭证后，剩余的就是共享单位所做的手工凭证，此时，由共享单位利用导出的表格与手中的会计档案一一核对，保证无遗漏，在核对的过程中，将ERS单据挑出并另行顺序摆放。

上述环节做完，需要生成会计电子档案的凭证就已筛选出来。因共享单位上线前，是按利润中心凭证号顺序摆放会计档案，所以由凭证档案科人员利用筛选后的数据，同样按利润中心凭证号排序，接合共享自助系统批量创建的模板导入功能，制做了批量导入模板。导入模板为EXCEL格式，其中包含了公司代码、利润中心、会计凭证号、会计期间、记账日期、摘要、申请类型等重要数据。在维护摘要信息时，档案人员要本着共享单位匹配凭证时简便的原则进行，摘要信息维护为“利润中心凭证号+会计凭证号+原凭证摘要”。这样做，共享单位在申请单匹配时，能通过摘要快速的找到要匹配的凭证，因为两者采用的是同样的排序方法，所以生成的申请单数量与凭证数量应绝对的一致，若不一致则应查找原因做相应处理。

共享上线后的所有业务的依据都是以申请单为载体，由扫描仪识别申请单上的二维码或条形码做为记录标识，在做申请单的匹配时，档案人员按照“申请单+记账凭证+其它附件”的方式进行摆放后，使用配备的高清高速的扫描快速扫描，完成了共享单位上线前的会计档案的电子化。扫描完成后的业务可以和上线后正常扫描完成的业务一样，进行会计档案的纸质归档。

（三）按共享上线后的共享会计档案保管方式中，前期ERS业务的档案管理

另一方面，针对ERS系统的凭证，因共享单位在上线前就已使用ERS系统，通过ERS系统的业务共享单位已扫描保留了电子影像，所以ERS系统的业务不在上线后形成电子影像之列。ERS凭证共享单位原有的摆放方法是“记账凭证+申请单+其它附件”，按照会计档案的一致性原则，ERS凭证调整为“申请单+记账凭证+其它附件”的方式。上线前已完成的ERS业务，因不符合纸质单据的归档条件，需要共享中心收集状态不正确的单据数据，联合系统开发顾问更改这些单据状态，以达到纸质单据归档的要求。这种方法的使用，共享单位提供数据并交接资料，后续工作全部由共享中心完成。

随着国有企业财务共享服务步伐的大力推进，实施财务共享单位增多，上线时间集中，业务量大，要求共享中心在接收新共享单位时，明确《共享上线前会计档案归档管理办法》。针对单据邮寄的共享单位共享上线前会计档案的衔接，创新思路，在大的方向不变的情况下，仍由共享单位提供两种凭证数据，并做好核对。由共享中心负责批量创建服务申请，导出PDF文件传递给共享单位，共享单位在本地打印出申请单并做好匹配工作，随正常业务寄送至共享中心扫描归档。这样的操作，将工作量化整为零，共享单位与共享中心共同分担，工作效率大大提高。

四、会计档案衔接过程中存在的问题

（一）会计档案空档期

会计档案空档期主要出现在采用按共享上线后的共享会计档案保管方式下，特别是外地需邮寄共享单位。共享单位在单据寄送后，档案人员扫描前，为会计档案的空档期。这就要求共享双方前期工作一定做足、做实，共享单位寄出所有单据满足扫描条件，共享中心人力、物力充足，争取将这个空档期降至最低。

（二）凭证影像的查询问题

前面已述，上线前凭证的业务类型归为了“归档类申请”，如果想查看该凭证的影像，只能通过共享自助系统的“凭证查询”查看，不能像上线后的正常业务一样，在ERP系统直接通过凭证号查看影像，希望在以后的工作中，通过系统优化，上线前的业务通过凭证号关联“归档类申请”申请号也可在ERP系统中直接查看影像，避免两个系统相互转换。（作者单位：中国石化集团共享服务有限公司濮阳服务部）