医院档案管理发展新思路探索

宋宗兵

【摘要】本文根据医院传统档案管理工作中的不足，对档案管理创新思路进行了思考，如重视医院档案管理工作、加大对档案管理人员的培训力度、建立健全工作制度等，希望为未来的医院档案管理工作提供合理参考。

【关键词】医院;档案管理;创新思路

近几年我国大范围地开展了医改工作，随之产生的还有大量的档案资料，在医改背景下，医院档案资料的管理工作面临着新的挑战。创新档案管理工作方法，不僅是当下医院的客观要求，也是提升医院整体管理工作质量的主要途径。

一、医院传统档案管理工作中存在的不足

（一）对档案管理重视度不足。目前，我国大部分医院对于档案管理工作重视度普遍不高，部分医护人员认为档案管理工作属于后勤。实际上医院的档案管理工作与护理治疗工作具有同样重要的意义，医院的大部分档案记载的内容是患者就诊情况，对后续治疗和医学研究有极其重要的价值，但由于医院不重视此项工作，导致档案难以发挥其真正价值。

（二）管理人员缺乏专业能力。在医院发展中，过于重视医护人员的医疗水平，而忽视对于档案管理人员工作能力的培养。甚至部分医院的档案管理人员由其他部门工作人员兼任，难以确保医院档案管理工作整体质量。

（三）档案管理机制不完善。档案管理需要合理的工作机制支撑，但目前大部分医院缺少完善的工作制度。部分医院的档案管理工作主观随意性大，因此相关的档案管理和查询都比较混乱，未给医院发展创造优质环境。

（四）信息化管理水平有待提高。信息化办公形势下，医院的信息化档案管理工作应随时代变化，但目前许多医院的信息化管理方法落后，大量档案以纸质形态保存，电子档案中信息错误或缺失的情况常见，对医院整体管理和医疗服务都造成了不利影响。

（五）缺乏独立的档案管理部门。现阶段，医院档案数量大且管理工作复杂，因此需要独立的档案管理部门进行分类整理。但目前许多医院未设立单独的档案管理部门，由各部门分别管理档案，导致信息流通不畅，很难实现信息共享，且档案查询难度大。

二、医院档案管理工作的创新思路探索

（一）提高对档案管理工作的重视程度。工作态度决定工作质量，因此为推进医院档案管理工作的创新与进步，医院需要由上至下提升对档案管理工作的重视程度。医院可以从提升档案管理人员的管理意识入手，通过合理的引导和要求促使档案管理人员认识到相关工作的重要性，在此基础上以饱满的精神和积极的态度面对档案管理工作。医院提升员工对该工作的重视程度，具体可以召开会议、演讲等方式，同时向医院各个部门，尤其是档案管理部门普及相关工作不到位的严重后果，切实帮助医护人员提升档案管理意识。同时，督促所有医护人员参与到档案管理工作当中，促使该工作的每项环节都处于平稳进行的状态。档案管理的重视程度提升还包括管理人员工作观念从传统到信息化管理模式的转化，医院决策人员需要重点关注档案管理的发展趋势，促使相关工作能够顺应时代发展的潮流与实现新旧工作观念平稳衔接。工作人员对管理工作的重视程度是最终工作能否顺利落实的关键，由此可见提高管理意识对档案管理工作有重要推动作用，同时也能促使工作人员保持工作积极性，为医护人员和患者提供优质的服务。如：某医院决策人员为提升档案管理人员对相关工作的重视程度，在员工会议上向档案管理人员宣传了《档案法》内容，对其中关于档案管理工作重要性的部分进行了详细分析，要求各部门医护人员积极配合档案管理工作展开，全面提升医院整体的档案管理意识。此外，该医院在帮助员工转换管理模式和工作观念前还会对新旧两种观念进行对比权衡，根据医院自身实际情况判断是否有必要更新工作观念，待权衡得到肯定结果后，再将新的观念逐个部门推广。该医院的做法切实提升了其整体对档案管理工作重视程度的认识。

（二）帮助工作人员提升档案管理能力。医院档案管理工作最终落实需要管理人员进行，档案管理人员作为工作的直接落实者和参与者，其专业能力和职业素养会对档案管理工作质量及效率产生重要影响。因此，医院必须帮助档案管理人员提高实际工作能力，主要可以从三方面入手：首先，面向社会和高校招聘档案管理人员时，应提升招聘门槛，要求应聘人员具有相应工作经验或毕业于相关专业院校。其次，医院可以采用试岗的方式招聘新员工，允许档案管理人员正式入职前在管理部门进行试岗，最终根据其试岗成绩决定是否签订聘任合同。最后，医院对于已经在岗的档案管理人员应定期组织培训，引导其不断进行相关工作能力和技巧的学习，在培训中帮助员工建立理论知识体系，促使管理人员能够更加顺利地进行相关工作。且在培训过程中，档案管理人员的思想道德意识和工作态度也需要提升，医院应帮助工作人员端正工作态度，使管理人员形成对工作负责的态度。除此之外，随着信息化办公技术的发展，医院档案管理人员需要具备相应的信息技术应用能力，同时可以熟练操作电子办公软件，提升软件在医院档案管理工作中的使用率。为促使管理人员主动进行相关工作能力的学习，医院可以建立合理的薪酬晋升调整机制，配合不定期开展的档案管理能力考核，将考核结果作为晋升和调薪等机制的参考数据，激发员工工作积极性，达到提升员工档案管理能力的目的。如：某医院对档案管理人员工作能力较为注重，自新员工招聘开始就对其工作能力进行考核，入职前需要对档案管理工作的相关问题进行作答，达到70分以上方能进入医院试岗。试岗结束正式签订劳动合同后，档案管理人员也需要加强对工作技能的学习，并积极参加医院组织的培训活动，同时主动学习档案管理技巧，包括电子档案归档以及医院档案系统的日常维护等。该医院的做法不仅最大限度地保障了医院档案管理工作质量，也能为工作人员谋求更好的职业发展道路。

（三）健全合理且完善的档案管理机制。医院的档案数量大，且管理工作复杂，因此医院为实现档案的规范管理需要建立健全相应的工作制度。工作制度的建立可按照医院的实际经营情况和档案管理工作特点进行，以提高服务质量，同时以为患者提供高效便捷的医疗服务为目的，在已有的工作制度上进行完善优化，也可以引进先进的档案管理工作制度，但要注意新旧制度的衔接工作平稳展开。合理的档案管理工作制度对医院整体管理的规范化以及档案保管、借阅等一系列工作展开都有积极作用。医院必须对当前档案管理工作中切实存在的问题进行研究，可以与其情况相似的医院展开讨论，通过经验交流获取新的管理思路和经验教训。同时完善的档案管理机制需要承担任务分配工作，将档案管理工作的责任落实到个人，避免由于推卸责任导致档案管理工作效率低的情况存在。除此之外，监督部门也是档案管理制度中的一环，医院应对档案管理工作制定合理的考核标准，将工作质量和效率等细节纳入考核范围，对工作优异者给予鼓励，同时惩戒批评违规操作的档案管理人员，达到监督和促进档案管理工作切实落实的效果。如：某医院在保障原有档案管理工作的基础上对相关的工作机制进行了优化，要求档案管理人员定期清点和整理档案，同时要求档案严禁随意借阅，进入电子档案库查看和修改档案必须提交档案管理人员以及档案借阅人员的两个工作证号。此外，借阅纸质文档需要进行登记，登记内容为借阅时间、归还时间以及借阅人签名，同时纸质档案借阅尽量避免借出原件，可以使用复印件。该医院规范化档案管理机制一经建立使用，其内部档案管理工作便更加有序，同时医院整体管理工作的开展也得到了有力的保障。

（四）进一步提高档案管理信息化水平。我国各行业的办公都进入信息化时代，医院的档案管理工作也不例外，在信息化环境下，医院档案管理模式应随着时代发展不断更新。我国科学技术发展日新月异，档案管理信息化技术也逐渐创新，医院应顺应潮流，积极改进档案管理方式，促使档案管理整体水平始终处于领先地位。提升医院档案的信息化管理水平也是医护人员和患者的实际需求。信息化档案管理工作的优势在于以下几点：第一，可以降低档案存储所需的空间，同时更加方便对档案内容的搜索和查阅。第二，有利于降低医院在档案管理工作中的人力、物力以及资金的成本投入。第三，当下患者和医护人员需要更加迅速和高效的档案服务，通过提升档案管理信息化的方式，患者可以直接使用移动客户端等方式直接查询所需信息，极大优化了就医体验。总之，医院档案采用信息化方式进行管理是时代发展的必然趋势。除此之外，档案管理信息化还能够弥补纸质档案不易保存的缺陷，电子档案不容易受保存环境及外力破坏等因素影响，对于重要的资料能够起到更加全面的保护作用。同时在使用信息化手段进行档案管理時，医院需要注意档案使用权限的控制，避免无关人员随意查看和篡改档案，并做好档案备份工作，避免软件损坏给医院档案管理工作带来严重损失。如：某医院联合当地几家医院建立了医疗信息共享平台，将患者病例在平台上共享，打破信息的锁闭，通过信息化档案管理的方式实现信息共享，患者不论在哪个医院就医，只需输入身份证号码，医护人员即可获得患者的既往病史，及时制定适当的治疗方案。

（五）建立独立的医院档案管理部门。为切实保障医院档案管理工作的规范化，医院可以着手建立独立的档案管理部门，将档案分门别类由专业管理人员单独整理。档案管理部门的建立也可以促使医院其他部门的医护人员有更多精力进行本职工作，同时责任到人，制度可以更加顺利地落实。

三、结语

总而言之，对医院档案展开规范化管理能够使医院的整体经营效率得到提升。完整的医院档案能为后续医疗工作提供有力参考，同时还可以丰富医院的内部文化建设。因此，创新档案管理思路是档案管理的首要任务。

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