高校办公室管理现代化建设思考

陈琦光

【摘要】本文首先分析了高校办公室工作的主要特点，并研究高校办公室管理工作的现代化建设方式，主要包括以下几方面：积极运用现代化的管理方式;提高管理队伍的工作水平;加强对于信息技术手段的应用。

【关键词】高校;办公室管理;现代化建设

高校办公室管理工作的内容主要包括协调、参谋、服务等许多方面，业务范围十分广泛，具有很强的综合性。目前，高校在办学理念和人才培养方式上进行了综合改革，在这一背景下，也对高校办公室管理工作提出了新的要求，高校办公室在管理工作中要不断提高现代化建设水平，服务于学校各个部门。

一、高校办公室工作的主要特点

（一）工作内容复杂，综合性强。高校办公室工作的一项明显特征是工作内容上具有很强的复杂性与综合性。首先，高校办公室具有对学校领导指示以及重要决策进行落实的职能，负责将学校领导的指令与政策通过文件与会议等方式传达给学校的各个职能部门，从而使指令和政策得到有效落实。与此同时，高校办公室还负责对有关学校教师与学生的各项具体情况向有关领导进行汇报，使学校领导通过办公室所反映的内容开展管理工作。相对于学校的各个职能部门，学校办公室的工作特点具有更强的综合性，对于学校各项业务的实施，以及教学安排和招生计划、财务收支等方面，高校办公室都发挥着重要作用。

（二）具有服务性质。服务性是高校办公室工作中的主要特点之一，在具体工作中既要服务于上级领导，也要服务于学校师生及员工。其服务职能具体包括收文和发文、组织和安排学校内部各项会议，以及车辆管理、印章管理和档案管理等方面的工作。除此之外，高校办公室也发挥着与政府、其他学校与单位之间的沟通作用，具有很大的服务范围。

（三）具有较强开放性。高校办公室工作还具有开放性强的特点，同时是一种具有窗口性质的公关机构。高校在办学时，为了提升学校的影响力，获得更多的生源，需要通过与公众建立良好互动以提高自身的知名度。在这一过程中，高校办公室发挥着与公众之间进行交流沟通的作用，从而帮助学校获得政府部门和企事业单位的支持。因此需要高校办公室工作人员具有很强的表达能力与交流能力。

二、高校办公室管理工作的现代化建设

（一）创新管理方式。在高校办公室的管理工作中，首先要对管理方式作出积极创新，运用先进的管理方式，提升办公室管理工作的现代化水平。1.运用目标化管理。目标化管理方式是目前许多社会组织广泛采用的一种管理方法，其主要特点为注重全员参与管理、强调自我控制，能够将成果与利益进行有效结合，同时强调目标激励。将目标化管理应用于高校办公室管理工作中，能够促进工作效率的提高。在应用这一管理方式时，需要按照各个部门的工作特点与性质制定不同的目标，并结合学校目前的重点工作内容，改进部门工作方式。还要对工作人员的目标作出有效确定，可以根据不同的岗位职责制定具有差异的目标。最后要重视对目标的考核与管理，合理应用考核结果，具体可以从部门目标与个人目标两方面开展考核。并建立相应的部门，合理制定出考核规则，采取有效的奖惩制度。2.运用系统化管理。在应用系统化管理方式时，需要充分重视系统性与全局性，并且在此基础上采取合理的分工方式，实现系统性与具体分工的有效结合。在高校办公室管理工作中，需要对高校的科研、人才培养和社会服务等基本职能作出充分把握，从系统的角度将办公室管理工作与高校的基本职能进行结合。还要在充分发挥服务能力的基础上，通过与其他工作的对比和联系，与学校的其他部门进行有效合作，并对工作内容进行合理的分工。3.运用精细化管理。精细化管理是指在管理过程当中充分重视各项细节，从而提升管理水平。精细化管理方式主要依靠制度的合理建设与实施。目前的高校办公室管理工作具有复杂繁琐、临时业务较多的特点，因此要通过建立一定的制度规范，对各项工作作出合理的规划与管理。具体应包含员工的出勤、请假管理，会议的安排和记录等方面。同时要细化人员的分工，对办公室工作人员的工作内容、主要职责、工作性质等方面作出详细规划。对于一些随机性较强的工作，也应按照此前的工作经验作出合理判断。对工作的时间、内容与结果进行量化。

（二）提升管理队伍水平。管理队伍的工作水平对于高校办公室管理工作的开展具有重要影响，在具体工作中，需要不断提高管理队伍的专业化程度，才能更好促进高校办公室管理的现代化建设。在高校办公室管理人员的选择上，首先需要选择具备一定专业知识背景的人员。目前，多数高校的办公室管理人员为硕士研究生，在一些重点大学对管理人员的要求更高，要求管理人员为985、211高校的硕士研究生或博士研究生。通过选择具有较高学历的管理人员，有利于在工作中更好把握工作目标与工作内容，并且具有一定程度的经验积累。另外还需要注重专业人才的选择，逐步提升管理人员的专职化程度。在合理选择管理人才的基础上，还应定期开展具有针对性的培训工作。学校应根据自身情况制定合理的人才培训计划，在培训过程中注重规划设计，根据管理内容的差异性合理安排培训内容，确保具有良好的针对性。同时也应定期组织办公室管理人员进行校外交流活动，促进其积极学习先进的管理理念，更有利于提升管理水平。还可以选择办公室管理人员参加与教学及管理工作相关的研讨会议，在相互交流过程中促进管理队伍水平的提高。对于高校办公室管理人员自身来说，需要树立终身学习的理念，提升个人素质，从而更好适应办公室管理工作的变化，充分满足工作要求。此外还应在工作中积极总结相关工作经验，通过仔细观察发展中存在的问题，在借鉴他人经验的基础上采取合理的改进措施。

（三）加强信息技术手段的应用。目前信息化管理手段在办公室管理工作中逐步得到推广，能够显著提升管理效率。因此，高校办公室应对办公设备进行升级，引进信息技术管理人才。利用网络系统对信息进行获取、分析与整理，能够确保信息数据具有较高的质量，更好满足现代化建设的需求。其中可以通过以下措施促进高校办公室管理的信息化。第一，应加强信息化基础设施的建设。在办公室信息化管理中，主要依靠包括计算机与网络在内的信息化设备，为了实现信息化管理的目标，高校应加强对于信息化基础设施建设的资金投入，在各个办公室中安装电子信息系统，提高计算机硬件与软件配置水平。加强校园网络建設，确保校园范围内全面实现网络覆盖，并重点加强办公区域、图书馆及科研区域的网络建设。第二，应重视对信息技术的应用。通过合理应用信息技术，能够有效促进高校办公室管理工作水平与工作效率的提升。在具体工作中，应积极利用信息化管理平台，对各院系与部门的信息进行收集整理与传递工作，在此基础上建立系统化的数据库。利用大数据技术进行各类数据资源的分析工作，建立完整的信息化管理体系。通过上述措施能够促进各类信息资源的高效利用。第三，在加强信息技术手段应用的同时，还需要做好信息安全管理工作，建立信息安全管理制度。具体可以采取身份认证、访客登记等措施，有效进行账号管理以及信息发布等工作，对操作人员权限进行全面规范。还应保证办公室工作人员熟练应用信息技术方式开展管理工作，采取相应的培训措施促进办公室管理人员掌握常见办公软件。

三、结论

高校办公室工作具有较强的综合性，同时具有较高的服务性与开放性。高校办公室管理的现代化建设当中，需要积极创新管理方式，提升管理队伍的工作水平，在具体工作中还应加强信息技术手段的应用。

【本成果受广东省教育科学“十三五”规划项目（新时代高校行政事务预约服务机制创新研究，2018GXJK040）资助】

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